浅谈集团公司差旅费用报销管理细则

李德奎++++杨宁柯

差旅费是公司一项重要且经常性支出的费用项目，在经费支出中，差旅费也占据了相当大的比例。为了提高工作效率，保证出差人员差旅费的正常使用，并有效地降低费用支出，实现企业利润的最大化，明确公司差旅费报销管理工作细则，建立完善的报销流程，才能确保各项工作的顺利完成，通过浅谈集团公司差旅费用报销管理细则，同时为其他集团公司差旅费管理提供参考。

一、集团公司差旅费申报程序

1.费用预算。各公司各部门应根据年度公司战略目标，制定年度工作计划书，同时将年度差旅费预算金额填入《年度费用预算表》，并将年度预算分解至各个月度，将费用控制在预算之内。出差相关人员应在月末前将次月出差计划上报相应部门审批、抄报后方可执行。

2.提出申请。出差人员应根据《月度差旅费计划书》，填写《出差计划及任务审批表》，同时根据《月度费用预算表》标注本部门月度预算额度、已使用额度、计划出差的时间、往返地、计划费用额、出差人员姓名、职位、事由经对应领导确认批注意见，级级审批，严禁跨级审批。

3.借款流程。①预算内借款：外出人员依据《月度差旅费计划书》及审批后的《出差计划及任务审批表》提交借款单，进行审批。②预算外借款：在超出预算需追加预算的情况下，经授权审批人批准后参照上款执行，在审批单据中后附追加预算审批表。

4.报销流程。①外出人员回到公司后须填写《出差计划及任务审批表》任务完成栏，注明任务完成情况，并经上级领导确认批注意见，隔级审批。②报销人员执审批后的《出差计划及任务审批表》填写差旅费报销单，粘好相应合法票据，依据授权审批制度办理消帐手续，按与差旅费用报销相关的审批流程办理报销审批手续。

二、差旅费报销单据及凭证要求

1.单据填写要求。①报销人：按实际出差人员名单全部填列。②时间：开始出发和结束的时间要具体填写到几月几日几点，报销的所需票据时间须在出差时间范围内。③车船费：按时间顺序对应车票费用据实填写。④住宿费：按以下标准填写总金额，不同地区的住房费用应分别列示。⑤交通费：参照以下标准填写。⑥其他费用：只填写按标准计算的出差期间的通讯费，并在备注中标明。

2.报销凭证的要求。①原始凭单：车票、住宿票、交通票、餐票等须为真实、合法、有效的发票。住宿发票的取得必须填写齐全（单位全称、开票日、起住日及结帐日住宿天数、单价及金额）。要求：字迹工整、无涂改现象、不得套写、日期必须为出差期间的有效时间，单位印章报销的票据须是合法、有效、符合规定的凭证。②报销时单据粘贴须完整有序。③出差人员出差期间的交通费用应提交通服务业发票作为报销凭证。④出差期间的人员应全部在一张报销单中列示。

三、差旅费报销的项目内容及细则

1.项目内容。①差旅费报销，只能报销与差旅费直接相关的交通、住宿、邮电、生活等费用。其他费用不得报销（如业务招待费、办公费等需另外单独办理审批报销手续）。②出差人员出差路线应按行程最近且经济的路线安排行程计划和交通，不得无故绕行，除此之外产生的多余费用不予报销。③员工在出差期间游览或非工作需要发生的参观等费用及其工作原因延长出差期限而发生的费用全部由出差人员自理。出差期间出差人员不得借故游山玩水，为此而发生的费用不得报销，同时，对其按照公司规定给予处罚。④以上各项均采取在定额内实报实销的形式进行。

2.报销细则。①出差交通工具报销细则。不同级别的管理层出差交通工具报销标准不同。公司管理层总监以上人员出差可以乘坐飞机，直接报销。总经理、总监、业务经理等同一级别的人员出差交通工具按照以下次序进行选择。a.行程为白天的火车需乘坐硬座；b.如乘坐夜车（晚上出发，早上到达目的地）首选可直达火车（硬卧）或有直达动车、高铁的情况下选择动车、高铁；c.若不满足以上选择条件，确需乘坐飞机的，需填写《工作报告请示卡》及《出差计划审批表》经总裁/副总裁审批后方可执行。②出差住宿报销细则。a.出差人员首选如家、汉庭等协议快捷酒店入住，入住时报公司名称即可。如当地无协议快捷酒店，住宿标准不得超过140元/天，需开据住宿费增值税专用发票，同时需打出《住宿消费明细清单》，在报销差旅费用时同时提供，财務对清单费用进行核实，确保费用的真实性。b.员工外地出差生活费用执行以下标准：40元/天。c.员工应凭有效的住宿单据，按上述标准办理报销手续。按下列办法计算：

可报销住宿费=个人日住宿标准×应住宿天数

应住宿天数=出差天数﹣在途天数﹣应剔除天数

应剔除天数=没有住宿票据的天数+其他不需住宿的天数+绕行天数。

实际住宿单据金额未达到可报销金额的，按实际支出报销。

实际住宿单据金额大于可报销费用的，按可报销住宿费报销，超过标准的费用由自己负担。

注：下列情况可提高住宿标准a.外出开会，会议组织者统一安排住宿。b.陪同公司高职级人员公出的。c.受公司委派陪同重要客户或有关人员外出，或有紧急任务的。报销时应填制《出差超标原因说明书》，并经授权审批人特别审批后方可报销。

3.出差生活费用报销细则。①计算时，按出发地及返回时间结合交通发票往返日期分解计算。例如某员工出差，12：00前返回出发地的（指公司所在地），当天无补助；20：00前返回的只发给午餐补助；20：00以后返回的才可享受午、晚餐补助。②午餐、晚餐各占生活补助的50%。③员工外出期间，不论在途还是目地的，均按以上标准计算。④按标准进行报销，不需后附餐费发票，直接在差旅费报销单中补助这一项填写补助天数、标准、金额即可。⑤集团总裁、副总裁，各公司总裁、副总裁（总经理）公出所发生的餐费，根据支出情况，实销实报。⑥公司派车出差所产生的差旅费用及司机的餐补费用一律由带车部门提交报销流程。

注：有下列情况之一者，不得再报销相应费用：a.交纳的会务费、培训费中，已包含住宿费和伙食费的，除不再另行报销住宿费外，也不计发伙食费用。b.业务单位已招待住宿或伙食的，回公司后不再报销有关费用及费用。c.出差时以公司名义宴请业务单位人员的，回公司后应扣除我公司参加者本次伙食费用。d.出差地为出差人员家庭所在地的，不得报销住宿费。e.公司总裁、副总裁带车公出，根据所发生的餐费，随同人员不得另外报销餐补。

4.外地交通费报销细则。①集团总裁、副总裁、各公司总裁、副总裁（总经理）公出所发生的交通费用（含出租车），根据支出情况，实报实销。②总监、采购经理、部门经理、外联经理公出发生的外地交通费，按每天不超过40元限额报销。③其他人员公出，发生的外地市内交通费用按每天不超过20元限额报销。④乘公司小汽车出差考察人员不享受交通费用，过路费用超过标准的须经授权审批人审批后方可报销。过路费应小于实际出差人数×日常到达地所需车船费用。⑤司机驾车外出单程行驶100公里给予10元补贴，最高封顶200元，在当月外出返程后，与月底填报考勤表时将《出差事由申请单》报人力部门，出车补贴每月由人力部门定时发放。

（作者单位：新疆财经大学会计学院）