事业单位档案管理中电子档案管理探讨

高永欣

摘 要：档案管理是事业单位管理工作中重要内容之一，在信息技术及计算机技术不断发展下，电子档案管理在事业单位档案管理工作中得到广泛应用，电子档案能为工作人员实际带来更多的便利。但是通过调查发现，当前部分事业单位在电子档案管理工作中仍然存在一些问题，致使管理工作的效果同预期目标存在一定的偏差，本文对事业单位档案管理中电子档案管理现存问题进行分析，并提出几点解决对策，以期为事业单位提供可供参考的建议。

关键词：事业单位档案管理；电子档案管理；研究

电子档案具有信息处理速度较快、查询方便、存储比较稳定以及信息利用程度较高的特点，为此在事业单位档案管理工作中应用较为广泛，其能够对传统纸质档案容易被篡改以及丢失的情况进行规避，进而使事业单位档案管理工作效果有所提升。但是目前一些事业单位在实际管理过程中仍旧存在不同程度的问题，使电子档案的作用及价值无法得到充分发挥，为此采取何种有效措施对现存问题进行解决成为事业单位档案当前研究的重点内容之一。

1 事业单位档案管理中电子档案管理现存问题分析

第一，电子档案安全隐患大。电子档案借助计算机技术及信息技术完成数据信息的收集，传输以及归档等方面的工作，同以往纸质档案相比其具有信息收集、整理及存储速度较快的特点，后期查询较为方便。但是电子档案仍然存在一定的安全问题，如电子档案在传输、接收以及后期保管过程中可能会遇到篡改，窃听以及病毒入侵的情况，上述情况导致电子档案的准确性及完整性无法得到保证，并且会泄露当事人的一些个人信息。

第二，电子档案管理人员专业水平及素质亟待提升。管理人员在电子档案管理工作中扮演者重要的角色，其专业水平及各方面能力对电子档案管理效果有着至关重要的影响。但是当前一些事业单位存在电子档案管理人员数量不足、专业水平参差不齐及流动性较强的问题，人员数量不足导致每个管理人员的工作量过大，在实际管理过程中无法集中精力，在实际管理过程中人为错误出现的机率增加，使电子档案管理工作的落实效果有所降低，导致电子档案管理工作无法取得预期效果。

第三，电子档案管理工作规范性及合理性有待提高。当前电子档案管理人员对存储档案的U盘，光盘以及移动硬盘等物质载体的管理工作未产生足够的重视，存在随意放置的情况。在一些较为重要的系统，数据以及文档备份管理工作中仅是笼统的提出一些要求，未對哪些数据及文章需要备份以及使用何种物质载体进行明确，导致管理人员在实际工作中存在较大的随意性，进而使电子档案管理工作比较混乱，电子档案的安全性及完整性无法得到保证。

2 提升事业单位档案管理中电子档案管理效果的对策

第一，提升电子档案管理工作的安全性。为了解决电子档案管理工作中的安全问题，事业单位需要对安全管理方面的工作产生足够重视。在日常工作过程中需要定期对办公软件进行升级及维护，定期对电脑硬件进行检修，如果发现问题应采取合理措施及时处理；在相关信息及数据传输或者输入完成后需要及时进行保存，避免出现丢失的情况；充分重视网络安全建设，在实际建设过程中可以对一些新式的技术进行合理应用，进而更好的实现提升网络安全性的目标，减少病毒及黑客入侵的几率，为电子档案完整性及保密性提供更多的保障。

第二，加强电子档案管理团队的构建。为了更好的提升电子档案管理工作的效果，事业单位需要对现有的管理队伍进行不断的扩增。一是重视人才选拔。在实际选拔过程中需要对应聘人员的专业知识、管理经验以及综合素质等进行综合考量，选择专业性强、有责任心、热爱档案事业的人员加入管理团队中，充实队伍力量。二是加强各时期的培训。人员正式上岗前单位需要做好岗前培训工作，让其对事业单位当前电子档案管理现状及要求等进行了解和掌握，能有效提升工作效率；在后期实际管理过程中同样需要做好专业培训工作，通过专业培训工作让管理人员对当前一些新式的技术及管理方法进行学习，对自身专业水平进行提升，能够将新技术及方法应用至电子档案管理工作中，进而提升管理效率和效果。三是提高从业人员的薪酬。针对管理人员流动性较强的问题，事业单位需要根据自身经济情况对管理人员的薪资构成进行合理调整，保证管理人员工作量与收益成正比，同时更多的是要加强对档案从业人员的人文关怀，给予关心和帮助，增强他们的归属感，将有利于工作的顺利开展。

第三，完善和创新电子档案监督管理机制。合理的管理机制是保证各项管理工作顺利开展及取得预期效果的重要手段，事业单位电子档案管理工作同样如此。当前我国多数事业单位均建立了电子档案管理机制，但是在完整性及合理性等方面存在不同程度的差距，无法为实际管理工作提供更多的指导和依据。事业单位应根据自身管理工作中的实际需求及相关规定中的内容对电子档案管理机制进行重新构建，在管理机制中需要对电子档案文件制作，审核，归档以及后期管理等内容及具体要求进行明确说明，为工作人员及管理人员实际工作提供依据和支持，进而保证电子档案管理工作有条不紊的进行。制定相应的监督管理机制，通过制度对管理人员的工作行为进行约束，避免工作过程中出现侥幸或者敷衍了事的情况；与此同时可以实行责任制度，将电子档案管理工作的内容进行责任划分，将每项管理工作落实到人头上，提升电子档案管理工作的落到实效，为事业单位展开后续工作奠定坚实的基础。

第四，增加对电子档案管理工作资金的投入。随着时代和科学技术的不断发展，一些新技术及设备应运而生，在各行业中管理工作中得到广泛应用，对提升管理效率及效果有较大的积极作用，事业单位应适度加大对电子档案管理工作资金的投入，能有效的引进及应用新技术新设备，进而能够对电子档案管理工作中现有的软件及硬件设施进行更换，为电子档案管理工作的开展提供更多的有利条件。

第五，构建规划化的保管体系。电子档案保管是档案管理工作中的重要内容，一是对存储电子档案载体的质量及安全性进行严格检查，避免使用质量有问题的物质载体进行存储。二是对物质载体的存放环境进行合理选择，禁止将其存放至强磁场中，同时需要对存放环境的温湿度进行检测，避免载体受潮。三是管理人员需要定期对电子档案进行检查，对其是否被盗取或者更改能及时发现，给予及时采取有效措施进行，保证电子档案的完整性。四是定期对计算机进行病毒检测，保证电子文件安全，减少丢失情况机率；同时，设置访问权限，进而提升电子档案的安全性。

3 结束语

本文对事业单位档案管理中电子档案管理存在的问题进行分析，并且提出提升电子档案管理工作的安全性、加强电子档案管理团队的构建、完善和创新电子档案监督管理机制、增加对电子档案管理工作资金的投入以及构建规划化的保管体系，从而保证电子档案管理工作的效果，为事业单位日常工作提供更多的便利。

参考文献

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