金融档案管理中存在的问题及对策

姚永红

摘 要：金融档案就是金融类企业、机构关于金融活动的业务档案，其记载了金融活动开展的各类信息，具有很大的作用。金融档案管理对于相关工作的开展具有基础保障作用，不仅可以提供各类信息数据，还能够为未来规划指明方向。从当前的实际情况来看，在金融档案的管理中，存在的问题不少，亟需引起重视。本文就对当前存在于金融档案管理中的一些问题做了简单分析，然后提出了几点加强金融管理工作的建议措施，希望可以给相关人员一些参考帮助。

关键词：金融档案；管理；存在问题；建议措施

2015年5月5日，我国正式颁布了《金融企业业务档案管理规定》（以下简称《规定》），这是我国第一个专门针对金融业务档案管理的指导性、规范性文件。在《规定》当中，对金融企业业务档案管理的基本原则、内容要点以及实施方针都做了详细的阐述，对于企业金融档案管理工作具有划时代的意义。因此，在开展金融档案管理工作时，就要严格依照《规定》的具体要求执行，将档案管理工作落到实处，使其发挥出更大的作用。

1 金融档案管理中表现出来的一些问题

1.1 不重视金融档案管理

在具体工作实践当中，表现出来最明显的问题就是对金融档案管理工作的不重视。长时间以来，对于档案管理，很多管理人员，包括部分领导，思维意识都还停留在以往的固定观念里，认为档案管理就是文书资料的收集保管，没有什么技术含量，也没有什么太大价值。放在以前，这种观点可能还没有太大的问题。但是随着时代的发展，尤其是大数据技术、互联网技术的不断发展，档案所承载的信息便具有了更大的价值。通过管理活动发挥出档案的价值，可以增强企业在市场中的竞争力。然而当前在金融档案管理中，不重视的问题较为明显，能够认识到其重要性的仅仅是少数。

1.2 管理水平不高

从目前的实际情况看，不少企业在金融档案管理中的管理水平并不高，主要表现在以下几个方面。第一是金融档案管理人员往往是档案管理专业的人员，他们只是懂得档案管理，却不懂得金融，因此无法从金融档案中发现和企业金融活动相关的信息，这样就降低了档案管理的效果。第二，金融档案管理不规范。在《规定》中，对金融档案管理的原则提出了一些具体的要求，比如《规定》第十三条就指出：金融企业业务部门应该根据规定，将档案材料统一整理、立卷，定期转移档案部门进行集中管理，并做好归档交接手续。但是在实际中，部分企业在金融档案归档上并非是集中进行，往往是分散的。而且在归档交接手续的办理上也不及时、合理，存在问题。

1.3 档案管理不够先进

时代在不断发展进步，各种新技术、新设备、新方法不断涌现，对于各行业的工作发展都起到了显著的推动作用。然而从金融档案管理的现况来看，其整体管理工作还不够先进，仍然在使用传统老旧的方法管理档案，如此一来自然管理效果就不会高了。具体而言，一是管理理念不够先进，多数企业在金融档案管理中还是局限在“只管不理”的模式下，导致金融档案未能发挥出自身的价值作用。二是管理设备缺乏，不少企业中，档案管理几乎就是档案架，将档案分门别类码在档案架上就算完事，缺少一些先进的设备进行档案保管。比如缺少温湿度检测设备、火灾防控设备等等。三是管理工作未能实现数字化与网络化。互联网+已经是大势所趋，各行各业都在与互联网接轨。然而金融档案管理工作还未能全面实现网络化，从而造成不少管理环节还需要依靠大量人力进行，最终的效果不是很高。

2 金融档案管理的建议措施

2.1 加强重视，奠定金融档案管理基础

想要金融档案管理工作取得预期中的效果，那么就应该对此项工作形成足够的重视，从领导到管理人员，上下一体，努力做好相关工作。首先，企业分管领导和金融档案管理人员应该对金融档案本身的价值形成足够的认识，弄清楚档案管理和企业业务开展之间的相互关系，从而在思想上重视起相关工作，进而确保能够在金融档案管理中全身心投入。其次，要做好制度方面的制定。金融档案管理离不开制度的规范约束，因此在重视起这方面工作的基础上，还应该对相应的管理制度进行完善，从而为金融档案管理建立制度基础。最后，要做好管理计划的编制。在开展金融档案管理工作之前，应该结合企业的实际情况，制定针对性的档案管理工作计划，尤其是要对档案归档、整理等方面，要详细制定计划，指导工作开展。

2.2 遵循《规定》，提高金融档案管理水平

为了最大程度提高金融档案管理的有效性以及管理水平，则必须要严格遵循《规定》的具体要求开展相关工作，尽可能提高管理水平。第一，要组织管理人员学习《规定》，了解尽让档案管理的具体要求和主要内容，确保管理工作能够符合当前的实际要求。同时，还要组织档案管理人员进行学习培训，让他们掌握金融业务方面的一些知识技能，并达到一定水平，构建一支双能型的队伍。第二，要严格依照《规定》执行金融档案管理工作。具体而言，企业应该将《规定》作为金融档案管理的蓝本，同时再结合实际情况补充一些符合企业金融档案管理现状的制度，从而推动档案管理的发展进步。比如，为了让各部门协调配合金融档案管理，就可以依据《规定》第六条：各相关业务部门应配合档案部门组织实施管理工作。由此便可以强化执行，协同其他部门进行档案管理。第三，要做好档案管理的监督检查，可以阶段性对金融档案管理工作进行审查，发现其是否存在違规，抑或是存在遗漏。发现问题则要及时指出，并且监督改正，尽可能减少档案管理的错漏，提高管理水平。

2.3 提高技术，促进金融档案管理现代化

为了顺应时代发展，金融档案管理工作需要提高技术，形成现代化的管理格局。第一，要建设现代化的档案管理室，不仅要实现现代化的储存设备，更要建立档案数据库，将纸质化的档案信息录入到数据库中进行储存保管。另外，还要完善其他设备，如温湿度检测、数据库安全检测、防盗报警装置等等。第二，要结合互联网，构建网络化的档案管理渠道。比如在档案的收集整理上，就可以构建起网络渠道，借助智能设备实现档案的传递，从而省去人工收档的繁琐。同时也可以借助智能设备将纸质化档案录入到数据库之中，减少了档案管理人员的工作。第三，要注重信息挖掘。通过数据挖掘技术对金融档案中隐含的各类信息进行挖掘，归纳出内涵规律，从而用于指导后续金融业务活动的开展，发挥出档案的作用。

3 结语

在金融档案管理工作当中，还是存在一些问题，致使金融档案的作用并未发挥出来。在这样的情况下，就应该对其形成足够的重视，认识到金融档案管理的作用所在，制定制度和工作计划，同时要依照《规定》严格执行管理工作，提高管理水平，最终要使用现代化技术，发挥出档案价值。

参考文献

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