建筑施工企业文书档案管理之我见

李莉虹

摘 要：在经济飞速发展的今天，各个行业在谋求自身进步的过程中，较为注重内部的建设和管理工作，其中文书档案管理的工作属于企业管理重要的一项。鉴于其对企业业务开展能提供重要资料，本文根据这一课题展开详细的分析，主要从阐述重视建筑企业文书档案管理重要意义的角度着手，对现阶段建筑企业档案管理存在不足予以分析，并提出了针对性的优化建议。此次研究的主要目的是强化现今建筑企业对档案管理的认识，进而完善现今建筑企业和其他行业企业的档案文书管理的工作内容。

关键词：建筑企业；企业文书档案；管理工作

企业文书档案资料主要涵盖以下几方面的内容：一是党政工团活动的文件和会议资料；二是内部人士资源管理的资料；三是科技项目详细报告文件。这三方面属于建筑企业工作顺利开展的重要工作记录和基础工作开展的保障，档案中的信息能为改善现行业务开展，同时也为制定下一阶段发展规划和策略提供重要的文献资料。因此，文书档案管理受到建筑类型企业管理人员的重视。但是，在文书档案管理实际工作中，存在很多不足，该种状况的出现不利于新时期建筑企业的稳定经营和长远发展。因此，本文从以下三个方面对此次研究的课题展开详细地分析和论述。

1 重视建筑企业文书档案管理的重要意义

建筑设计和施工的单位在开展自身业务的过程中，在经营、生产、决策、推广等方面会产生较多的文书资料，其中对建筑企业自身发布的发展计划、各种类别的报告、信息简报和会议记录进行了详细地记录，内容不单是记录了企业各种形式的经济活动，同时也彰显了企业自身的形象以及管理的质量。关于该方面的管理事项，现阶段建筑施工企业和组织在开展自身生产经营业务的同时，应不断地完善自身档案管理的机制，对管理的不同环节进行优化，才能提升自身档案管理的质量，增强企业在同行业中的综合竞争力。换而言之，建筑企业文书档案的管理工作能指导自身业务的开展，并能对新项目开发提供风险评估的资料，降低经营风险，增加企业的经济利润。从这一角度进行分析得知，建筑企业重视文书档案管理工作，对其长远发展具有重要的意义。

2 现阶段施工企业文书档案管理存在的不足

2.1 从业人员对档案企业资产重要性认识不强

从上述的分析中了解到文书档案属于建筑工程企业发展的重要资源，作为一种无形的企业资产，与人力资源和其他物质资源一样，属于建筑工程企业发展资源重要的组成部分[1]。文书档案虽然从形式上划分属于企业活动的记录性资料，但其属于建筑工程企业无形资产中有形载体，是建筑工程企业宝贵的资源。但是现阶段，建筑企业内部负责管理工作的人员对其重视程度不够，大部分人员受到传统文书管理工作的影响，只对资金管理方面予以重视，其他资料的整理和存档存在疏漏的现象。尤其是对人事考评和项目资料，积压在卷柜当中，未进行及时有效地整理和存档，这样的工作状态严重地阻碍了文书档案功能的发挥。

2.2 档案相应的管理制度不完善

现阶段，大多数的建筑工程企业在对自身文书档案进行管理的过程中，是按照企业陈旧的管理方式来制定管理的工作内容，这样将导致很多新的资料和文件放置在档案室未能予以适当地处理，这样的状况势必造成资料的被动丢失。而主导的因素是负责文书管理工作的部门缺乏相应管理制度，在实际操作的过程中无法对新的资料和文件类型进行分类整理[2]。这样的现象普遍存在于现今处于转型期间的建筑企业，在建筑企业内部实施新的管理办法，不同部门的管理制度和流程处于相互闭塞的状态，在新的制度执行之后，各部门之间业务开展中涉及到的信息无法实现互通。从这一角度分析得知，在建筑企业对自身经营方式进行改进的过程中，未能对档案管理部门的制度更新，将导致部分文书资料难以发挥其重要作用。

