行政事业单位往来款存在的问题与管理

■梁 爽 吴望玲

行政事业单位往来款存在的问题与管理

■梁 爽 吴望玲

行政事业单位往来款是行政事业单位在经济业务活动过程中与其他单位或本单位个人发生的临时性待结算的款项。往来款在会计账目中占有重要地位。管理好往来账，能避免单位资金长期占压，及时收回债权，按时归还债务，减少坏账，加速资金周转，合理调配资金，防止国有资产流失。

由于各种原因，行政事业单位往来款存在一些违规问题和管理漏洞。有的单位往来款核算不能严格执行《行政事业单位会计制度》，存在管理不到位、清理不及时、核算不规范、违规使用往来科目等情况。这些问题的存在势必造成单位会计信息失真、会计核算不准确、很容易形成呆账、坏账和舞弊行为的途径，造成国有资金流失等许多弊端。

一、行政事业单位往来款核算和管理存在四个主要问题

（一）管理不到位。有的行政事业单位在往来款管理方面存在疏忽或漏洞，缺少内部牵制和复核，往来账制度管理不健全。发生应收应付款的审批手续制度不严，没有做到定期与相关单位核对往来款的发生额。长此以往造成往来款账目不清，债权债务账账、账据、账表不符。

1.出借资金疏于管理形成呆账。出借资金形式主要有本单位人员个人借、有关部门单位之间借、下级与主管部门之间借。若单位领导和财务人员责任心不强，对往来款管理松懈，不及时收回出借资金，久而久之便形成坏账。如某局机关向下属单位累计借款67万元挂往来科目，实际借款早已有账无资金，资金已被机关经费超支挤占。

2.单方调增或调减往来账项形成账账不符。往来款挂账单位之间的金额不一致，使单位与单位（个人）之间，单位与上下级单位之间的往来对不上账，形成债权或债务不实。如某局机关账反映应收下属某单位45万元，而下属单位账上反映应付局机关款项195万元；又如某局利用单位内部的上下级关系，转移资金到下属单位，局财务列“拨出经费”科目，下属单位列“与上级往来”科目后次年报销了局机关费用，使往来账成了滋生腐败的温床。

3.交接不清形成呆账。领导及会计人员调动交接工作时，有的新老领导及会计没有详细了解、分析往来款项的真实情况，仅对账面数进行移交。有的单位领导及会计继任者，不愿承担前任留下来的遗留问题，不采取积极措施进行处理，致使离任者任期内的往来事项成了历史遗留问题，并且形成时间越长越难理清的恶性循环。该现象也可能会掩盖离任者任期内自身或所在单位的职工及往来的有关单位存在的个人问题，从而得不到及时的纠正和处理。如某局长期挂已不存在的单位往来。应收未收某甲公司41万元、某乙公司28万元，应付未付某丙公司6万元等。

（二）清理不及时形成长期挂账。有的行政事业单位只挂账不清理，旧账未清又挂新账，不及时收回出借资金，呆账死账挂往来又没有及时账务清理。旧账不清理，久之成坏账。如对于某些因为对方单位破产以及责任人逃逸等行为导致的死账和呆账，有的单位没有采取有效的处理措施，导致单位遭受较大损失。还有的单位购买相关物资借款、个人因公等借款，如果出现个人借款、外单位借款后不讲信誉，对还款的时间一拖再拖，若清理不及时，就会使得部分款项无法收回。又如几年之前，有些单位请的临时司机为了出行方便借了周转金，但司机离开单位后借款却一直挂账，有的解释是因司机没及时报账就离开或因司机当时未取得发票无法报账等原因。又比如：某镇财务由于货币资金未能定期与银行对账，镇财务账的银行存款与银行对账相差额没有及时查找原因，未达账款项一直挂应收款。

（三）往来款核算不规范。有些行政事业单位往来款核算主体不够明确，会计科目设置和运用欠规范，核算不及时，随意性大，内容复杂，金额过大、笔数过多、挂账时间过长。

1.竣工使用工程项目挂账未及时结转固定资产。有些单位工程项目早已竣工并使用，仍在往来科目中挂账，有的基建款已付清，不开票结算，未及时结转固定资产，造成资产管理不善、账实不符，增加了国有资产流失的风险，还造成税收流失以及给腐败分子提供了土壤。如至审计时某镇机关往来账仍挂2010年以前早已竣工的工程项目款28万元，未及时取得工程发票作账务处理。审计时还发现至今还有几个局已竣工并使用多年的办公大楼，仍有上百万挂往来账未进行财务结算并及时转固定资产。

