浅析《高等学校档案管理办法》与实际操作间的差距

张文+李薇

摘 要：通过比对《高等学校档案管理办法》，以普通档案工作者的视觉挖掘出高校档案管理中存在的差距，揭示了档案本身的重要作用与高校档案部门的教辅地位之间的矛盾。意在勇于正视问题，积极解决问题，使高校档案机构真正成为发展教育，传播文明的爱国主义教育基地。

关键词：高校档案；档案管理；人员管理；档案实体

本文系2016年国家档案局科技项目“基于Flash技术实现档案在新媒体时代应用的研究”（项目编号：2016-X-17）和2016年黑龙江档案局科技项目“高校人事档案管理现状与创新研究”（项目编号：HDK2016-7）阶段性成果。

档案记录历史、传承文明，档案工作服务社会、造福人类，档案事业一直受到高度重视。高等学校档案，是高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动的历史记录。高校档案不仅承载着高校历史发展的记忆和高校开展各项工作重要的查考依据；更重要的是高校档案工作的服务和利用价值，其重要性突出表现在为组织人事、为社会发展服务。然而，在高校的普遍认识和实际工作中，教学是高校工作重点，一切以教学为中心，一切围绕教学。档案部门自然归为教辅单位。档案的重要作用与高校档案部门教辅地位显然是矛盾的，这对矛盾日益凸显，必然反映在高校档案管理中。下面比对《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），探讨高校档案管理中存在的问题。

1 高等学校档案管理中政策层面的问题

二〇〇八年八月二十日，根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局联合发布了《办法》。办法中要求档案工作要纳入学校整体发展规划，高校要积极促进档案信息化建设，与学校其他工作同步发展；要求建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、事业发展所需设备及经费；在机构设置与人员配备、档案管理档案的利用与公布以及奖励与处罚方面都有说明和规定。因此，《办法》成为高校开展档案工作规范和高等学校档案工作的政策依据，是提高档案管理水平，有效保护和利用档案的有效方法。然而在《办法》第一章总则第四条，只提到国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查；并没有在行政管理层面的监督、检查和考核。第五章附则第四十二条提到高等学校可以根据本办法制订实施细则；高等学校附属单位的档案管理，由学校根据实际情况自主确定。表面上是给高校档案管理充分的自主权，另一方面也会出现高校档案工作的随意性。并没有在行政管理监督，在遇上不重视档案工作的高校，《办法》将远离实际，很难贯彻到位。

2 高等学校档案管理中管理层面的问题

高校档案管理包括档案人员管理、档案实体管理、档案信息化建设、档案的服务与利用等方面。高校档案管理工作情况直接反映高校档案管理水平，反映高校各部门各时期工作的质量，影响高校发展的快慢与发展方向。依据《办法》，高等学校档案管理中出现的问题也很明显，特别是高校档案的人员管理、档案实体管理创新、档案的信息化建设等方面问题较多。

2.1 高校档案管理中的人员管理

高校档案管理中的人员管理从馆长到普通官员，良莠不齐。《办法》第二章机构设置与人员配备第九条，明确指出高校档案馆馆长或档案机构负责人，应当具备热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历的人员。而很多高校档案馆馆长都是为解决处级指数而安排的行政管理人员，没有档案管理工作经历，也没有高级以上专业技术职务任职资格。第十条指出高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员；高校专职档案工作人员列入学校事业编制。从宏观上看高校档案工作人员有了保障，实际上“应该”限制了“必须”，“其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。”削弱了高校档案工作人员的社会地位。事实上，高校专职档案工作人员很多来自于解决家属工作安排问题[1]。

2.2 高校档案管理中的档案实体管理

现在，高校档案管理对象主要是档案实体管理，工作人员的大量时间用于负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。表面上看符合逻辑，实际上高校档案管理的仍处于原始状态模式，远不适应高速发展的现代化管理手段。《办法》第三章档案管理第十八条规定高校档案材料归档时间为：学校各部门应当在次学年6月底前归档；各院系等应当在次学年寒假前归档。然而，这个时间段正是高校学生毕业季和高校整体工作考核时期，在杂乱繁忙的事务中很难整理出形成高质量的档案材料[2]。

2.3 高校档案管理的信息化建设

信息化已渗透生活的每个环节，高校档案管理的信息化也是必然趋势。《办法》第三章档案管理第十五、第十六条条明确规定高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。但受传统档案管理方式和档案保密意识强于档案利用意识的影响，加之领导工作方法行政化，使得高校档案的信息化建设裹足不前。导致的结果就是开发档案信息资源，组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作力度不够。更谈不上高等学校档案材料形成单位、课题组立卷归档的纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

2.4 高校档案管理的开发与利用

档案管理最终目的是档案的开发、服务与利用。《办法》第四章档案的利用与公布第三十四条、第三十五条指出高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。高校档案机构应当积极开展多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等）的档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。这几条，只在极少数有档案专业的高校中开展，其他学校很少见或根本没有，特别是档案的编研以及在高校相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课少之又少[3]。

3 条件、保障与奖励层面的问题

条件与保障、奖励与处罚是稳定档案管理人员、保护档案、发展档案事业的前提。《办法》第三章第十二条、第十三条对高校工作人员给出了条件保障，高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。高等学校档案工作人员长期接触发霉等有毒有害物质的，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。待遇补助没有，职称更難[4]。近些年，随着高校招生不断扩大，教师队伍不断壮大，以教学为中心的高校对教辅人员提职指数控制得十分严格，档案人员提职称面临三关：参加学校评审、参加全省职称考试、参加省档案系统评审。第三十九条规定高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励。这种表述宽泛不具体，实际操作很难把握。

实际上，《办法》的颁布执行，给高校档案事业带来无限生机，高校档案及档案工作前所未有受到关注。发现差距是为了档案管理工作的进一步提升，没有问题等同于止步不前，不前进则后退。高校档案管理硬条件，如设立专项经费、配置档案库房、办公条件等比较强；软实力，如开发档案信息资源、开展电子文件归档工作、档案的开放和利用工作、档案工作人员的业务培训、开展国内外档案学术研究和交流活动等还较弱。勇敢正视问题、解决问题，使高校档案机构真正成为发展教育，传播文明的爱国主义教育基地。

参考文献

[1]李敏.浅谈档案人员的配备[J].办公室业务，2014，（19）：217.

[2]李福刚.浅议档案的归档制度[J].现代交际，2012，（12）：83.

[3]陈传华.高校应重视《档案管理》公选课[J].浙江档案，2012，（06）：59.

[4]张晶.高校档案系列职称现状的思考：瓶颈与对策分析[J].科教文汇（中旬刊），2015，（02）：157-158.

作者简介

张文，女，东北农业大学档案馆，副研究馆员，研究方向：高校档案管理。