浅谈基层档案业务指导工作中存在的问题与对策

文·郭丽霞

档案业务指导工作是档案行政管理部门的重要职能，也是档案行政管理的一个重要手段和必不可少的环节，它对推动档案事业向标准化和现代化发展，具有重要作用。新形势下，档案工作许多新特点，如档案服务领域不断扩大，档案种类不断增多，计算机及其他现代化管理技术逐渐应用到档案新的领域，这对档案业务指导工作提出了更高的要求。面对严峻挑战，必须顺应形势，大胆创新，重新确立新的工作思路和指导方式，正确分析当前档案业务监督指导工作的现状，寻求应对挑战的对策。

一、档案业务指导工作的现状和存在的问题

多年来，档案业务监督指导工作积累了丰富的经验，确立了一套行之有效的工作模式。但随着档案工作涉及的领域、内容和需求发生的重大变化，原有的一套工作经验和模式日渐暴露出其不足之处。

（一）重微观业务，轻宏观管理，业务指导的路子越走越窄

长期以来，档案业务监督指导工作多把机关、企事业单位、镇（街道）档案室的具体业务作为工作重点，把主要精力放在对档案材料的收集、整理、分类、编目等诸多细节的微观指导上，对制定实施本县档案事业长远发展规划和近期工作目标，统一档案工作规章制度，试点推广档案工作的科学管理模式，完善建立档案业务监督指导网络，尝试档案工作新的领域和现代信息技术，研究档案工作新的发展趋势等宏观管理工作重视不够，做法不力。一方面，社区档案、企业食品安全信用档案、重点工程项目档案、社会主义新农村档案、民营企业档案等档案工作新领域和新事物层出不穷，而另一方面，却面临着档案业务指导监督人员严重人手不足和知识老化、观念陈旧等尴尬局面，宏观管理与微观指导严重脱节，业务指导的路子越走越窄，在一定程度上影响了档案事业的平衡协调与和谐发展。

（二）重指导检查，轻调查研究，业务指导陷入老框框旧模式

多年来，我县档案业务监督指导工作基本上是“两手抓”，一手抓指导，一手抓检查。通过指导，规范基层档案室的业务操作技巧与立档程序，提高档案人员的业务水平；通过检查，肯定工作成绩，发现存在问题，提出整改意见，为下一步更好的指导工作提供反馈意见。以检查促指导，以指导迎检查，相辅相成，相得益彰，这已成为相当一段时期档案监督指导工作普遍惯用的工作模式。但在实际工作中，这套模式却存在着弱点，因为指导也好，检查也罢，往往只是按照上级文件要求以及档案业务指导人员的经验开展工作，缺少事先的调查研究。有时情况不明，问题不清，只是一味地生搬硬套，带有一定的盲目性和片面性。尤其是在社会发展日新月异的今天，档案工作的新领域不断拓展，档案的所有制性质也在发生变化，新型档案载体不断涌现，如果档案业务监督指导工作仍凭以往的经验办事，按一般的文件要求检查，显然已经无法适应新形势新任务对档案工作提出的新要求。所以必须大兴调查研究之风，摸清情况，找准问题，对号入座，开创性地开展工作。

（三）重指导帮助，轻执法检查，档案工作缺乏监督约束机制

尽管《档案法》颁布实施已经29年了，但对档案业务监督指导工作来说，还不能自觉地拿起法律的武器依法行政，对违反档案法规的行为和现象不能积极查处，档案执法查处工作似乎“可有可无”，大家的思想还停留在仅仅是帮助机关、企事业单位、镇（街道）加强文件材料的归档工作，指导基层档案室搞好档案业务规范化建设上。因而，档案监督指导工作也产生了这样的怪现象，对档案工作开展的有声有色的单位，我们档案业务监督指导部门可以“评头论足”，提出建议和意见；而对档案工作开展不够的单位，我们档案业务监督指导部门却只能“哑口无言”，束手无策。这种重指导帮助，轻执法检查的传统做法，削弱了档案业务监督指导工作的职能，一些违反档案法规的行为和现象不能得到有效的查处和及时制止，档案工作的一些“死角”不能得到彻底清除，档案工作势必出现“剪刀差”，这不仅影响档案事业的整体发展水平，也给国家档案事业带来不可弥补的损失。

