人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略探讨

高荣

摘 要：一个企业想要有长久的发展，构建一份比较完善的人事档案是非常重要的。原因就是人事档案是对于整个公司的人事工作的整体的安排和记录，无论是从事哪一行业，位于哪一个职位，其所应该承担的工作任务都会记录在这一档案上。所以，公司想要较之以往有更好的发展，就必须要借助之前的人事档案，这就要求在进行人事档案的建设的时候按照一定的标准来进行，同时还要注意使用有效快捷的方法，保证所整理的档案能够被公司以后发展过程中所利用。总而言之，人事档案能够很好的展现出一个公司的人事安排是否能够满足这个公司以后的发展。所以本文就从人事档案的重要的作用开始入手，重点的来分析公司在人事档案建立时候出现的问题，并且提出一些有利于檔案建设的策略，希望能够帮助各个企业快速有效的进行人事档案的的管理和建设的工作。

关键词：人事档案；管理；信息化；策略

众所周知，人事档案在公司选择人才的时候能够提供十分有利的依据，因此在最近的一段时间，人事档案的管理和建设的工作逐渐成为了各个公司关注的重点的内容。因为科技的发展，如今的人事档案已经不仅仅是一些书面的纸质的材料，而是不断的与如今的网络相联系。许多的信息都汇总在计算机上，被统计整理成为电子版的档案。这样不仅可以帮助公司快速的找到需要的档案信息，还能够大大的提高办事的效率，减少不必要的浪费。

1 为什么将人事档案管理进行信息化建设

由于之前的科技还没有十分的发达，所以大多数公司的人事档案都是以纸质化的形式进行数据的统计，汇总和整合起来的。这样的方式需要很长的时间，因为在收集各项信息的时候需要耗费大量的人力来进行统计。在这一个过程中，因为一个小的问题就会造成大量的时间浪费。同时可能由于需要的信息太广，但是人力不足，地域性也会有很大的限制等等这些情况，导致信息收集的不够全面，不能满足以后公司的需要。纸质版的材料需要耗费大量的纸张，在保存的时候也需要一些比较严格的条件，在固定的时间期限内还要进行维护还有检查。一旦遇到一些人为很难控制的因素，比如说洪涝，地震等等，这些纸质的档案一般情况下都会受到损坏，这就很难进行修复。所以为了解决以上的这些问题，同时也防止对公司的发展带来不必要的麻烦，很多公司都开始考虑将人事档案进行信息建设。

其实，利用这种方法是对公司发展的一种推动，因为一旦建立了电子的人事档案，公司无论是从信息的收集还是档案的调取方面都会变得非常的快捷，而且收集的信息不再受到地区的限制，无论是我国的哪一个角落，只要网络能够到达的地方，就能够像面对面一样的收集所有的信息。在人力的使用上也可以大大的减少了，可以将这一部分的人力用于公司其它方面的建设上，就可以起到事半功倍的效果。还有就是有了电子档案，那些纸质的档案就可以随之减少，这样就能够节约很多的纸张，减少了公司在档案建设方面的成本。对于档案的管理方面也是一大改善。本身那些纸质的材料需要大量的时间去管理还有长期的维护，但是电子档案就可以很好的避开这些不足的地方。在网上统一的进行分类管理，既能够节约时间，又能够提高速度，一举两得。

2 人事档案管理逐渐信息化的三个目的

（一）初始目的

因为在进行人事档案的整理的时候，需要进行一些固定信息的收集和整理，比如说是姓名，年龄，职位等等的内容。在进行纸质的整理的时候，一般都是人为的进行收集和整理，这就使得在填写一些信息的时候由于人为的笔误或者在检查的时候不认真导致一些信息的错误。或者在后期的查找的时候很难快速的完成。

但是选择利用信息化的档案就能够解决以上的问题，在工作人员收集信息的时候，按照一定的号码进行输入，这样不仅记录了每一个人员的编码，还能够在查找的时候按照号码进行寻找，极为快捷。在利用计算机进行录入的时候，不会存在个人笔记或者笔误的情况，保证了信息的准确无误。同时公司可以一目了然的看到内部各个人员的考核还有奖惩的情况。

（二）中期目的

在方便档案管理的前提下，尽可能的完善档案的数据库的内容。其实，在公司内部，人事档案是需要各部门之间进行互相的交流的。所以，在借助互联网的人事档案的管理上，公司可以建立一个专门的档案的数据收集中心，把各个部门整理出来的档案都汇总到这个数据中心，无论是哪一个部门都可以进入寻找需要的信息。这样做的目的就是节约时间，提高效率。因为之前各个部门之间的交流十分的缺乏，所以档案信息的管理就会很被动，当需要其它部门的信息的时候需要经过层层的许可，浪费很长的时间，才能够拿到自己需要的信息。还有一个最为重要的目的，就是公司在进行档案信息的收集工作的时候，由于人员的数量比较多，而档案信息收集的工作人员却很少，这就导致这一项工作耽误的时间很长，并且在进行计算机输入的时候人们等待的时间也会很长。所以公司采取了一些比较有用的策略，那就是可以先把需要进行记录或者输入的信息拍照存储，这样就不需要很多人的排队等候，也加快了录入人员的速度。

