新时期档案管理信息化建设研究

蔡学名

摘 要：随着信息技术的不断发展，信息技术已经被广泛地应用到社会中的各个领域中。人事档案作为推动社会经济不断发展的重要资源，对社會人才的管理和优化配置有着重要作用。在新时期背景下，加强对人事档案管理的信息化建设是新时期对人事档案管理的需求，也是当前社会人力资源建设的一项重要内容。充分构建人事档案的信息化管理，能够大大提高人事档案管理的有效性和时效性，能够实现人力资源的优化配置，对国家的人才储备和人才战略管理都有深刻的意义。本篇文章主要针对新时期人事档案管理信息化的建设进行相应的研究，以期通过信息化建设，不断完善新时期背景下的人事档案管理。

关键词：新时期；人事档案；信息化

现代档案管理信息化主要是指利用现代信息网络和科技手段代替传统的人工管理工作，从而使档案管理工作模式、管理方法以及管理目的实现信息化，使现代档案管理工作更加便捷、全面。但是要做好信息化管理，必须要进行档案的整理、数据库的建设以及管理人才的培养、制定相应的管理制度才能满足档案和管理信息化的要求。

1 现代档案信息化管理的实际意义

（一）有利于实体档案的管理

在传统的档案的管理过程中，由于需要经常翻阅档案，极容易造成档案的损坏和丢失，在一定程度上还会使档案的存放秩序混乱。为了建立和维护档案存放的顺序，最大限度地保证实体档案的完整和安全，从而延长档案的寿命，使档案资料有据可查，信息化技术的引入就能够充分解决这一问题。通过对现有的档案录入系统，将实体档案全部转化为数字信息，在现代信息技术的支持下，就可以进行计算机查阅档案，从而减少了因为需要而造成的档案磨损，从而对实体档案进行更好、更隐秘、更妥善的管理，延长实体档案的使用寿命[1]。

（二）有利于档案现代化管理的需求

在信息技术和网络技术快速发展的情况下，档案的保管完整并不是最终的目的，更重要的是要将档案进行分层分类，完善档案信息服务，保证在需要档案的时候能够为其提供方便快捷的信息服务。传统的档案管理很难做到这点，所以，通过现代档案管理信息化的建设，充分将各种信息手段和计算机技术以及网络技术整合起来，形成一套完善的现代档案管理系统，在档案查询和管理中发挥积极作用，进而不断提高档案管理的现代化水平，对推动相关工作的顺利开展和档案的信息化管理有重要意义。

2 新时期档案管理信息化建设的措施探究

在新时期背景下，档案管理也应该跟随时代的发展，实现信息化，进而提高工作效率，更好地保存和查阅档案，为人力资源的有效分配提供后勤保障。在新时期，构建信息化档案管理应该从以下几个方面入手：

（一）尽可能收集原始材料，建立完善的电子信息归档

对于业务档案的信息电子档案管理，就要尽可能多的收集到原始业务资料，要加强宣传，加强对《档案法》的解读，建立起档案的意识，从而在日常的工作中自觉主动地收集有关资料，最大限度的保障档案的完整性、准确性。同时，相关主管部门还应该建立业务档案的收集整理归档制度，让相关工作人员定期提交自己的档案，通过收集到较为原始的档案之后，建立完善的电子档案，为实现档案管理信息化提供基础。

（二）加紧档案信息化管理人才的培养

要实现档案的信息化管理，就不离开计算机的使用。这就要求相应的管理人员要具备熟练的计算机知识和精通档案管理学的专业知识，在实际管理过程中具备现代信息技术的专业技能，熟练掌握数据处理，信息联网以及网络应用技术。加强高校的人才培养，在高校开设相应的课程，引导学生积极参与学习，培养应用性和复合型的档案管理人才。进而保障现代档案信息化管理的有效实施，为档案信息化管理提供人才供应[2]。

（三）完善人事档案管理服务

在信息化建设的过程中，要实现人事档案信息的接受、传递、存档以及利用提供一体化的服务，使人事档案管理更加高效和科学，实现人事档案信息的共享。在实际工作中，人事档案的使用范围通常很广泛，由于人力资源的调动和人才自身的流动，也就要求人事档案同样具有相应的流通性，满足人事档案的需求。所以，在信息化背景下，就要不断完善档案管理服务内容，为档案使用单位提供高效、及时的服务。同时，在管理过程中，还要注意人事档案的保密性，避免造成不必要的信息安全问题。

（四）加强现代档案信息化管理的安全建设

首先，要提高管理工作人员的安全防范意识。从电脑硬件到具体档案信息管理的软件都要加强安全检查。在日常管理过程中积极学习安全管理措施，当遇到安全事故的发生的时候，要及时、有力地进行解决，避免因为安全事故造成的档案信息遗失。其次，档案管理工作人员还有较高的信息资产安全意识，在工作中主动规避和消除安全隐患，进而全面保证我国现代档案信息化管理工作的顺利发展。

3 结语

总的来说，在新时期实现档案管理的信息化是工作的需要以及档案管理的发展必然。相关主管部门应该在实际工作中充分认识到信息化管理的益处，从而从各个方面加紧对档案管理信息化建设。

参考文献

[1]李霞.新时期电力部门档案管理信息化建设方案探究[J].办公室业务，2015，03：49-50.

[2]关英慧.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].现代国企研究，2017，10：81.