浅谈如何做好公路建设项目档案的收集与整理

张玉冰

摘 要：随着我国现代交通行业的不断发展，公路建设项目越来越多，大规模的公路建设项目档案随之产生，如何同步建设管理好这些档案，更好地服务于工程项目的建设和公路后期维护。笔者结合多年来国省干线公路建设项目档案管理经验，就如何做好公路建设项目中的档案管理工作进行分析，并给出一些粗浅的建议。

关键词：公路建设 项目档案 资料收集

中图分类号：U415 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）06（b）-0182-02

1 做好公路建设项目档案的意义

公路建设项目档案是指在公路建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、交竣工全过程形成的具有保存价值的文字、图样、图表、计算、声像等形式与载体的原始记录，属于科技档案类型之一。

公路建设项目档案涉及公路建设全过程，是整个项目的真实记录和客观反映。它不仅真实地记录了公路建设项目活动的全过程，还是全面鉴定项目质量，对项目进行监督管理，以及日后查明事故原因、追究事故责任的主要依据，更是项目建成后公路运行管理和今后道路规划、维修、改建扩建工作的重要参考和依据，具有重要的凭证和法律作用。因此，做好公路建设项目的档案管理工作对推动社会经济建设和公路事业发展具有十分重要的意义。

2 公路建设项目档案收集与整理工作的特点和困难

公路工程建设项目往往具有投资大、周期长、环节多、单位多、专业性强等特点，这就决定了工程公路建设项目档案相比其他类型的科技档案，更具有其独特性。

一是档案形成过程历时长，档案数量庞大。公路工程建设项目都有一定的建设工期，且一般都比较长，从项目申请、论证、立项审批等前期手续办理，经征地、拆迁、招投标程序，再到开工建设、竣（交）工验收，一般都要历时几年的时间，少则一两年，多则三五年，甚至更长的时间。加之公路建设项目程序环节多，专业性强，产生的相关资料数量多、种类杂，如何从中进行甄别归档，并做到齐全完整、科学有效的保管，成为一项庞大、系统的工作。

二是参与单位多、人员流动性强，不利于档案工作的开展。公路建设项目涉及项目管理、勘察设计、施工、监理等十几甚至几十家单位，参与项目建设的单位众多。各个单位负责档案工作的人员都经常变更流动，且大多数单位在人员变动时资料交接手续不完善，很容易造成文件材料丢失，给项目档案的收集和整理带来不便，甚至造成档案失真。而且公路建设项目档案从形成到归档，很多都需要不同单位协调完成，无形中增大了文件材料收集和归档难度。

三是缺乏统一的标准和规范，不利于系统的收集和整理。档案的完整准确性是在文件资料形成时就已确定，过后很难查找补缺。公路建设项目众多参与单位主要是从自身工作需要进行资料的收集整理，缺少对整个项目档案整理的综合统筹，资料的形成和整理都未能严格按照相关规范、标准执行，从格式到数据标准不尽相同；加之公路建设项目阶段性特点突出，档案的形成比较分散，极易造成文件材料不能保持有机联系，分类不科学，整理不规范，影响了公路建设项目档案的系统收集和整理。

四是各立档单位档案意识和管理水平参差不齐，工作开展困难。就目前很多公路建设项目管理现状来看，各项目参与单位都将主要精力放在了抓进度、抓质量和目标工期实现上，很多单位和领导对档案缺乏足够的管理和重视，工程项目管理与档案管理脱节，还存在工程竣工验收前才突击整理档案的现象。另一方面，很多参与公路建设项目的档案工作人员缺乏专业的教育培训，档案安全保密意识相对缺乏，对新时期下档案管理知识掌握不足，存在收集不及时、整理不规范、保存不完整、保密工作不到位等情况。

3 做好公路建设项目档案收集整理工作的一点建议

（1）强化档案意识，调动项目参与单位做好档案工作的积极性。领导重视是做好档案工作的重要前提，公路建设项目档案管理需要各级领导的重视和参与。一方面要设置合理的档案管理机构和体系，成员要涉及项目法人、项目管理单位、设计、监理、施工等各个项目参与单位，明确各单位檔案工作分管领导，指定专兼职档案员，人员编制科学，岗位责任明确，遵循“谁形成谁负责”的原则，各司其职，确保公路建设项目档案工作有人抓、有人管，并从经费等方面予以保障。另一方面从项目开始就要把档案作为工程管理的重要组成部分。实践证明，最有效的办法就是将档案工作与项目进行同步管理，管理单位在项目立项之初就应该将档案管理纳入项目统一管理中来，与各参与单位签订合同协议时，就将档案作为独立条款纳入合同内容，明确各单位的整个项目活动中应履行的档案工作责任和义务，实现档案与公路建设项目同步管理，同步计划，同步实施，同步考核验收，引起各项目参与单位对档案工作的重视，形成齐抓共管的格局。

（2）加强培训监督，提高档案工作人员业务水平。档案员要熟悉公路建设工程相关业务，经统一档案培训后上岗，并尽量保持档案工作人员的稳定性；定期举行档案人员培训，使之熟练掌握国家和行业规范标准，明确档案积累的程序和范围，业务培训要尽量结合项目特点，注重实用，使档案员能尽快掌握工作方法和标准。必要时，应对档案工作分管领导进行有针对性的培训，使其了解工程档案工作的重要性，增强归档意识和档案法制观念。项目档案管理机构应经常对项目资料的收集与整理工作进行监督检查和业务指导，根据公路建设项目实施进度，跟踪了解工程进度和资料整理收集情况；加强平时的业务指导，发现问题及时纠正、解决，及时通报情况、兑现奖惩。要突出抓好项目交竣工档案的检查监督，及时督促档案移交单位严格规定时间办理档案移交入库，确保项目验收完成的同时，项目档案入库，能有效地避免项目结束后，工程建设档案难以收集整理的问题。

（3）统一规范标准，确保档案质量。公路建设项目参与单位众多，工作标准各不相同，要做到档案规范，就必须有统一的标准。严格贯彻落实档案工作规范和公路行业管理标准，结合工程项目建设实际，项目开始实施前，就要制定一套工程项目档案规范性文件，涉及档案收集、整理、保管、利用等各个环节。明确应归档文件范围、分类方案、案卷编目等内容，统一规范，统一整理办法，各项目参与单位统一按规范要求开展档案工作。

（4）注重日常工作中档案资料的收集积累。公路建设项目程序多、专业性强，产生的档案资料琐碎繁杂，数量庞大。加之，公路建设项目实施过程中工作进度快、任务多，尤其施工现场更是繁忙，如不能及时进行资料的收集积累，极容易出现资料不齐全，甚至大量流失的情况，如果依靠后期补充，就很难真实地反映项目活动情况。所以，及时做好日常收集积累，是保证公路建设项目档案真实完整的前提。

预立卷是公路建设项目档案日常收集积累最常用、最有效的方法。简单来讲就是提前将日常项目活动实施过程中应归档的文件及时进行初步分类、收集和保管。在项目实施前，根据公路建设项目档案立卷归档要求，预先编好归档类目，按类目、条款准备好档案盒，预立卷类目可以根据工作实际随时调整，保证所有应归档文件有固定档案盒存放。预立卷工作重中之重就在于平时的收集整理，某项手续或文件办理完毕，应随时进行收集整理，存放到相应档案盒。还要建立文件借阅登记，确保借出文件及时归还。公路工程建设项目档案整理预立卷，既能有效保证了项目资料的齐全完整，又给后期档案整理归档工作提供了极大的便利，我在工作中，多采用这种办法，实践证明效果明显。

参考文献

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