（四）重基础业务，轻开发利用，档案事业不能持续发展

目前，档案业务监督指导工作中尚存在着重视基础业务建设，轻视信息开发利用的普遍现象。在我们业务指导人员看来，一个单位的档案业务基础夯实了，综合档案室建起来了，达到某个等次了，那么对这个单位的业务指导就可以放松了。在实际工作中，我们指导上常把建好几个综合档案室，指导多少家单位档案工作达到省级目标管理认定等次来作为考核自身工作的主要依据。当然，在机关、企事业单位开展目标管理认定的过程中有开发利用的要求，但比重不大，要求不高，效果不好，信息资源开发的深度远远不能满足单位实际工作的需要，往往是为达标认定而量身定做。对档案开发利用的指导不力与引导不够，直接或间接地影响了基础档案人员的档案意识与档案事业的可持续性发展。

二、档案业务指导工作的对策

（一）思想观念要转变

新形势下，档案业务监督指导人员在思想观念上要实现五个转变。一要转变作风，增强业务指导工作的实效性。要经常深入实际，加强调查研究，掌握被指导单位的情况，及时发现工作中的亮点，总结和推广先进经验；二要转变指导就是帮助的旧思想，逐步树立执法监督的新观念；三要转变面面俱到的旧做法，逐步强化宏观指导的现代管理意识；四要转变“眉毛胡子一把抓”的工作局面，要及时发现新情况、新问题，抓住重点、难点，加强研讨，提出工作对策；五要勇于创新，不断探索业务指导工作的新思路、新方法。要善于从不合时宜的观念、做法中解放出来，敢于突破传统模式，与时俱进，开创符合档案事业发展规律的档案工作业务指导的新路子。

（二）工作重点要转变

新形势下档案业务监督指导面越来越宽，难度越来越大，社会对档案业务监督指导的要求越来越高，要改变现状，必须实现工作对象与工作内容两方面的战略转移。在工作对象方面，要把重点放在新领域，更多的面向社会政治经济生活的主战场，帮他们理顺档案工作机制；重点抓好民营企业档案、社区档案、食品安全信用档案、重点工程项目建设档案；重点抓好馆室一体化系统的安装利用工作，跟上电子政务建设步伐；重点抓好农业、农村档案工作，积极为社会主义新农村建设服务。在工作内容方面，要把重点放在档案信息资源的开发利用上，引导和指导基层单位档案室在档案提供利用、编沿等方面大做文章，为各级党委、政府决策提供深层次、高质量的档案信息产品，更好的为我县经济社会发展服务。

（三）工作方式要转变

一直以来业务指导以面对面、手把手式的指导方法为主，到一个立档单位，名为指导工作，实为“打工”，从材料收集归档整理到装订、编目等全部包揽下来。这种大包揽的工作方式弊端不少，一是增长了基层档案人员的依赖心理，不利于基层档案人员的成长；二是这种方式工作效率低，指导面窄；三是业务指导人员整天忙于到各个单位指导，这种指导方法工作量大，时间耗费长，业务指导的工作精力主要就花费在对这些机关单位档案的日常管理中。应重点从以下几个方面提出对策，一建立与司法部门的联系制度，依法查处档案违法现象与行为；二年检普查纳入当地政府或行业综合考核指标；三组织协作组开展档案业务交流，推广先进经验和具体做法；四开展创先争优活动，树立典型，推广典型，以点带面，逐步推开。

（四）档案指导人员素质要转变

目前大多数从事档案业务指导工作的人员，往往档案业务知识比较精，而计算机等现代化知识相对薄弱，对计算机有基本的操作能力已属不错，要灵活运用和维护档案软件系统，有相当大的难度，所以这对档案人员来说也是一个大的挑战，如果只具有档案业务知识却没有相应的计算机知识，要做好当今的档案业务指导工作就会显得力不从心，久而久之就会难以适应档案现代化发展的需要。因此要做好新形势下的档案业务指导工作，需要档案业务人员跟上时代发展的步伐，努力学习，不断进取。既要学习专业知识，更要掌握日新月异的现代化知识，熟练掌握计算机管理方法，不断更新知识，以适应时代发展的需要。

档案工作随着时代的发展也在不断发展变化，我们档案业务指导人员只有不断努力学习，不断更新知识，不断提高自身素质，根据新时期的工作特色及时改变工作方法，才能与时俱进地更好适应时代的变化，才能站在时代发展的峰口浪尖不落后于时代的发展，也才能真正更好地做好每个时代的档案工作，不断促进档案事业的发展。