2.同一核算主体多处挂账。将同一个单位同一户头的往来既挂应收款项又挂应付款项。如某镇机关将收回原借支款项挂应付款，造成应收款及应付款同时挂某财政所6万元。

3.往来账年底借贷方余额与正常规律有悖。出现应收款项余额为贷方，应付款项余额为借方，不核实原因进行财务处理，不能真实反应资产负债情况。如某乡年底余额应收款工办为贷方1万元；而应付款教育经费为借方7万元。

4.往来款项明细核算不清，账账、账实不符。有些单位财务人员对本单位往来账户不熟悉，平时缺少对往来款项的管理，账务处理时，不按业务内容记账，导致明细账户之间对应关系不正确，入错户头；有些甚至没有设置明细户，只在心里记了一本“记性账”，时间一长，使往来账越来越乱，造成账账、账表、账实不符。如：某镇财务“暂存款”“暂付款”均设置明细户“综合户”，挂账笔数过多，内容复杂，累计余额金额过大，平时没有及时清理，加上财务人员更换，该“综合户”科目累计余额是什么款项已说不清、道不明，成了一个糊涂明细账户。

（四）违规使用往来科目。往来科目使用管理不严格。如收入支出挂往来账，导致单位收支不实，很容易形成行政事业单位舞弊途径。

1.将专项资金挂往来账。使挤占挪用专项资金等违纪问题趋于隐蔽。有的单位将上级拨入的专项资金或上级主管部门奖励款、返还收入款项等，不通过“拨入经费”、“上级补助收入”等科目核算，直接挂往来“暂存款”科目，有的在往来账直接列支，有的不及时拨付给相关项目部门和单位，造成专项资金长期挂往来账。如：工程建设项目当年未使用完的资金或已完成项目的结余资金、各种专项补助资金等。造成这些资金被单位日常经费开支挤占或闲置与浪费，致使专项资金没有发挥应有的效益。如某乡机关账有两年以前专项资金28万元未及时下拨使用。

2.将其他收入列代管资金挂往来账。缩小收支规模，逃避财政部门集中管理，违背“收支两条线”的相关管理规定。如有的单位将资产租赁、捐赠等其他收入转往来，直接冲减支出，没有向财政申请就随意开支。

3.将应缴财政款挂往来账。有意隐瞒、挪用或滞留上缴财政收入。有的单位将应缴财政规费收入、罚没收入、违规收费等款挂往来，有的直接冲减支出，不及时上交财政。

4.将应纳税收入挂往来账，导致税收流失。为了偷逃税款隐瞒收入，把收入列往来科目，有的直接冲减支出。

5.利用往来账调节部门预算资金和转移预算资金，导致收支和现实情况不相符。利用往来空转税收虚增收入，随意调节财务收支“平衡”预算，虚列或少列支出。如年终决算，某镇利用往来账“平衡”预算，将预算超支部分转到往来科目先行挂账，来年再列支。而某乡借助往来科目实现预算结余资金的转移和收支平衡，将虚列预算支出挂往来转移到下年列支，减少当年经费结余，主要目的就是防止将结余资金纳入到下一年度的预算当中。

6.利用往来科目套取资金，造成单位会计信息严重失真，使往来科目为套取财政资金提供了便利。行政事业单位目前已实行国库集中支付制度。由于规定了“预算单位零余额账户的用款额度年终无余额”，常常导致某些具有较大结余资金的零余额账户单位年底突击花钱或者将资金余额转出账户。如有的单位利用某单位或者个人借出零余额账户结余资金挂往来科目，或以采购物资设备为名，以预付账款方式将资金转出账外。

7.利用往来账将收入成本挂账、潜盈潜亏挂账，造成盈亏不实等现象。如有些经营性质的行政事业单位，当经济效益不好时人为调增利润，有的通过虚开发票虚增收入虚增往来账等手段虚增利润；有的将生产成本不进行财务处理挂往来账；有的将已无法收回的债权挂账，形成潜亏挂账等。而当经济效益较好时人为调减利润，有的为了少交税或平衡收支或为下年留“口袋”，把收入挂账、把虚列的费用、加大的成本挂账；有的已无法支付的债务不进行财务处理挂往来账或直接在往来账户使用，形成潜盈挂账。