（三）终极目的

因为现在的档案信息的录入还是有一些漏洞，常常会因为信息的少录而浪费时间，所以公司尽可能的把人事档案和网络相联系，减少工作中的疏漏。

3 人事档案管理的现状

（一）人事档案不够隐秘

因为我们国家对于人事档案的使用是有严格的要求的，那就是档案不允许个人来查看或者保管，无论是不是自己的档案。但是事实上，在公司里的档案由于管理方面存在一些问题，所以很难保证档案能够严格的保密。这就使得人事档案不够隐秘，很难达到国家的安全标准。

（二）管理制度改革难以满足人事改革

因为现在的公司十分缺少一些技术人才，所以在遇到适合的人才的时候会尽可能的简化档案方面的手续。但是我们国家在档案管理方面因为存在一定的制度制约，所以企业在这个时候往往不能够按照自己的程序来处理。这就导致企业常常会损失一些人才。

（三）企业的管理者对人事档案的管理不够重视

因为对于一个公司的管理者来说，最为重要的是公司的利润是不是提高了，只要档案的管理不会对公司造成损失，就不足以引起管理者的关注。所以很多企业的领导对于档案的管理人员的要求就是，档案保证能够完好无损，不丢失，不损坏就足够了。由于领导者的忽视，所以没有对管理档案的人员进行过定期的专业的培训，所以档案的管理的人员由于缺少一些相关的管理经验，同时也没有基础的能力，所以常常会出现一些很不专业的问题。由于管理者的不重视，所以公司也很少会在档案的管理方面投入资金的支持，所以人事档案在管理的时候常常会因为环境的不合适以及条件的严苛造成一些意想不到的损失。

（四）人事档案造假现象出现

一个人的人事档案是追随一生的，因此必须保证它的真实性。但是，因为现在很多人在面临巨大的社会竞争的时候，为了满足自己的私利，就会对人事档案进行造假。一旦对档案进行优化，就会产生许多以前没有的好处，这就是档案造假对人的吸引力。但是这些行为都是违法的，严重的损害了周围人的利益。

4 如何完成人事档案管理信息化的建设

（一）建立人事档案管理信息化的建设队伍

我们对档案进行信息化的管理的最终的目的就是为了促进员工的进步，所以想要完成这一项任务，就必须要建成一个专业的档案信息管理的团队。无论使用什么样的信息收集的方法，进行操作和控制的也只能是人，所以人的作用才是决定整个档案的信息管理过程的关键的影响因素。企业要定期的对这支管理队伍进行专业知识的培训，保证每一个人都能够对档案管理工作熟悉的进行管理。只有管理的人员的能力增强了，档案信息的收集才能够更加的快速和完善。

（二）加大人事档案管理的投资力度

档案的信息化管理工作是一个比较复杂的过程，所以就需要耗费大量的人力和物力，因此企业在进行这一工作的时候，要保证资金的充足。单位可以直接投入资金作为成本来完善本企业的档案的信息收集工作，也可以去寻找外界的资金，来加入到档案的管理工作中来。只有以资金作为基础，档案的信息化才能够逐步的开展，技术才能够不断的改进，工作人员的能力才能够得以提高。其实，想要减少资金的投入也是可行的，但是必须要寻找比较合理的办法，或者也可以吸引一些这方面的人才来帮助公司进行成本的缩减。同时提出一些新的想法，促进公司的档案管理的发展。

（三）实现人事档案信息“三化”

以上所说的“三化”主要就是以下的三个内容

第一，就是专业化，档案的信息收集的工作人员一定要有比较专业的能力，保证自己所整理的档案能够真实和完整。

第二，就是网络化，现在的档案收集都已经不再是以前的纸质的了，而是利用现在比较发达的互联网来进行的。

第三，就是数据化，档案已经不再仅仅是纸上的一些图片，文字，而是逐渐的成为网上的数据形式。我们目前比较常见的数据库就可以成为档案信息管理的一个体现。

总之，公司在进行人事档案的管理的时候不仅要和现在的一些发达的科技相互联系起来，还要对工作人员的基本的素养和专业的能力进行定期的培训，这样才能够保证自身企业的档案管理更加的完善，优化。公司要尽自己最大的努力将新的方法和技术运用到档案的信息管理上去，把工作人员作为发展的中心环节，在成本上尽可能的提高，给与档案管理工作较为适合的环境和条件。还要培养和建立一个专业的档案管理的团队，提高他们的管理水平，在之后的信息的收集，歸纳和整理的时候能够满足公司的需求。

参考文献

[1]宁.人事档案管理信息化建设的策略探讨[J].办公室务.2012，37（11）：106.

[2]周喜强.推进人事档案管理信息化建设的思考[J.山东档案.2011，21（3）：13-14.