新形势下医院基建档案的重要价值及管理对策探究

滑高社

摘 要：本文在阐述医院基建档案价值和作用的基础上，剖析了目前管理工作中存在的一些问题，提出了一定的对策。

关键词：医院基建档案；价值；管理对策

伴随社会经济的快速发展，我国各级医院规模不断扩大，在新建、扩建和整修过程中，形成了大量的基建档案。如何实施科学管理，使其特殊价值得到充分发挥，成为医院管理者面临的一个重要课题。

1 医院基建档案的概念及特点

（一）医院基建档案的概念

医院在基本建设管理和工程项目活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、图纸及声像等各种载体的文件材料，均属基建档案。基建档案涉及工程规划、设计、勘察、测绘、监理、施工、建设单位及其主管机关和其他相关部门，部分工程项目还涉及征地、拆迁、补偿等方面的工作。

（二）医院基建档案的特点

医院基建档案详细记录了医院基建项目的历史，不仅具备一般档案的特点， 还具有涉及面广、信息量大、技术含量高、载体和形式多样、成套滞后、保存价值高等特点。基建项目投资大、建设周期长、环节多，档案材料滞后于它所反映的基建项目。

2 医院基建档案的重要价值

（一）服务于医院发展

1.对推动医院可持续发展有重要意义。基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，记载着基建项目建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态，是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的整体建设和发展服务。

2.为医院规划、建设、管理提供现有和历史依据。基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位及其主管机关和其他有关部门。任何工程项目，缺少基建档案，就缺少了相应的技术参数，缺少了使用和改造的依据和参考。它反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理提供现有和历史依据；为地上地下交叉工程设计提供周围相互关系相互要求的条件；还便于历史查证、产权查证、解决经济纠纷，以及为科学研究提供素材，故越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。

（二）为反腐倡廉提供第一手资料

党的十八大和十八届三中全会，提出了加强惩治和预防腐败体系建设，推进党风廉政建设和反腐败斗争。医院基建项目占用资金量大，基建领域成为反腐败工作的重点之一。 基建档案中，投资预算的数据与施工过程中设计变更认量、经济签证，投标过程中投标价格、合同、洽商记录、竣工图等一系列资料以及总决算等数据，成为后期审计部门审查的重要依据，是控制资金流失、打击贪污受贿、推进廉政建设的第一手资料。

3 当前医院基建档案管理存在的问题

（一）基建资料归档不及时

项目建设中，建设、施工、监理单位往往重建设主体、工程进度、工程质量，忽视档案质量和竣工档案的及时编制，导致竣工验收后，施工单位往往不能及时递交竣工图，使基建档案迟迟不能归档。建设单位中也有一些技术人员对工作中形成的资料归档不及时，或者是一些资料借阅后归还不及时。这些情况都有可能造成基建资料的损坏和遗失，对档案质量和后期工作造成一定影响。

（二）基建材料书写、编制欠规范

有些工地现场档案资料编制人员业务技术不高，缺乏专业的基建知识和档案编制能力。有的施工单位基建资料编制不够认真，工程联系单编号出现不连续或重复现象；有的施工单位编制的归档文件材料字迹、图样不清晰，或签字手续不完备；有的文件用铅笔、圆珠笔书写、绘制，或者用复印件代替原件，使档案质量下降。有的监理单位例会记录不详细，或存在错误， 严重影响了基建档案质量。

（三）竣工图编制不符合要求

竣工图是基建档案的重要组成部份，是基建档案的核心，也是后期审计审查的重要依据。在工程项目验收中，发现问题最多的是竣工图编制问题，如施工单位竣工图编制不及时，或隐蔽工程在图面上显示不清，设计变更部分不明确，签字手续不完备，影响了图纸质量。

（四）復合型管理人才缺乏

目前各医院档案管理人员文化程度、业务水平参差不齐。基建档案员往往从综合档案室临时调用或由基建办工作人员兼职，导致基建档案综合管理水平不高。基建办兼职人员在档案的编制上对资料存档范围把握不准，在归档文件的整理上缺少经验。档案室人员因缺少基建方面专业知识，遇到专业性强的资料，往往不知所措，给归档及归档后的查阅，造成一定的困扰。

（五）硬件设施简陋

建设单位、监理单位、施工单位往往将资料室设于工地现场临时用房，一是为方便施工资料的及时归档，二是为了能够及时查阅所需文件。这造成了一定的弊端，一是临时用房牢固性、安全性差，遇大风、雨雪等恶劣天气，易造成临时用房倒塌，导致基建资料毁坏。二是临时用房防虫、防潮效果差，不利于基建档案的安全存放。

4 医院基建档案规范化管理对策

（一）强化施工方档案责任

基建档案形成周期长、涉及面广、专业性强，必须对施工单位项目运作进行保证和约束，确保建设项目完成后，不论是总承包还是分承包，都应按《城建档案归档条例》及《医院档案归档条例》要求，负责整理好所承包工程的基建文件材料，统一向医院建设部门提交完整、准确、系统的基建档案。基建部门要把好文件材料形成的质量关，为日后办理建设项目竣工验收、产权登记，以及建筑物维修、改造和扩建提供第一手资料。

（二）增强基建部门责任意识

基建部门是基建规划的执行者，又是基建档案材料的形成者，基建部门应有专人负责基建档案材料的收集归档。应明确基建档案人员工作职责，强化基建档案归档意识，严格考核；档案管理部门应及时指导基建档案材料的收集与归档，并经常就基建档案相关工作进行互动，确保基建档案材料及时归档。

（三）加强与施工单位交流合作

项目招标时，应优先选择施工经验丰富的正规公司，签约时明确基建材料的重要性，要求施工单位在工程建设中重视基建档案，医院本身也应安排具备相关专业知识的人员参与施工，对资料进行收集整理，施工中出现变动要及时更新材料。另外，应采取一定的行政、经济手段，督促施工单位、建设单位共同做好基建档案的收集、整理、归档。基建工程竣工时，对竣工资料应逐项核对检查，发现缺页、字迹模糊不清、签字手续不完备、“三笔”现象（红笔、铅笔、圆珠笔）、竣工图任意涂改拼凑、用复印件代替竣工蓝图等现象，一律退回。档案收集不完整，工程不予验收；竣工材料不全或质量不合格，工程验收人员不予验收；竣工材料验收完毕，由验收人员填报移交清单并签名。

（四）提升档案管理人员综合素质

从事基建档案的管理人员，除具备扎实的档案知识技能外，还应懂得基建方面的工作程序以及相关政策法规。医院应积极创造条件，加强相关专业知识和技能的学习和培训，鼓励参加学术交流，不断提高档案管理人员业务素质，适应岗位要求和医院发展所需。

（五）采用现代技术推进档案管理现代化、电子化、信息化

随着电脑普及和网络技术的发展，现代办公趋向电子化和信息化，电脑软件绘图代替了纸笔绘图，书面文字也多采用电脑打印。对于新建项目的档案，应充分利用电脑技术制成电子版；对于年代久远的基建资料，可扫描成电子文件保存，以利于资料的整理和长期保存，方便查找，有效提高档案利用率和工作效率。

5 小结

医院应充分认识到基建档案的重要价值和实施规范化管理的必要性，从多个方面入手，有针对性地采取各种有效措施，推进基建档案管理的科学化规范化。

参考文献

[1]赵霞.浅谈医院基建档案的管理，《中华现代医院管理杂》，2006年第4期.

[2]李师军.关于医院基建档案管理的创新研究，《城建档案》，2015年第9期.