浅谈基层民生档案工作

宋凤辉+李娟

民生档案是指各类与民生有关的专门档案。主要是惠及百姓，与民生相关的档案材料。内容主要包括社保、就业失业、房地产、婚姻、学籍等方面的文件材料。民生档案工作是关注民生、保障民生、改善民生的環节之一，是推动新时期档案工作发展的新理念和新目标。

一、加强民生档案管理工作的重要意义

各级党委政府在为改善民生出台一系列政策措施过程中，民生档案为有关部门开展工作、把好事办实提供了重要信息保障，确保党和国家的惠民政策得到具体落实，使人民群众切实感受到党和政府的关怀与帮助。公民通过查阅民生档案，可以解决工作和生活中遇到的一些实际困难和问题，维护自身的合法权益。通过建立各类民生档案，可以在处理经济纠纷、化解邻里矛盾、开展司法调解、提供社会保障等工作中充分发挥档案的作用，从而使突发性、群体性事件以及各种矛盾和纠纷解决在基层，消灭在萌芽状态，为改革发展和社会稳定奠定基础。

二、基层民生档案工作现状

民生问题已成为当今社会的热点问题。民生档案是与人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题息息相关。做好民生档案工作是改善民生必不可少的重要环节，已成为当前档案工作的重要内容。近年来，正定县民生档案工作取得了一定成效，民生档案的利用率非常高。如正定县档案馆2009年利用民生档案为53名乡村医生出具《专业技术职务任职评审表》，使他们顺利地办理了医师资格认证，避免了被无证取缔。2012年利用婚姻档案补办结婚证，使81对夫妇顺利领取独生子女或双女户补贴。利用计生档案，使76对夫妇通过了二胎审批。利用土地房产证档案化解拆迁中的矛盾纠纷32起。利用下放、回城、转正定级等档案使破产企业—纬编厂的59人顺利办理了退休。尤其是利用教育局的档案，为550名年满60周岁的民办教师出具证明1240份，为他们顺利领取养老金提供了保证；2014年利用民政局档案为260名烈士的家属出具证明，使他们顺利换发优待证并领取补助。利用土地房产证档案化解拆迁中的矛盾纠纷128起，尤其是北圣板村征地时，有几户村民认为分地时明明有自己的地，现在却没有了，吵闹着要上访告状。村委会急忙派人到档案馆查阅了全村468户的土地延包档案，使问题很快得到解决。但是经过这几年对各单位档案工作指导时发现尚存在不少问题，有待改进和加强。

1.少数单位民生档案管理混乱

有的部门档案管理分工不明确，档案管理人员职责不清，流动性大；对下属单位（科室、站所）的监督指导不到位。有的乡（镇）、县直单位只注重文书档案资料的归档整理和移交进馆，而专业档案（包括涉民档案）长期分散在各科室或站所，既无规范整理归档，又没有集中统一管理，造成民生档案管理混乱。如有的乡（镇）二轮土地承包、准生证等档案仍散落在当时的经办人手中，有的甚至已经遗失。

2.部分单位不愿移交到期的民生档案，安全保管无保障

一是个别涉民单位档案法制观念不强，并以平时业务工作要经常查阅为由，不愿意把到期的民生档案移交给档案馆。总是千方百计地找借口拖延或不予理睬。二是部分单位档案室基础设施配套滞后，信息化建设步伐缓慢，有的甚至还在各自业务部门（科、室）保管，很容易造成档案流失。三是有的单位因受人员、技术、管理不到位的影响，使档案无法得到安全有效的保管。

3.民生档案资源管理分散，不利于资源共享

由于民生档案涉及面广，档案来源比较复杂，致使民生档案资源分散保存于不同的部门，造成群众查阅利用很不方便，民生档案的资源共享程度不高。以正定县为例，县房产档案、住房公积金档案、社保档案、土地档案、民政档案、司法档案等都由各形成部门自我保管，比较分散。而市民往往直接到县档案馆查阅利用档案，但县档案馆又无法提供市民所需的档案，这就给广大市民查阅民生档案带来很大不便，同时也难以体现民生档案资源真正为社会所用。

三、加强民生档案管理工作的对策及建议

1.加大档案宣传力度，全面提高全社会档案意识

一是要进一步提升全社会的档案意识，充分利用电视、报刊杂志、网络等媒体，大力宣传民生档案的有关法律法规和信息。二是要加大档案教育培训力度，把如何管理利用民生档案作为档案管理人员岗位培训的重要内容，大力宣传民生档案工作的重要性，全面提升档案管理人员的民生档案意识。

2.抓好民生档案源头管理，建立健全民生档案资源体系

人的档案最重要，档案虽然是一张纸，但关系着一个人的幸福生活，甚至能影响和改变一个人的一生。从源头上抓好民生档案的管理。一是要从产生民生档案单位的建档工作抓起，切实做好相关文件材料的收集、整理、归档、利用和到期移交等工作。二是加强档案管理队伍建设。各（镇）街道、县直单位要配齐专（兼）职档案管理人员，并确保人员相对稳定。三是要按标准设立综合档案室，增添必要的档案保管设备。乡（镇）、街道部门的民政、农经、国土资源所、财政所、统计办、农经站、计生办、中小学、派出所等部门的档案由乡镇综合档案室归口管理。四是县档案局要及时指导涉民部门制定民生档案的相关的业务标准，规范民生档案管理，健全民生档案监管长效机制。

3.整合民生档案资源，形成全方位资源共享格局

县档案馆作为保存党委政府重要档案的基地，应在接收、保管民生档案方面发挥主要作用。针对民生档案资源分散保存于各部门的问题，通过接收、寄存、代管等多种形式，将关系到人民群众利益的全县民生档案集中到县档案馆收藏保管。一是加大接收、征集力度。县档案馆依据《档案法》、《河北省档案工作条例》将全县范围内的婚姻、公证、房产、林权、地籍、移民、土地承包、教育、劳动就业、社会保障、医疗卫生、计划生育、出生证明、公共管理等关系社会管理、国计民生、公共服务的民生档案全面、系统、完整地接收进馆，使县档案馆成为民生档案资源的集聚地，真正让老百姓享受到“一站式”服务，实现群众利益保障的最大化。二是要积极调整馆藏收集范围，加强民间保存档案的征集工作，使档案馆真正成为既保存政府信息，又保存社会公众信息的综合档案馆。三是加强对民生档案的抢救、保护和整合。有些单位、国有（集体）转制企业档案濒临损毁，一些早期档案关系到职工群众的切身利益，如果档案保管不完善，将会给他们的养老保险、工龄计算、退休等手续的办理带来麻烦。因此必须采取措施，加以妥善保护和处置。

4.加强民生档案信息化建设，搭建档案查阅利用平台

优先将民生档案进行信息化，对涉及民生的各类档案，集中力量，优先编制各种专题目录，在全县建立互联互通的民生档案数据库网络体系。真正实现档案信息资源共享、利用快捷方便的目标。

5.加强资金投入，确保民生档案工作正常开展

一是各级档案部门加强民生档案工作的资金投入，将档案保护费、档案征集费和档案宣传教育费列入财政预算，确保民生档案工作需要；二是各（镇）街道、县直各单位要保障本单位档案工作经费。

（作者单位：正定县档案局）