浅谈档案信息资源的开发利用

王文军

随着经济社会的迅速发展，人们对信息的开发利用越来越重视，信息本身也是连接各行业各部门的重要组成部分。档案是信息的一种，档案部门是储存，输送信息的一个部门。因此，开发信息资源包括档案部门，也适用于档案部门。在知识经济的新形势下，大力開发档案信息资源，为社会各方面服务，应该把开发档案信息资源作为档案部门做好档案工作的中心任务和指导思想。

一、档案信息资源开发的含义

档案信息作为一种资源已成为共识，开发档案信息资源服务社会主义精神文明和物质文明的建设已成为档案工作的一个中心课题。这是信息时代的要求，也是档案事业发展的必然结果。

开发档案信息资源就是要在维护党和国家根本利益的前提下，将潜在的档案信息尽可能的挖掘出来、传递出去，发挥其应有的作用。具体的讲，档案信息资源开发是指对档案信息进行加工、整理并将蕴藏于档案中有价值的、适应社会发展需要的各种知识、信息挖掘出来，最大限度的为广大利用者这所利用，以提高档案信息利用效率的一种知识信息整序和传递过程。或者说，是对档案承载的信息进行采集、加工、存储和输出的整个过程，是将档案承载的信息由静态激活为动态，为利用者所接受的过程，是实现档案价值，充分发挥档案信息作用，为社会实践活动服务的关键性的工作系统。档案信息资源开发就是将静态的档案信息经过采集、加工、存储进而转换成动态的信息，最快和最大限度的为利用者所利用的过程。这一概念可以从以下几个方面理解：

1.档案信息资源开发对象是馆藏档案中隐含的信息。这里的馆藏档案是集中了的，经过加工整序的，处于日常保管状态下的档案。这需要实体管理提供相应的保障。当然，这也是档案信息资源开发区别于其他开发的根本标志。

2.档案信息资源开发任务是对静态的档案信息进行加工、处理和相应的信息输出，直接满足利用者的需要。

3.档案信息资源开发性质表现为一种高层次的智力劳动过程。

4.档案信息资源开发系统的整体功能是缩短档案信息的传递时间，广泛、迅速、准确地将档案信息传递给利用者，从而最大限度的发挥档案信息的经济效益和社会效益。

二、档案信息资源开发存在的主要问题

随着科学技术的发展，整个社会的网络化，信息化程度不断提高，人类社会已经进入了一个前所未有的信息时代。在我国，传统的档案信息服务水平明显滞后于时代的发展，远远不能满足人们对信息的需求。核心问题是不能够有效地进行档案信息资源的开发和利用。

1.馆藏结构单一。据有关资料介绍，现在很多档案馆的馆藏档案文书档案所占比例偏重，而科技，专来，声像档案所占比例偏小。这样的馆藏结构，从开发档案信息资源的角度分析，使开发利用档案信息的范围狭窄了。因为社会对档案信息的需求是多方面的，馆藏单一不能满足社会需要的多样性，特别值得提及的是，大量的文书档案中涉及经济内容的较少，因而，使这些档案信息直接服务于经济建设，存在着较大的难度。

2.时间跨度较短。就档案资源而言，大多数档案都是建国前建立的。如一些档案馆历史档案所占比例较小，这就给开发利用档案信息，研究事物动态的发展规律，为经济建设和各项工作服务带来了困难。

3.案卷质量较差。由于历史原因，过去的档案案卷质量不同程度地存在一些问题，质量不高的案卷自然会影响档案信息的开发利用，道理是显而易见的。

三、开发利用档案信息资源的方法和途径

1.丰富并改善档案信息资源的结构，建立档案信息资源保障体系。档案部门要加强档案的接收和征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类，力争建成档案数量充足，内容丰富，结构合理，质量优化并富有特色的档案信息资源保障体系。主要表现在：第一，从档案室来说，要改变单位档案信息资源的分散管理体制，设立综合档案室，集中统一管理本单位的全部档案；第二，从档案馆来说，要坚持馆藏档案数量与质量并重工业的原则，一方面要合理扩大接收范围，另一方面要对接收档案的质量进行控制；第三，要完善档案补充机制，广泛开展档案资源征集工作，要想设法收集散存在社会和个人手中的历史档案资料；第四，要改变馆藏结构中文书档案占主体的单一局面，加大对保存在各单位的专门档案接收力度；最后要加强与专业档案馆，图书馆，博物馆的联系，掌握馆藏情况，协商征集接收其案卷目录，档案缩微品等，实现馆际交流，资源共享。

2.改进和更新档案利用的方法与技术，加强检索工具体系建设，建立档案目录中心。随着档案数量的急剧增加和现代社会对档案利用频繁需求，传统的档案得用方式与方法已不适应档案用户的需要和档案信息加工的需要，因此，档案部门必须大力改变和更新档案利用的方法，并尽可能地使用现代科学技术，特别是计算机技术和现代缩微技术等。目前，各级档案部门的档案检索工具种类单一，功能不全，检索速度慢，效率低的现象存在，加强检索工具体系建设和建立档案目录中心已成为一项重要任务。编制的检索工具应力求符合规范标准，馆藏性，查找性，指导性检索工具应配套，并能把馆藏档案的内容特征，形式特点和储存地点揭示出来。各级档案部门应建立档案目录中心，将本地区，本系统保存的档案资料，通过实体分散，目录集中的方法洪起来，实现档案资源的共享。

3.正视现实，转变观念，拓宽档案信息资源开发利用的服务范围。档案部门要有效的开发利用档案信息资源，首先必须转变观念，树立主动服务观念，开放观念，竞争观念，协作观念和市场观念等五种全新的观念；其次是做好以下四个方面的工作：第一，在继续搞好档案信息资源开发利用工作为机关，团体和企事业单位服务的同时，切实关注普通公民的需要，使档案信息更多的为普通公民所利用；第二，要改变单纯依靠档案部门进行档案信息开发的作法，走联合开发之路，切实增强参与意识，自觉扩大档案部门的社会接触面，根据党和政府各方面的中心工作，结合档案部门实际，有重点的开发档案信息资源；第三，在档案信息的传播手段上，要打破常规，充分利用档案部门信息开发的优势，通过各种有效的传播手段，扩大档案馆（室）在社会公众中的影响；第四，要注重档案馆（室）新的社会功能的开拓，积极主动介入爱国主义，国情教育等精神文明建设活动中去，不断放大档案信息开发工作的社会影响。