2.3 建筑企业对自身档案管理资产投入不足

影响文书档案管理工作有效开展的不仅是以上两方面，建筑企业对文书档案管理资产投入不足同样影响着最终的管理效率。随着经济改革政策的不断实施，建筑工程企业发展速度较快，在全国范围内建筑行业发展的势头较强。但是，在我国推行的新常态经济发展策略之后，发展的模式向稳定的方向发展。这样使得施工单位的资金流动速度较慢，甚至面临较大金额的债务偿还的问题。在文书档案管理方面，资金投入量越来越少，各项工作开展的支出受到影响，文书档案管理自然受到不同程度的制约。从这一角度分析得知，建筑企业对档案管理投入金额的减少，制约了其辅助功能的发挥。

3 强化现阶段建筑企业对企业文书档案管理的几点建议

3.1 注重档案管理机制的规范化

为了更好地发挥建筑企业档案管理的辅助作用，注重管理机制的规范化势在必行，在实际的操作中应从以下几个方面着手：一是完善文书档案管理工作的内容。可以通过构建专门的档案管理团队，对档案资料予以管理。在实际管理中，应对工作中出现的问题进行分析，并通过自查的形式来总结问题出现的主要原因，然后制定完善制度的方案。二是构建档案资料管理系统。企业内部在设立专门的档案资料管理团队之外，还要组织其他部门与基层单位的人员来兼职档案管理人员的职责，这样不同部門的资料由相应部门的人员来处理，更能清楚档案的流向。三是对档案管理的规章制度进行补充和改进，以此来建立其科学的管理系统[3]。在实际操作中，建筑企业在遵守《档案法》的基础之上，要完全执行国家档案局的相应规定，按照自身的真实状况，制定和企业自身发展情况相符的管理机制，使其更规范。

3.2 深化从业人员对档案企业资产的认知

制定相应的制度之后，应注重端正从业管理人员工作态度，这就需要增强档案室从业人员的管理意识。在实际的工作中首要的工作是打破以往的管理观念，强化档案管理员对工作的重视程度，在建筑企业领导认真执行相应法律法规同时，应加强对文书档案管理工作重要性的宣传和宣讲。可以采用全员会议的形式，将文书档案资源对企业发展的重要意义和精神传达给档案管理员及其部门主管，使其明确各部门员工在档案管理实际工作中的重要职责和肩负的使命，并通过制定绩效制度，与其工资挂钩，使档案管理人员明确档案管理的重要性。

3.3 加大建筑企业对内部档案管理资产的投入

注重建筑企业文书档案管理不仅需要在工作内容上完善，同时还要投入大量的资金来维持档案管理工作的改革。在上文中提到的绩效管理中，应增加对档案员的物质奖励。而档案管理最为重要的是文书档案中的信息，其中的信息和数据能反映企业发展内部环境和外部环境的特点，鉴于数据的重要性，企业领导应注重信息化设备和技术的引进，同时要聘用掌握高科技技术的人才，这样才能更好为文书档案管理工作的创新和改革提供重要的技术支持。因此，加大建筑企业的对内部档案管理资产的资金投入，对完善档案管理工作具有重要的意义。

4 结论

通过本文的分析得知，建筑企业档案文书包含了众多的资料和信息，这些内容对改进企业现行的业务和制定新的发展战略提供了重要的信息。但是，实际管理中存在的诸多问题严重制约了其辅助功能的发挥。因此，本文针对现阶段建筑企业档案管理存在的不足提出了针对性的建议：注重档案管理机制的规范化、深化从业人员对档案企业资产的认知、加大建筑企业对内部档案管理资产的投入。此次研究的结果能在一定程度上改善档案管理的不足，望能为现今建筑企业提供帮助和推广使用。

参考文献

[1]黄丽颖.浅谈目前建筑施工企业文书档案管理工作现状与对策[J].城建档案，2016，04：58-59.

[2]库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013，09：50-51.

[3]张兰.关于新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考[J].办公室业务，2012，01：5.