信息时代电子档案管理浅析

王昆

现今计算机技术在各个行业中都已经得到了广泛运用，且由于社会生活的扩大化，导致社会实践活动中的电子档案大大增加。电子档案是在信息化水平得到一定程度提高的产物，大大便利了社会生活中的档案存储工作。通过加强对电子档案管理管理，使得现阶段的电子档案管理质量得以显著提升。本文主要分析了信息时代下电子档案的管理工作，以期今后的管理质量和管理水平得以提升。

电子档案指的是在实际社会生活中产生的，具有一定保存价值的，且由计算机或其他载体记录的的档案。电子档案所需要的存储、形成以及管理工作都与普通的纸质档案存储方法具有一定差异，因此，在实际工作中，档案管理人员需要对电子档案管理工作深入研究，有效提高管理质量。

1 电子档案的优点分析

1.1 减少档案管理人员的工作强度

现今属于知识经济时代，现代计算机网络技术不仅为建档归档工作提供了一种快捷便利的管理手段。而且还使得信息利用的途径得以延展，消除了立卷归档工作以及检索查找工作，使得档案管理人员的劳动强度得到有效减轻，从而使得归档工作质量以及检索的速度得到快速提高，并且将文书档案管理人员从简单的手工劳动中解放出来。当文书档案管理工作也实现计算机化之后，就可以将按卷进行的立卷归档工作，改为按件进行的归档整理工作。这样一来，其中较为集中的工作量就可被分散，从而使得立卷管理的水平得到有效提高，继而达到归档管理工作的时效性以及效率性，在检索的时候所花时间较短。

1.2 有利于文件的查漏补缺

以前所使用的文书立卷方法一般遇到文件收集不齐或在漏交归档工作时，要想进行增补缺漏就需要进行重新拆卷立卷。而将其改为微机网络管理的时候，文档需要利用计算机按照文件件数进行归档工作。利用计算机网络技术的好处在于可随时对其中的缺漏处进行查漏补缺，且使得文档不容易产生存积。这时，只需要按一下键盘，就可以对档案目录进行修改，进而达到目的。微机管理的效率高、用时短，可以给档案管理人员节省大量的时间，进而利用这个时间对自身的业务水平进行提高。

2 电子档案的整理、开发、利用

2.1 电子档案的整理

在将存储的电子文件转化为电子存储档案之后，由于计算机可以按照实际需求将电子档案所具备的单份文件进行任何方面的分類组合，从而使其成为自己所需要的案卷。因此，可以看出，案卷这一单位在这个过程中将会逐渐被淡化，取而代之的是文件这个保管单位。电子档案的整理工作主要任务在于对光盘磁介质进行整理，也就是将原来的整理案卷转化为整理光盘磁介质。这种对接收到的光盘数据进行排架、编目，或定期对电子文件保存系统的电子档案进行定期备份，并同时对光盘开展编目以及排架工作。

2.2 电子档案的开发、利用

电子档案所具有的特点决定了电子档案的开发以及利用工作所产生的效果比传统的档案管理工作更方便，且效率更高、实用性也更高。首先，是对开发平台进行有效选择。电子档案管理系统的目标是将各管理单位所收录的数据利用网络将其连为一体，从而使得数据资源共享程度更高。依据这种情况，应该选用分布式数据库管理系统作为系统的开发平台，并且，在档案管理单位中可建立相关的数据库，使得本地数据可上机直接存取。这样一来，既对活动经费进行节约，也使得各单位之间互访数据的便捷性更高。其次，是对硬件的要求。各个档案管理单位由于每天都要处理大量的档案信息，且需要进行数据之间的互通，因此，对计算机硬件也有一定的要求，否则计算机开展的数据服务不能满足实际需要。最后，是设计数据库模式。就设计数据库模式来说，其工作的复杂性较高，设计的目标既需要对当前的需要进行满足，也需要对未来的数据需求进行满足。因此，数据库需要具备良好的性能，且对其进行的扩充以及修改。在进行数据备份工作以及对电子档案管理系统中的故障进行恢复的时候，为了防止系统故障对资源产生破坏，应定期对数据进行备份，防止数据被破坏后难以恢复。另外，还需要对数据库的安全性进行保证。电子档案的有效利用需在充分保证数据库安全性的基础上进行，这就需要用户在使用档案数据库的时候可以提供一定的鉴别方法，并由计算机对其合法性进行确认。

3 结语

综上所述，在信息时代下，电子档案的出现必不可少，也是现今档案管理工作中不可缺少的内容。但由于电子档案在实际应用过程中，受到外界影响较大，因此，在实际应用中还需要对电子档案管理以及利用技术进行深入研究，以期实现高效、安全的电子档案管理

目的。

（作者单位：重庆原乡天颐置业有限公司党政办公室）