略谈档案存放与查阅

王华

对档案进行科学的存放，是做好档案保管工作的基础，也是保证迅速、准确提供利用的先决条件。本文想就档案的存放与查阅问题，结合工作实践，谈一点看法。

档案存放，是指把进馆档案按照一定的方法系统地排列在档案架中，使每一个全宗的保管单位（即案卷），都有一个固定的位置（即定位）。

一、档案的存放和全宗排列

单位档案存放应按全宗进行，一个全宗内的档案应集中在一起。库房内各个全宗单位应进行系统排列。全宗排列法主要有两种，即全宗顺序号流水排列法和全宗分类排列法。前者对库房空间和全宗实体的安排比较方便，后者对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。在安排一个全宗内的案卷的排列次序时，必须严格地按照全宗内既定的分类体系和案卷的顺序号进行，以保持案卷之间的联系。

当确定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以组织上架。上架的次序应根据档案架（柜）及其“栏”、“格”的编号次序进行。

单位档案的存放通常采用竖放的方式，这样做的好处是检取和存放案卷比较方便。而对于那些珍贵档案和不宜于竖放的档案（如卷皮质软、没有装订的案卷、画幅过大等），通常采用平放的方法，这样使文件较舒展，有利于保护档案。

平放档案时，为了取放方便和避免文件承担过重的压力，堆叠的高度以不超过四十厘米为宜。

二、建立全宗卷

在单位档案管理工作中，专门为了保存和管理某一全宗而形成的能够说明全宗历史情况的文件材料，以全宗为单位组成专门案卷，即称为“全宗卷”。

全宗卷是在单位档案室本身的工作活动中形成的一种档案。它与档案室所保管的全宗有密切的联系，是对全宗进行整理、鉴定、统计、提供利用以及进一步收集该全宗范围内的档案的重要依据，是档案室管理全宗和保管工作人员掌握全宗情况的不可缺少的一種工具。因此，全宗卷应单独集中，按全宗顺序保管。

三、温、湿度调节和清洁卫生管理

科学地控制温度和湿度，保持库房的环境和库内卫生，是做好单位档案保管工作的重要措施。为有效地完成这些任务，必须按照档案保护的技术要求，建立库房管理制度，坚持进行各种测定和防治，采取“九防”措施（防高温、防火、防潮、防盗、防虫、防鼠、防尘、防光、有害气体）。

四、保卫和保密管理

档案是单位的文化财富，其中许多是机密性的。单位档案工作人员必须时刻提高警惕，加强库房的各项保卫保密工作以保证档案的安全。档案库房一定要有严密的管理制度。库房管理人员首先应做好防盗，必须堵塞一切可能失窃的漏洞。非库房管理人员，未经批准，不得随便入库。珍贵的、绝密的档案应放入保险柜，在专门的地点保存。出入库房的档案应进行仔细的清点和登记。

在档案的查阅中，我们应该做到以下方面：

一、做好查阅工作

所谓查阅就是档案馆工作人员利用其本身职业的熟知度、对档案馆馆藏内容的了解，引导利用者查阅到所需的档案信息。当一个人第一次来到一个极不熟悉的环境，自己置身于很陌生的领域中时，如有人为其引导，那当然是利用者求之不得的好事情。需要查阅的对象常常是以下几种类型：1、是从来没有到档案馆查过档案的利用者；2、是对其查档线索掌握不够全面的利用者；3、是所查的内容需要跨越多个全宗才能查找到的利用者；4、是按档案馆通常查阅方法，即查阅了全引目录后，没有查到所需档案的利用者；5、是在档案馆查阅了相关的档案全引目录和资料目录后，都无法找到所需档案的利用者。

接待室查阅的方法通常是：1、主动询问式，即主动询问利用者的查档目的、已掌握所查档案内容的线索，如所查档案内容的时间、人物、单位、事件等等。2、主动介绍式，主要包括本馆现有查档检索工具介绍，其次是本馆以往至当前利用档案编研资料的种类、内容、查找使用方法、查档应注意事项等的介绍。3、主动告知式，即主动告知利用者所查档案所在的全宗名称、目录号和检索工具存放位置、查阅注意事项等。4、主动引导式，也就是当利用者自己不能顺利地查找所需档案内容时，作为接待人员，就应主动为利用者提供查找所需档案资料的途径和线索。如本馆相关档案的全宗名称及目录的情况或别的检索工具，还有可能保存该档案资料的别的档案馆等。

二、做好排查工作

在档案馆查档接待室，当一个利用者自己不能顺利地找到所需档案时，作为接待工作者，不能简单地宣判该档案资料查不到或没有，而是要认真分析档案可能存在的位置，从而为利用者提供查找该档案资料的途径、线索和方法。这一过程就是排查。首先，分析利用者所查档案文件之间的有机联系，包括文件之间的流转关系，如请示与批复、收文与发文的关系等；各文件之间的包含关系，如工作总结、会议讲话稿、年报等包括全年很多的单个信息内容；文件之间的办理程序关系，如会议记录与发文，一般是先研究后发文的程序；信息不同载体之间的互补关系，如档案、资料、报纸、文件汇集、馆藏录像带、录音带等不同载体材料之间的重叠与互补等。其次，梳理利用者所需档案所在机构的历史沿革情况，如过去与现在隶属关系的变更，内部机构的设置、分立、改组、合并、撤消等。第三，掌握各级各类档案馆（室）的保管内容、范围、功能与区别。这就要求档案馆的查档接待人员：一要自己熟知馆藏信息和档案业务；二要有为利用者着想的工作激情、热心与高度的工作责任感；三是在档案馆阅览室的接待工作者，对待每一位查档利用者应一视同仁，要有足够的耐心与细心，尽职尽责的做好本职工作。

三、做好代查工作

代查是指档案馆工作人员代利用者查找档案信息或线索的一种业务。代查可分为：1现场代查，这又分为两种，一种是被动现场代查，即利用者因为查阅档案业务上的障碍，而要求档案馆工作人员予以代查。另一种是主动现场代查，我们面对的利用者，多是老人，行动不方便，需档案馆工作人员主动代查，，对他们给予热情关爱。2、委托代查。委托代查又分为口头委托式、电话委托式、信函委托式、网络委托式等形式。

作为一个民政档案工作者，一定要体现“以人为本”的理念，管理科学化，技术化，标准化，使档案存放与查阅更好为单位服务。