城建档案馆的功能浅述

李冰

档案馆事业是国家的一项重要文化事业，也是国家档案事业的主体，城建档案馆事业是档案馆事业的重要组成部分，有着自己独特的功能。随着经济社会、城市建设各项事业的迅速发展，提升和加强城建档案馆建设成为社会的迫切需求，探讨城建档案的功能问题，是城建档案馆建设的应有之义。

“功能，即效能，指事物在一定的环境和条件下发挥的有利作用。。城建档案馆的功能即指其在一定的环境和条件下发挥的有利作用，也可以说是城建档案馆在社会分工中所承担的职责和任务。根据稳定性程度，档案馆的功能又可分为基本功能和动态功能。通常，我们把档案的收集、管理、提供利用称为档案馆的基本功能，它受社会制度和一定历史阶段的影响较小，在不同国家、不同历史时期，档案馆基本功能只有量的不同，而无大的质的区别。档案馆的动态功能是其基本功能的延伸和在一定社会环境下的外在实现形式，具有明显的时代特点，随着社会制度和一定发展阶段而變化、发展和调整。我国古代的档案库，‘都是皇家的御用机构，所藏档案为皇家官府所占有，主要为皇权政治服务，不面向社会，不为社会服务。到了故宫博物院文献馆时期才逐步开展了编辑出版档案史料汇编、档案史料目录、图籍、档案论文集等方面的工作。中华人民共和国成立以后，档案馆的功能定位也是不断变化的。改革开放前，我国档案馆的功能以保管档案资源为主，严格控制利用。1979年全国五届人大一次会议提出开放历史档案的提案。1988年1月1日起施行的《中华人民共和国档案法》设专章规定档案的利用和公开问题，一档案信息利用进入了信息资源开发和共享的时代。2000年全国档案馆工作会议提出了档案馆是“两个基地，一个中心”的功能定位。2004年全国档案工作会议又提出了“四位一体”的新体制，明确提出把档案馆真正建成保管党和国家重要档案的基地、爱国主义教育基地、己公开现行文件集中向社会提供利用的中心和档案信息服务中心。充分体现了“三个代表”重要思想和“以人为本”的科学发展观，体现了我国各级国家综合档案馆为党和国家大局服务，为党委和政府中心工作服务的强烈的政治责任感和时代特点。

作为国家档案机构体系重要组成部分的城建档案馆，无疑也是适应“四位一体”新体制要求的。由此看来，现阶段城建档案馆作为政府所属的科学技术事业机构，不仅具备档案收集、管理、利用的基本功能，而且还具备承传历史文化、传播知识信息、资政襄政、繁荣科研、发展经济、推进民主政治、社会教育和文化休闲等动态功能。根据社会发展趋势和城建档案馆工作实际，笔者认为，当代城建档案馆主要应具备行政管理功能和社会服务功能。

一、行政管理功能

城建档案馆是政府所属的科技事业单位，按理不具有行政管理职能。但多年的城建档案工作实践证明，没有行政管理职能，城建档案工作的开展必然遇到重重困难。所以，在过去的20多年间，全国各大、中城市相继依托城建档案馆成立了“城建档案管理处”，实行“馆处合一，一个机构两个牌子”的管理体制，履行市政府管理城建档案工作专门机构的职能。于是，城建档案馆便演变为具有一定行政职能的城建科技事业单位。对此，尽管目前仍存大很多争议，但实践证明这是一种行之有效的做法。国务院、建设部高度重视城建档案工作，先后颁布了《建设工程质量管理条例》（国务院第279号令）、《城市建设档案管理规定））（建设部第61号令）、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》（建设部第78号令），一方面加强了城建档案立法工作，将城建档案工作纳入了建设工程预验收制度，同时进一步强化了城建档案馆的行政管理职能。实际工作有需求，法规上有依据，城建档案馆应该具备行政管理功能并努力发挥出最佳效果。

二、社会服务功能

笔者认为，城建档案馆的社会服务功能是一个庞大的系统，它包括信息服务、技术服务、培训服务和教育服务四个方面内容。

1、信息服务，包括信息集存、信息开发和信息传输三个紧密联系的环节。城建档案馆通过一定的计划和安排，将有关城建的各方面信息源收集并保存在馆内或数据库内，以备随时调用。由于所藏城建档案资料内容的广泛性、综合性、专业性，形式的丰富多样性，在保证实现自身功能的基础上，可以使其信息集存具有专业图书、情报馆的功能，具有博物馆的功能，具有文化馆的功能，具有科技馆的功能，这样可以实现资源的整合共享。集存信息的目的是为了提供利用，所以城建档案馆应通过编研等各种有效途径，将馆藏资源开发成各种信息产品，方便社会利用。信息开发出来了，必须传输出去，否则，就等于没有开发，为此，城建档案馆应建立各种有效信息通道，将馆藏资源及智能化成果及时传递给各类用户。

2、技术服务，指城建档案馆利用自身技术优势和人才优势开发对外技术咨询服务和业务承揽服务，比如业务指导、声像档案摄制、档案编研、软件开发、系统维护等。

3、培训服务，分为对内培训和对外培训，对员工培训和对用户培训，收费培训和免费培训，通过培训可以达到提升城建档案工作队伍的整体素质，增强用户的档案意识，提高档案利用效率，实现档案价值最大化。

4、教育服务，城建档案积淀了厚重的城市历史文化和丰富的科学技术信息，城建档案馆在利用城建档案对公众开展爱国主义教育、科学素养教育、人文素养教育、创新教育等方面大有作为。同时，随着社会的发展和物质的丰富，人们有了更多的休闲时间和更多精神上的需求，城建档案档案馆在履行教育功能之外，还可满足人们文化休闲需求。

总之，要实现城建档案的价值，增强竞争力，改变自身的形象，必须抓住各类型用户的需求心理，在保证实现基本功能的基础上，使自身功能由单一向多元化转化，只有如此，才能吸引全社会的广泛注意，通过扩展自身多种服务功能，将城建档案信息交流纳入到整个国民经济联合成的完整的体系的循环之中，使各部门、各行业、社会各界利用者之间通过信息交流，相互间实现良好的合作，从而使城建档案事业与社会各行各业紧密联系在一起。

参考文献

[1]谭建南.新世纪我国城建档案事业发展前景研究[J].城建档案，2004（2）：8一13.

[2]张文龙.城建档案法规建设浅谈[J1.工程建设与档案，2005（l）：75一76、79.