8.利用往来调控债权债务年底总余额。会计报表不能如实反映单位真实的债权债务财务状况。有的单位人为混淆债权债务科目使用。债权列债务科目、债务列债权科目。如某镇将借款直接列“暂付款”贷方，次年归还借款时直接列“暂付款”借方冲销借款。人为造成往来账明细户年底借贷方余额与正常规律有悖，出现应收款明细户余额为贷方，应付款明细户余额为借方，目的是调控债权债务年底总余额。

二、行政事业单位往来款管理存在问题的原因

行政事业单位往来款管理出现问题的原因是多方面的，既有管理因素，也有机制不健全的原因，主要有五个方面：

（一）单位领导对会计工作重视不够。一是有的单位领导没有把往来款的管理当成一项重要工作来抓，对往来款管理松懈，风险意识淡薄；二是有的单位领导缺乏责任感，只管批借不管及时清理。三是有的单位前后领导交接时通常对财务工作重视不够，前任领导一走了之，后任领导不理旧账，对前任遗留的债权债务不闻不问，更不愿意采取措施去清理，使本该处理的一些往来款项得不到及时处理，长期挂账无人问津，最终形成不合理的往来款项。

（二）内部控制环境较差，财务制度不健全。有些单位往来款的监督管理制度不健全。有的既无内部控制制度，又无管理措施，更无责任落实到人，从而形成监管空白或不到位；有的对相关制度的执行缺乏力度，只是依靠国家出台的相关资产管理制度和往来款管理制度对单位的往来款进行管理，未根据本单位的实际情况来制定管理细则，缺少会计核算方面的具体要求，缺乏相应的控制政策及控制程序，使财务人员在业务处理时无章可循，产生财务管理上的漏洞，最终形成不合理往来款项。

（三）会计基础工作较薄弱，会计核算不规范。一是有的单位财务人员非专业技术人员，有的还是兼职人员。也有不少单位财务人员不稳定经常更换财务人员，导致会计基础工作薄弱。二是有的财务人员工作原则性、责任心不强，不能认真履行会计核算监督职能，不严格按财务规定执行。科目使用不正确，操作失误形成错账，记账不规范，账务处理不正确，账目前后不衔接，债权债务无法查清。三是有的单位疏于对往来款管理，只管付款记账，不能及时清账，没有定期与相关单位核对往来款发生额，给今后清理和催款带来一定困难。四是有的单位财务人员遇到问题与领导不及时沟通，又无处理举措，没有及时提醒单位领导清理往来款项，使业务处理衔接不上，导致往来款挂账余额越滚越大。

（四）法律意识不强。有的单位将收入、专项资金挂往来，掩盖资金真实用途，逃避财政部门和税收部门的监管，达到截留财政资金的目的或作为违规调节资金的工具。

（五）监管不力，整改效果不理想。一是由于往来款的很多业务不是直接地表现为敏感财务指标，并且往来账的项目杂乱、内容复杂、时间长，财政审计等监督部门在开展检查时，往往忽视往来款的审查。二是监督部门对不合理往来款项提出的一些建设性意见和要求，有的单位重视不够，听之任之，仍然我行我素，使整改效果不理想，不合理往来款项依然得不到有效清理。

三、改进行政事业单位往来款管理的措施建议

针对行政事业单位往来款管理中存在的问题和原因，审计建议从以下四个方面加以改进。

（一）进一步加大监管力度。

一是财政审计等部门加强监督，对会计信息质量不定期进行抽查，把往来款纳入必查范围，加大检查力度严格监督。二是对往来款项发现的违规违纪行为，根据相关的法律法规进行严肃的处理。对未及时清理和整改的单位采取有利措施，使领导和财会人员认识到此项工作的重要性和严肃性，并及时纠正问题。三是将行政事业单位往来款项，尤其是单位应付款项纳入国库集中支付，由财政主管部门和会计核算中心审核监督。规范资金使用管理，将款项交付收款人时，通过财政直接支付和财政授权支付。

