浅谈医院档案的管理和利用

孟晶

摘要：档案保存的目的是为了提供利用。利用是为了查找有利用价值的凭证和依据。开发和利用档案信息资源，是为了使档案在工作中能更好地发挥档案的利用价值。以往工作中存在着档案利用的传统化和被动服务，直接影响着档案的提供利用，也严重影响着档案信息资源的开发和档案事业的健康发展。档案利用是档案工作的出发点和根本目的，如何做好档案的提供利用，发挥档案的利用价值，本文进行了探讨。

关键词：医院档案；管理；开发；利用

1医院档案管理的特点

1.1医院档案管理具有综合性

当前我国医院档案都是由档案室进行管理，其涵盖的内容较多，存在着各种载体的材料，而且文件的来源具有多样化的特点火，不仅包括各种规定性、政策性和指导性的文件，而且还包括与其他单位往来的文件，一些编史修志的材料也属于档案室统管的范畴。

1.2医院档案具有内容上的专业性

医院作为医疗服务性机构，其业务主要以医疗工作为主，这也决定了医院档案具有较强的专业性特点。医院档案多为医疗工作中产生的，是对医疗工作的真实反映，其所记述的内容具有较强的专业性。

1.3醫院档案管理具有相对的保密性

医院档案具有较强的业务性及保密性，其最终目的是为了能够有效的利用，但当前医院档案开放程度还不高，主要为本院的工作人员提供利用，缺乏深层次的服务。

1.4医院档案管理具有阶段性

由于医院具有较多的行政管理科室，这就使其产生的材料具有明显的分散性，医院为了确保某一时间段内的文件材料具有一定的系统性和连续性，则在档案管理工作中往往会在一定时间内对所形成的文件材料进行整理，这就使医院档案具有一定的阶段性特点。

2医院档案开发利用的具体策略

在医院管理工作中，档案管理作为其中非常重要的组成内容，通过加强医院档案管理工作，可以有效的确保医院工作质量和效率的提升。特别是在当前医院服务模式发生转变的新形势下，医院档案的开发利用越来越受到重视，通过對医院档案的开发利用，可以更加提高医院的业绩和管理水平，为医院健康、有序的发展奠定良好的基础。

2.1加快医院信息化建设

在当前医疗卫生事业快速发展的新形势下，对医院档案提出了信息化建设的要求，通过医院档案信息化建设，可以更好的对医院档案管理进行规范，有利于医院档案管理水平的提升。特别是在当前医疗业务快速发展的情况下，档案作为重要的信息资源，对其进行开发利用变得越发重要。而且医院内电子病因及办公自动化的实现，更加快了医院档案管理信息化的进程。医院档案作为重要的信息资源，其在为广大医务人员提供丰富的信息资源的同时，也为医院管理人员提供完整、可靠的原始数据，为其决策过程中提供重要的参考。这就需要加快医院档案信息化的建设工作，从而打破医院档案利用上的各种局限性，使医院档案更具开放性，确保医院档案服务职能的转变，使其能够更好的为医院的医疗、教学和科研等业务提供优质的服务。

2.2进一步完善医院档案的管理制度

档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出台，但还不能满足档案信息化快速、有序的发展，制约着信息交流的范围和程度直接影响着档案信息化建设的步伐。促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

2.3完善档案信息资源的管理

随着现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛使用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用速度快，具有直观性、选择性、易操作性。

长期以来，医院在档案管理方面往往偏重于病案档案的管理，而对文书档案未予以足够的重视，没有专门的、统一的管理标准，各医院大多数根据自己的理解和实践进行管理，致使各医院档案的整理、收集等工作存在较大的差异，而且具有形式多样的特点。由于室藏结构的科学性和合理性会直接影响到档案储藏的质量。因此，要有针对性地拓宽有价值的档案归档范围，优化室藏档案种类、数量，去粗取精，去伪存真，确保收集和储藏的档案完整、有价值、可利用性。同时，档案集中统一管理，配置信息系统管理设备，把档案资源建设成为综合的信息库，是医院档案发展的客观要求。建立规范制度，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，提高档案管理水平，发挥档案应有的作用，为档案的提供利用创造有利的条件。

2.4提高档案管理人员素质

档案管理工作中对于技术性和专业性具有较强的要求，这就需要配备专业的档案管理人员和档案管理机构。但在当前我国大多数医院中，由于对档案管理工作重视度不够，并没有设置专门的档案管理人员，多是由医院办公室人员进行兼任，这就导致档案管理人员缺乏专业的档案知识，再加之平时培训的进修机会较少，从而导致当前医院档案管理人员素质和管理水平普遍偏低，无法与当前档案管理的需要有效的适应，而且在档案管理工作中缺乏创新意识，不能顺应时代的发展趋势。档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。

3结语

档案管理具有较强的专业性和系统性，特别是对于医院档案管理工作来讲，更需要对每一道程序和每一个环节进行严格把关，进一步对医院档案管理制度进行完善，加快档案管理人才队伍的建设，这样才能打破传统档案利用的束缚，在档案开发利用工作中进行不断创新，使档案更好的发挥出自身的凭证和依据作用，确保档案管理的标准化和规范化，为医院的健康、有序发展奠定良好的基础。endprint