AP1000三门核电项目电子文件控制方法与实践

沈亚平

摘 要：AP1000三门核电项目（指CNF三门核电工程施工总承包部）在项目成立初就确定了以电子文件的全程控制为基本原则；本文以AP1000三门核电项目为例，详细从电子文件的形成及过程控制，电子文件规范化管理，电子文件收集与再利用，电子文件的保护、归档及保存等几方面对电子文件全程控制的方法进行了总结与分析，提出了目前电子文件控制中存在的問题和改进措施。

关键词：电子文件；控制方法；总结与分析

1 概述

随着AP1000三门核电项目进展，电子文件产生的数量越来越多，在很大程度上将逐步取代传统纸质文件，但由于电子文件具有易变性、对系统的依赖性等传统纸质文件不具备的特点，因此，我们必须按照全程控制的管理，才能使电子文件的真实性、完整性和长期可读性得到保证。

所谓全程控制，实际上是指电子文件全程管理的过程，它涉及到电子文件的形成、控制、利用和保存等每一项具体工作过程。AP1000三门核电施工总承包部运用了全程控制的原则，从电子文件的形成规范、策略控制、及时归档保存和方便利用等控制方法，对电子文件进行管理与控制。

2 AP1000三门核电项目电子文件种类、来源及形成

2.1 电子文件的种类

AP1000核电项目电子文件按照信息存在的形式，主要分为：文本（Word、Pdf等）、图形（DWG等）、图像（照片等）、影音（MP3等）文件、超文本（web page等）文件；按照载体主要分为：光盘文件、磁盘、数据库等。

2.2 电子文件的来源

AP1000核电项目电子文件主要来源于各单位（设计方、业主、监理、施工单位等）和各职能部门；实行“双套制”保存：即具有永久保存价值的文本或图形、图像形式的电子文件，如没有纸质件，必须打印制成纸质文件等；文本或图形、图像形式的纸质文件则使用扫描仪、数码相机等制作成通用的PDF形式的电子文件。

2.3 电子文件的形成方式

目前AP1000三门核电施工总承包部电子文件的数量十分庞大，但从其形成的过程和途径来看，有以下几种方式：

1.数字化电子文件。对已有的纸质档案，通过扫描等技术手段，进行数字化处理，形成电子文件。

2.系统化电子文件。由CANPPE文件管理系统产生的电子文件。由文档管理人员直接参与或负责控制电子文件的形成过程，因此电子文件的真实可靠性、完整性和长期可读性得到了保证。这种方式产生的电子文件，就是能完全实现前端控制的电子文件。

3.个性化电子文件。通过广泛使用的文字、图形等处理软件，形成电子文件，然后打印出纸质文件供签字批准。这种电子文件在目前的实际工作中大量存在。

3 AP1000三门核电项目电子文件全过程控制与实践

3.1 全过程参与文件管理系统开发

AP1000三门核电项目文件管理系统，在系统投入之前，文档室人员参与了从需求到投用的全过程管理，对后续电子文件的全程控制管理提供了技术保障。

3.2 电子文件形成过程控制

1.对于数字化电子文件，通过缩微片与纸质相结合的扫描方式进行数字化处理，形成TIF、PDF等图像文件，在网络上供使用。由于数字化电子文件暂时还不能进行全文检索，下一步的主要任务就是要解决图像文件矢量化的问题，以达到全文检索的目的。

2.对于系统化电子文件，已完全实现了电子文件的全程控制。在三门核电项目中，使用CANPPE系统对电子文件进行了全生命周期进行了管理。

3.对于个性化电子文件，比如：厂家提供的文件，有时其可用性得不到保证，主要作为参考文件使用。

3.3 统一电子文件控制标准

AP1000核电项目参建单位众多，电子文件来源广泛。产生的电子文件以及文件中的部分内容或图片很多会被其它文件“二次”、“三次”甚至更多次利用（例如：西屋的设计图纸经常被利用到我单位移交包中，作为移交包附图）；而各家单位产生电子文件质量不一，只有制定统一的电子文件控制标准，文件产生时，便按照统一标准执行，才能保证AP1000核电项目电子文件规范化；因此， AP1000三门核电项目CNF三门核电工程施工总承包部，对文件签字、文件页码、文件修改、清晰度、页码要求、照片像素要求等方面制订了管理标准。并要求所有人员文件编制过程中严格按照这些要求执行，保证本单位编制的电子文件符合规范。

3.4 规范电子文件的命名和保证文件的唯一性

电子文件命名必须唯一、直观、简洁并具有参照性。如果有两个电子文件重名，在数据库调用该文件时就会发生混乱。AP1000核电项目通过编制文件编码和版本来确定文件的唯一性。

同时根据文件编码和版本能确定文件唯一性这一属性要求，同时为便于查找电子文件，规定了电子文件命名要求，在AP1000核电项目中采用：“文件编码（AP1000文件编码+内部文件编码）+文件名称+文件版本+扩展名”。拍摄的照片、音像资料命名原则定为：“拍摄时间（年月日形式，格式为：XXXX-XX-XX）+主要内容+摄影者”，这一命名方式得到了业主等单位认可和采纳。

3.5 电子文件的收集方法

在AP1000三门核电项目中编制的重要文件或对将来其它项目有利用价值的文件，例如：方案、程序等，文档部门保留“双套”电子版。即：一套是PDF版，一套是可编辑版，“双套”电子版提交档案人员保存时，保证与最终发布的纸质版完全一致。

如果编制作者没有按要求提供“双套”电子版，文档人员将对该文件一律不予发布，从而加以控制。

3.6 电子文件的再利用

第一，对电子文件的查阅者；为保证电子文件的准确、有效，只提供PDF、XML或图像文件等类型的文件供使用。

第二，电子文件的修改者。为便于文件的修改，需使用电子文件的原始格式，如WORD、EXCEL、CAD等类型的文件。三门核电项目的软件系统中暂没有开发文件修改流程控制的功能，采用文件版次变化的手段，控制电子文件的修改。

3.7 电子文件存储控制

1.在服务器上建立专门的电子文件存储空间，所有的电子文件均存储在该空间，通过权限策略控制，分层级给不同人员授权，以保证电子文件的安全。

2.实行“三保险”的形式，由文档和信息人员分别对电子文件进行“双份”备份。同时，按照每天增量备份，每月完整备份的方式进行数据备份。

3.8 电子文件的归档保存

在AP1000三门核电项目中，对于重要的文件，如程序、报告等，打印出纸质文件，经签字生效，作为纸质档案归档保存，同时电子文件在文件管理系统供利用。

4 电子文件的保护

众所周知，电子文件的广泛使用很容易被拷贝和泄漏至外部，给公司带来损失。因此，在三门核电项目内部网络中，采用授权控制、文件加密等技术对电子文件进行控制，较好地起到了保护的作用，针对不同保护级别的文件，采取操作监控等不同的控制手段，结合水印技术，进行不同程度的内部安全控制，以解决电子文件保护与利用的矛盾。

5 结束语

AP1000三门核电项目电子文件全程控制的管理与实践，大大提高了文档管理工作效率，可以为AP1000三门核电二期项目文档管理工作提供宝贵经验，为后续文档管理工作全面实现电子化、信息化和无纸化办公打下了良好基础。

参考文献

[1]《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002

[2]《核电文件档案管理要求》EJ/T1225-2008