行政办公室档案管理规范化的对策分析

王敬文

摘 要：结合实际，重点探讨了行政办公室档案管理规范化的对策。

关键词：行政办公室；档案管理规范化；对策

1 前言

自改革开放以来，我党立足于全心全意为人民服务，并加大了服务型政府建设，对行政各项工作进行了调整和优化。办公室作为行政工作的基本部门，主要负责档案管理、信息上传下达等工作，工作内容较多，且占据十分重要的地位。但是当前档案管理工作由于各部门之间缺少沟通和交流，出现了各自为政的现象，无法将资料有机整合到一起，在一定程度上增加了档案工作开展难度，且效率较低，缺乏规范性，不利于行政办公室各项工作的开展。因此加强对办公室档案管理规范化对策的研究具有积极的借鉴意义，能够帮助我们正视该项工作的同时，还能够注重细节工作，提高管理规范化水平。

2 档案管理概念

所谓档案管理，主要是指档案的收集、整理及保管等活动的总和。就本质来看，档案管理工作是一项管理性、服务性及政治性工作，在整个管理过程中，它不生产物质财富，主要负责各个部门历史文件管理工作。同时档案管理并非独立性工作，渗透至社会管理系统中的各个环节，为社会实践工作提供服务和支持，这也是区别于其他工作的主要特点。目前，我国档案管理工作尚处于发展阶段，整体管理水平还有待提升，需要我们给予更多的关注，并加大研究力度，从根本上实现档案管理制度化、规划化发展目标。

3 档案管理规范化的重要意义

加强对档案的规范化管理是一项具有现代意义的工作，特别是在信息时代下，檔案中蕴含着的大量资料信息，也是以往工作的总结，能够为行政办公室未来工作提供更多依据和支持。具体来说，规范化管理的意义表现在以下几个方面：

第一，顺应时代发展趋势。新经济环境下，市场经济、新理念等外部环境发生了根本性变化。而万物发展规律证明了应时而谋、因势而动、顺势而为，才是持续、稳定发展的基本规律，只有顺应时代发展，反思自身存在的不足，不断革新自身理念、处事方式，才能够获得长足发展。档案管理工作作为行政工作的一部分，记载着行政工作的过往，具有较强的参考意义，落实好该项工作，是行政工作顺应时代的具体表现。

第二，提高服务中心管理水平的具体表现。档案管理是行政办公室的主要内容，具体来说，就是档案人员对以往工作相关的资料等进行整理、归档，并帮助行政工作发现其中存在的不足及问题，采取针对性措施，加以调整和优化，不断提高行政服务质量。同时，档案管理作为行政文化建设的基本内容，对于树立良好政府形象具有积极地推进作用，最为关键的是能够通过对档案资料的充分利用，对职工进行绩效考核，实现对职工的全面、具体化管理，从而真正意义上落实行政现代化管理目标。

第三，有利于行政事业持续发展。管理工作贯穿于行政服务工作全过程，档案管理作为其中的一部分，通过行政工作的历程、经验等资料进行回顾和整理，能够总结其中的经验。

4 提高规范化水平的措施

现阶段，规范化管理是行政服务中心新时期发展的必然要求，其不仅体现在制度、管理等方面，还表现在管理方式及人员培训等更为具体的方面。因此笔者结合多年工作经验，建议该项工作可以从下列方面人手：

4.1 重视规划管理，完善管理制度

目前，我国正处于市场经济转型阶段，人民群众对于行政服务质量提出了更高的要求，而作为影响质量的主要因素，档案管理工作规范化水平成为实现上述目标的重中之重，只有真正落实了规划化管理目标，才能够为档案管理工作提供保障。具体来说，行政部门领导作为―个部门的组织者和引导者，要从自身人手，树立新型管理理念，重视档案管理工作在整个行政服务中心的积极作用的发挥，并经常过问该项工作实施现状，适当增加人力、资金等方面的投入，为该项工作的有序开展保驾护航。

