浅析人事档案信息化管理现状与发展策略

白菊

摘要：随着我国信息技术的快速发展，企事业单位人事档案信息化管理的进程也在不断推进。这种顺应时代要求和社会发展的档案信息化管理模式和管理技术，已经逐步替代了传统的档案管理方法，成为了目前主流的管理手段。基于此，本文从人事档案信息化管理的现实意义入手，分析了当前的管理现状及存在的问题，并提出了相应的解决措施，旨在提升我国企事业单位人事档案信息化管理水平，推进信息技术的快速发展。

关键词：人事档案；信息化；策略

前言

人事档案主要形成于企事业人事管理的实践活动当中，其主要的存在价值即为体现职工的学历程度、工作经历、工作绩效以及所获奖项等，它会以每个人的姓名来作为存储名称，并同时将其列为具有高应用价值的文件规格来进行保存。人事档案不仅能够当作企事业单位用于人力资源开发与利用的一手参考资料，同时还肩负着维护国家档案完整性的重要责任。因此，提高现代信息技术在传统人事档案管理中的应用程度，利用信息化管理手段，使档案资源管理工作更具科学性与有效性有着重要的现实意义。

随着我国科技水平的不断提高，信息化技术的加入为档案管理事业的发展与进步创造出了更大空间。尤其是在人事档案的信息化发展进程中，计算机、互联网、数据库以及其他存儲技术应用的不断深入，让人事档案管理工作的实施范围、管理方式以及工作理念均出现了翻天覆地的改变。

一、人事档案信息化管理的现实意义

（一）有效提升人事档案信息管理的时效性

传统的人事档案管理工作侧重点为实体管理，无论是档案信息的收集、整理，还是后期的编排、管理工作均需由档案管理人员手工来完成，这在很大程度上增加了档案管理工作的数量与难度。人事档案信息化的出现，只需将档案信息数据通过各种手段录入到计算机当中就可达到“一劳永逸”的效果，从而从很大程度上提高档案管理工作的整体效率。

（二）有效推动企事业单位人事制度的改革与创新

伴随着信息化时代的到来，互联网与计算机技术已经开始深入到每个人的日常生活当中。尤其是对于具有用人意向的企事业单位来说，利用互联网就可以“足不出户”地完成人才的选拔工作。与此同时，在新进员工的实习考核期间，企业的人力资源管理部门也可以利用互联网与计算机设备来得知每位员工的实际表现，继而对现有人事管理系统中的信息进行实时更新，从根本上达到提高对新进员工监督力度的最终目的。

（三）有效提高纸质档案的保护水平

人事档案是企事业单位在日常监管工作中利用率较高的一种档案形式，无论是在员工考核，还是在人事调动工作中，都需要去翻阅相关工作人员的个人信息，这种高频率的拆卸和装订会对纸质档案带来难以修复的破坏与损害。而人事档案实行信息化管理后，所有人员的档案数据信息都可以在企业的数据库中找到，这种方式不仅有效减少了高密度翻阅对纸质档案的磨损，同时还大幅度增加了人事档案资源的利用效率。

二、人事档案信息化管理现状

（一）基础设施配备不够完善

人事档案信息化管理工作的顺利开展，不仅需要有高水平的网络技术来进行支撑，同时还要具备一系列完善的基础硬件设施，如配置达标的计算机、扫描仪等。然而就我国目前绝大多数企事业单位的档案信息化管理现况来看，类似于基础设备严重不足以及功能种类匮乏的现象比比皆是，这些都是制约企事业人事档案管理信息化工作水平提高的重要因素。

（二）监督力度不够

很多企业由于对人事档案的管理工作没有正确的认识，所以在开展管理工作过程中常常表现为“心有余而力不足”，严重影响信息化档案管理工作的有效发挥。另外，由于还有部分企业中的档案工作人员并没有充分意识到自己的身份，企业管理者也并没有有效运用法律监督方式来将“档案管理”与“档案所有”两者之间的关系进行完全区分，所以会造成在实际的监管工作中出现很多阻碍与困难。

（三）档案工作人员能力偏弱

人事档案信息化管理虽然从某种程度上实现了档案管理工作的自动化，但是仍然需要由管理人员来进行一些基本的计算机操作。然而，目前很多企事业当中的档案管理人员均为单位中的老员工，他们中的绝大多数人并不都具备较为熟练的计算机操作技术，无形中就会影响档案信息化管理的工作效率和水平。除此之外，还有一部分企事业单位中存在一些综合素质较低的档案管理者，会将企业中保密度较高的人事档案私自泄露给他人。

三、人事档案信息化管理策略分析

（一）加大对基础设施的建设力度

基础设施的缺失是制约人事档案信息化的“头号杀手”，基于此，各个企事业单位的管理者应当给予人事档案管理工作以应有的重视，从根本上意识到加大对基础设施建设力度的重要价值。在企业实际的人事档案管理工作中，基础设施的建设与应用是确保信息数据快速传输和妥善保存的基本载体，只有加大对企事业内部档案信息管理基础设施建设的力度，并经常性地进行维护与更新，才能推进人事档案信息化管理工作进程，争取早日实现完善人事档案信息化管理的工作目标。

（二）建立完善的数据管理系统

现代信息技术的主要优势就是快速、高效以及普及范围广，企事业单位应当充分利用这些优点来构建一套档案信息数据的管理系统，同时利用互联网来实现档案信息的实时共享与更新维护，不仅让企事业单位完好存储内部所有工作人员的档案信息，同时还可以有效减少人事部门的信息堵塞现象。除此之外，档案部门还可以针对人事电子档案进行分类处理，针对档案信息的内容来进行主题分组，让企事业单位在后期开展招聘活动或人事工作调动时都可以更便捷、更精准地找到自己所需要的档案信息。

（三）切实提升档案管理人员的综合素质

人事档案信息化建设工作虽然离不开高科技信息技术的支持，但是其中起到决定性作用的仍然是各个企事业单位中的档案管理工作者。因此，各企事业单位都必须努力注重打造一支高技术水平、高素质的档案管理队伍。首先，经常举办一些以信息化建设为主题的培训学习大会，其中包括计算机技能、文字处理、综合分析以及档案管理软件的使用等等；其次，从根本上提升每位档案管理者的保密与安全意识。

（四）加快数据库的建设速度

首先，在开展人事档案管理信息化数据库建设工作的过程当中需要确保每一份人事档案内容的完整性，并在此基础之上构建一个单位内部的档案信息平台；其次，经常性地检查相关基础设备的安全性与稳定性，充分应用互联网的特征来加快数据库的建设速度；再次，构建出一个完善、科学且应用价值较高的人事档案网络服务系统，确保企事业内部所有部门中的档案使用者都可以利用该网络系统来实现档案信息的查找、统计以及下载服务。

结束语：

综上所述，信息技术在各个领域都得到了广泛的应用。因此，企事业单位人事档案管理应不断向信息化管理方向推进，这对提高档案管理的质量水平，完善信息化管理，提高档案管理安全具有重要的现实意义。

参考文献：

[1]人事档案管理工作中存在的问题与对策[J]. 薛金玲.陕西青年管理干部学院学报. 2004（03）.

[2]论如何加强干部档案管理信息化建设[J]. 杨强.办公室业务. 2015（13）.

[3]新时期档案管理工作“创新”内涵研讨[J]. 宁琳琳.黑龙江科学. 2014（07）.