浅析电力工程档案信息化管理

薛飞

摘 要：电力工程档案是各参建单位业务活动的证据记录，为各参建单位的业务过程提供信息支撑，也是电力项目竣工之后运营管理、维护管理等查考利用的重要信息资产和历史记录。面对电力工程档案形成周期长，涉及单位范围广，关联的业务过程错综复杂等特点，为有效管控档案，信息化管理是必然的选择。

关键词：电力工程 档案管理 信息化 必要性

一、信息化管理的必要性

（1）档案管理的困境。电力工程建设行业普遍存在“重外轻内”的思想，外业压力影响内业的质量，往往会影响档案工作的进度和质量。在开展档案管理过程中，容易陷入以下困境：在前期工作计划，不将档案工作全面纳入相关部门的工作范围，不任命相关的主管、分管领导，不制定相关档案管理方针制度；工作开展前，未进行电力工程档案管理业务相关培训，档案管理人员的专业素质和能力得不到保障；在实际的档案管理过程中，外业建设任务重容易忽略档案的编制、整理，档案工作进度远远跟不上工程建设的进度；工程建设中，因技术、施工、监理等人员的调动、变更导致“人走档案走”，以及工程变更未落实到档案变更等，严重影响了档案的系统性、完整性和准确性。

（2）档案辅助项目治理的能力低。电力工程档案形成于业务建设之中，能为领导决策，优化业务，业务问责等提供重要依据。但是档案编制不规范、档案后补不真实、档案遗失、档案整理效率低下等问题直接影响档案辅助项目治理的能力，大大压缩档案信息资产的经济效益。

（3）信息化建设不足。现如今，电力企业在项目建设、生产过程中已基本实现了自动化管理，但相应的档案管理却没有实现信息化，对其信息化建设以及信息技术的管理应用缺乏全面深入的研究，容易导致只注重追求档案数字化，而忽略整体的信息化管理，这种信息化建设只是流于形式的存在，不能适应电力企业工程建设的需要。

二、信息化管理带来的转变

档案工作是项目管理和工程建设的基础，为了保障档案辅助项目管理作用的正常发挥，电力企业必须对档案管理工作有着明确的进度和质量方面的要求，而传统的手工管理方式根本无法真正实现同步管理，更不能保障档案的质量。为此，必须科学地借助信息化手段，实现以档案形成的方式管理档案。科学有效的信息化管理，不只是信息技术和信息系统的应用，更是对现有工作职能的优化转变，是对管理思路方法的全面革新。

信息化管理会对档案管理带来诸多意想不到的改变。①信息化管理而非传统手工管理。信息化管理对档案工作最直观的改变就是，实现现代化管理，改变传统手工管理的方式。能实现立卷归档、分类、著录、题名等基础整理工作的全自动化；②全过程管理而非分阶段管理。能实现档案管理的前端控制，实现电力文件从形成、流转、捕获、登记、鉴定、分类、固化、永久保存或销毁的全过程管理，真正实现文档一体化管理，改变文件管理和档案管理分阶段两条线的管理；③集成管理而非分散管理。在信息化的助力下，档案管理可以与业务管理有效集成，档案管理与业务管理的密切联系不再被人为割裂；④全员参与而非各自为政。全员参与档案工作在信息化的背景下成为可能，可以逐渐摆脱项目建设部门与档案管理部门各自为政的局面，极大地提高档案工作与业务工作集成的执行力；⑤标准化管理而非经验管理。信息化管理是标准化管理的基础，可以最大限度保障档案工作的质量，也可以减少纯粹经验管理对档案管理者的要求和人为操作的失误，以及人工管理所存在的其它隐患。

三、构建档案信息化管理体系

面对电力工程档案信息化建设这一新课题，应借助现代科技使档案管理迈向新台阶，转变工作职能，不断转变管理方法与思路，积极探索基于信息化的电力工程档案管理体系。

（1）全员参与，领导力做支撑。首先，在充分梳理电力工程项目建设业务的基础上，明确电力工程档案管理体系的组织结构，科学界定档案管理的职责和权限。档案管理的职责除了要分配给专业的文件档案管理部门人员，还应适当地分配到相应的职能部门和层级，特别是组织的高管、项目经理、信息管理人员、系统管理人员和在日常工作中需要创建和控制文件的其他人员，实现全员参与档案管理。再者，领导层是电力工程档案信息化管理的重要支撑。领导应保证档案管理体系与电力工程项目建设的战略方向一致，应将档案管理体系的要求集成到组织机构的业务过程中，确保档案管理体系达到预期目标，为档案管理体系建立、实施、维护和持续改进提供资源，确保完成档案管理体系分配的任务。单位还可以采取一些辅助措施保障档案管理工作顺利开展，例如，将档案管理的要求明确写进合同条款，在企业内部制定档案管理评选的办法，鼓励先进，鞭策落后等。

（2）制度规范先行。建立健全电力工程档案管理制度和标准规范，将档案管理制度、职责权限和档案管理的操作规范指南等文件化，确保电力工程档案信息化管理有规可循。在参照国内外档案管理的政策和标准规范的基础上，并根据电力工程档案管理的实际需要和电力工程建设业务的需要，制定本企业的电力工程档案管理标准规范体系。其中，制定一整套适用于本企业的档案管理指南，包括电力工程档案的模板、文件档案的流程管理、档案的分类、题名、著录等规范等，实现电力工程档案管理的标准化和规范化，并为档案信息化管理奠定坚实的基础。

（3）全过程管控。要保证电力工程档案的系统、准确、完整，必须借助质量管理的全过程管理方法，并且将过程文件的产生和工程建设项目进度计划及文件检查结合起来，采用事前计划、事中控制、事后检查的方式进行管理。①在项目前期规划阶段，根据文件档案管理的要求及项目的实际情况，制定与项目相适应的档案管理规划。档案管理规划包括档案工作的进度计划和质量要求，可以细化到确定每项业务过程中应形成的文件、文件中需包含的信息，档案管理的元数据等。②在电力工程建设过程中，做好施工现场档案管理，定期总结汇报档案管理工作，做好关键点、里程碑的档案工作的指导与检查。③严把竣工验收关。档案人员参加单项工程的预验收和竣工验收，负责对工程档案资料进行全面检查，提出整改意见，并督促检查各参建单位进行整改。

（4）建立信息管理系统。电力工程档案的信息化管理，必须借助信息管理系统才能实现，需要一个能实现文件从形成、流转、归档、鉴定、保存或销毁的全过程管理的信息管理系统，为电力工程档案的自动化、智能化、标准化、精细化管理护航。信息管理系统的研发要以国内外文件档案管理最新的规范、标准为参考，确保电力工程档案管理走在时代的前沿。信息管理系统能在去人工化的基础上最大限度地提高档案工作的效率和质量。管理系统在文件档案的计划、形成、流转、归档等阶段全部实现自动化管理。同时利用权限控制、元数据管理、数字签名等方式，保证项目现场文件的真实性，解决了项目档案的法律定位问题。

参考文献

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