（二）完善有效内部控制制度。从制度机制上完善往来款的管理监督，将往来款的管理纳入制度化建设之中，使会计管理工作的程序、方法、要求等制度化、规范化，保证有章可循，有据可依，规范有序。通过规范收支，完善内部管理等措施，防止增加新的不良债权债务。

1.制定财务管理责任制。一是建立相关的债权债务责任追究制度。把单位“一把手”作为第一责任人，经办人、审核人纳入年终考核。对以后新增的债权无正当理由产生坏账损失的要追究领导及当事人责任。财务检查被查出违规违纪行为的，要追究单位领导和财务人员相应的责任。二是建立往来账款的责任管理制度。要明确工作责任，履行好审批手续。往来资金谁核准、谁经办的就应由谁负责处理，做到责权统一。当事人应该对往来资金的发生金额、事由和结算时间等的合法性、真实性做出承诺，并承担相关责任。三是将往来款项作为单位主要领导、财会人员变动移交的重要内容，从而划清责任，增强领导干部、财会人员的责任意识和自律意识，促进依法行政。

2.健全管理制度，加强内控制度。一是健全对往来资金的审核制度。对往来资金的审核管理从往来款项的源头严格把关。领导和财务人员应及时核实产生债务关系和债权关系是否确实存在，确认和核准往来款项的事由、发生地点、发生时间、收款、付款主体、款项经办人员、往来款方式、往来款内容和金额等。每笔往来款在发生之前，单位应考虑此笔往来款在何时才能收回，应付账款在何时才能偿还。二是建立健全财务管理制度，加强往来款项动态管理。制定适合本单位的收支管理制度、资产管理制度、资金管理制度、往来款管理会计制度、往来资金的定期清理制度、债权债务责任追究制度等来规范单位的财务管理。杜绝将收入、专款等挂往来现象。三是建立层次分明、职责明确的会计人员岗位责任制体系。以责定权、责权分明、严格考核、有奖有惩。

（三）增强责任感和法制观念，把好会计核算关。一是加强对单位领导和财务人员的财经法规培训，选用原则性强、素质高的会计人员上岗，提高单位领导和财务人员的责任意识和整体素质，杜绝“新官不理旧账”现象。二是财务人员应严格遵循会计核算原则，按照有关会计准则、财务制度和会计制度的要求规范会计核算。客观真实地记录和反映各项财政财务收支情况和结果，克服随意性。往来账款发生后，做到入账及时准确、核算规范、清理有方、管理有力、注销审慎，确保会计信息的真实性、完整性。

（四）全面清理债权债务，制定清理核销办法。一是查清往来款来龙去脉。单位应确定专人负责往来账款的管理和清理。可以采用发函、询证、检查、核对对账单等形式，有针对性的查账核实债权债务。核准数字、查明原因、分清责任，查清往来款的发生事由、发生金额、发生时间、审批人和经手人等详细的情况。如何采取积极有效的措施控制应收账款的回收时间和额度，定期和对方单位核对应收账款的数额，定期进行函证，定期对单位应收账款的可回收性给予一定的评价，及时组织催缴和清算。也可通过设计和填报各种表格，随时掌握单位往来账款的动态情况，做出往来账款分析报告，送交单位财务负责人和单位领导，以便于他们参考、决策。二是对往来款进行处理和落实。应按往来款项的性质逐笔地予以归类，根据每笔往来款的内容和性质，提出不同的处理意见。对于应该付出的付；对于可以收回的往来款项，要加大催收力度，切实做到应该收回的收；对于不属于往来款内容的收入支出，要分析原因作针对性处理，该作收入的作收入，该上缴财政的上缴，该列支的列支，该形成固定资产的要形成固定资产；对于多头挂账的，同一户头既在应收款中挂账又在应付款中挂账的，经核实为同一对象的应相互冲销，对冲后的余额视情况保留在应收款或应付款某一个科目上；对于同一户头在相同往来款中多次挂账的，应合并账务；对于债权挂账时间长的，应该和对方续签债权认证书，让债务方确认债务金额，防止时间长久，失去法律时效；对债权中应该核销的坏账，要分析原因，并按规定程序报经财政部门审批后及时进行账务处理核销。

（作者单位：奉新县人民银行、奉新县审计局）