浅谈如何提高机关档案管理的水平

杜延景

摘要：在新的历史条件下，机关档案工作必须要紧紧联系时代发展的新任务、新特点、新要求，创造性地开展工作，本文从抓好档案的标准化、规范化管理、实现档案信息化管理、发挥文秘工作在档案管理工作中的作用三方面探讨了如何做好提高机关档案管理的水平。

关键词：档案管理；规范化；信息化；文秘

档案因其作为真实凭证而存在的特点，在机关工作中发挥着非常重要的作用，主要有二：一是作为考察依据的作用。由于档案所具有的自身特点及自然的形成方式，使档案的记录更具客观性，成为更容易令人信服的证据。二是作为参考资料的作用。由于档案收存的重要文件、手稿、印信都属于最可靠的原始材料，因此它是反映单位历史最为客观的资料。当所涉及的难题需要参考历史资料的时候，查阅以往档案才能找到答案，更好地解决问题。在实际工作中机关档案管理存在着基础工作规范化管理差、信息化管理水平低、档案管理人员的素质有待提高等问题，这些问题制约了机关单位档案管理水平。解决这些问题可以从以下三方面进行：

一、抓好档案的标准化、规范化管理

档案管理是一项专业技术性很强的工作，档案的标准化、规范化管理需要工作人员水平不断提高、设施水平不断提升、工作程序不断规范。

首先，要培养一支稳定而具有高素质的的档案人员队伍。随着社会、科学技术的发展进步，档案工作所面临的任务、管理模式都在发生变化，要适应发展，应该积极提高档案管理人员的素质，一方面要保持档案管理人员岗位的稳定，另一方面要加强对档案人员的教育培训，结合新时期档案管理的新任务，按需施教，采用不同的方式，运用“走出去、请进来”等培训方式，使档案人员掌握好规范的档案立卷、归档工作流程，促进机关档案工作管理水平的提高。

其次，积极推进立档工作规范化，促使档案更加规范和完整。具体工作中注意以下几点：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在實际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

二、实现档案信息化管理

机关档案信息化是一项全新的工作，包括档案工作的各个方面和各个环节，它的特点是可以随时输入、随时更改，海量贮存和易复制、易传递，具有很强的生命力。档案信息自动化建立和实施，关键是抓好人才培养和现代化的办公设备，这两者是相辅相成、互相促进的辩证关系。因此，一要做好人才培养。档案信息自动化化不仅要求档案管理人员要了解计算机、网络知识，还要有相适应的熟练的计算机操作技能和精通的档案业务知识，在工作中不断学习，以适应信息技术发展的需要。二是要购买相应的设备建立起档案管理系统、档案采集系统以及网上查阅系统系统，根据权限管理、数据录入、整编组卷、检索利用、借阅、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换等模块构建起完整的档案管理、运用体系，实现将各类档案资料压缩存储，实现全电子化的档案管理和检索查询，提供实时的浏览和下载利用，将光盘存储、智能化处理与纸介质档案有机地结合在一起，提高档案管理、使用的效率。

三、充分发挥文秘工作在档案管理工作中的作用

文秘工作是以机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的。公文是文秘工作的主要产品，是文书档案资料主要来源，公文质量的好坏直接影响着文书档案的质量，因此，高质量的文书档案管理是建立在规范处理公文的基础之上的；而真实、详细的档案资料又是秘书部门起草公文必不可少的的重要依据和可靠参考。档案工作与文秘工作虽属分工、任务不同的两个专业，具有相对独立性，但随着计算机网络技术的飞速发展，档案界提出了“文档一体化” 的管理模式，就是从文秘工作和档案工作的全局出发，在公文生成制发到归档管理的全过程，特别是在公文向档案转化的关键环节，都体现出档案工作的具体要求，使文档实体生成一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化，其实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。这个概念的提出，旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。

这些特点促使我们在机关档案管理工作中要强化“文档一体化”意识。今天的文件就是明天的档案——文秘工作档案管理的基础性环节，文秘人员必须站在对历史负责的高度的立场上，树立质量管理意识，以较强的档案意识，规范办理好每一份公文。强化“全过程管理工作”，不论文秘还是档案工作，每个环节的每个工作人员都要确立质量第一的观念，明确认识各自岗位的质量责任机关还可以根据工作实际制定严格的质量标准，建立有效的管理制度和工作程序，严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，严格按照规范程序办理公文。

总之，在新的历史条件下，机关档案工作必须要紧紧联系时代发展的新任务、新特点、新要求，创造性地开展工作，才能充分做好档案工作，体现出维护好、保管好、服务好的主要职能。

参考文献：

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