制度具有根本、长期等特点，是档案规范化管理的关键。因此在档案规划管理工作中，我们要充分利用制度手段，约束和限制不规范行为。在实践中，要立足于部门发展新目标、新形势，将制度完善工作列入到重点工作列表当中，对现有档案制度中存在的不足和缺陷进行完善，及时取消不合理内容，并在此基础上提出相应的内容，形成系统化制度体系。

4.2 强化管理体系，保证信息真实性

笔者认为针对档案规范化管理工作，我们在开展工作中，应进一步完善档案管理体系，实现对档案工作的统一管理，形成合力，重视对该项工作的协同体系建设，将各个部门整合到一起，共同构建联席会议制度，将该项工作拓展至领域、部门及环节全过程，特别是要重视人员能力建设。21世纪，知识更新速度远远超过我们的想象，只有掌握新知识、新技术，才能够更好地担任这份工作，继而实现对档案资源的深度挖掘，提高信息资源利用价值。值得注意的是，不同于其他信息，档案信息资源具有保密性特点，需要我们对管理人员进行保密知识教育，保证管理人员的综合素质能够与时代发展趋势相契合。新时期下的档案管理人员要转变工作风格，由原来的等、靠、要被动状态转变为主动与其他部门保持非常密切的联系，能够在第一实践收集各类资料信息，做到认真检查和核实，科学归档并保存，从而确保信息的真实、可靠性。不同于传统时代，如果一味坚持传统方式无法全面反映行政事业发展历程，且信息价值也无法得到最大限度的发挥。因此档案人员应立足于社会发展现状，扩大档案资料收集范围，无论是业务、还是职工都应成为其中的一部分，促使档案规范化工作能够改进行政工作，从而为进一步挖掘行政工作资源创建良好的平台。

4.3 构建网络体系，规范档案利用

现阶段，信息技术与我国行政工作的深度结合，电子政务应运而生。在此基础上，行政工作信息化、现代化建设已然成为现实。目前，笔者所在行政服务中心基本实现了网络服务系统，为档案管理工作提供了技术保障。同时在计算机飞速发展趋势下，档案网络化将会得到了进一步推广和普及。但是信息化水平尚未达到预期的目标。因此服务中心应坚持与时俱进，积极引进先进信息处理技术，邀请专业技术人员，结合服务中心的工作特点，构建针对性的网络服务体系，提高档案管理规范化水平，促使档案资料收集、整理及归档等工作都能够按照既定的要求进行，从而有效提高管理有效性。为了加快档案规划化管理进程，我们要明确认识到培养技术人员的重要性，促使其能够兼顾档案与技术操作等专业知识，在系统出现问题时，能够及时解决问题，确保系统始终处于健康运行状态当中。更为重要的是，我们还需要与政府其他部门建立合作关系，构建网络化管理体系，实现信息共享及传达，以此来适应服务型政府发展需求。

档案管理工作的终极目标是发挥其保存及应用价值，为社会实践提供借鉴和参考。只有开发和利用档案的应用价值，才能够为行政工作水平的提升做出更多贡献。因此在行政服务中心内部，我们应在现有档案基础之上举办档案展览等活动，充分发挥档案资源的社会宣传功能，将静态的档案转变为动态的资源，以此来引导职工能够树立正确档案规范化理念。

5 结论

根据上文所述，随着社会不断进步和发展，档案管理的时代意义及社会效益越来越突出，然而当前档案管理工作不够规范，使得档案信息的利用价值大打折扣。本文在档案管理工作概念基础上，分析和研究了档案规范化管理工作对于服务中心的重要意义，从网络层面、档案资源利用等角度提出了相应的建议及对策。在此基础上我们也能够进一步明确档案管理工作的内涵，在日后工作中逐步重视该项工作，并构建立体化工作体系，从而促进我国行政事业的改革及发展。