浅谈文书档案管理过程中存在的问题及优化措施

冯欣

摘 要：文书档案管理水平体现着企业或事业单位档案管理的层次，而且直接关系到档案资料的内在价值与完整性。文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，是档案存在的基础与重要的资源发生地，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。本文首先提出了文书档案管理对于单位的重要性，分析了文书档案管理中存在的问题，并针对这些问题，提出了提高文书档案管理水平的措施，以此共勉。

关键词：文书档案；管理；问题；措施

随着社会的不断发展与进步，办公室文书档案的管理工作逐渐受到人们的重视，其对社会发展具有重要作用。文书档案的收集和归档是档案管理的重要内容，其对档案管理的工作质量具有重要影响。对此，要求管理人员加强工作人员对文书档案的管理意识，进而提高文书档案管理的工作质量与效率。

一、当前文书档案管理中存在的主要问题分析

（一）重视程度不足。首先，当前一些单位中，对于文书档案的重要性缺乏系统的认识。一些单位认为文书档案管理就是简单的整理文书档案，而没有从信息分类、建库、归纳、提取的角度看待文书档案管理问题。与之相对应的，文书档案管理部门在单位中所处的地位较低，被管理层当作“后勤部门”看待，在人员配置和基础设施配置方面也得不到应有的重视。其次，在专业技能训练方面，由于重视程度不足，很多单位的文书档案管理工作人员都是临时补缺，入职前缺乏不要的专业技能训练，入职后也没有进行过有效地继续教育。单位不愿向文书档案管理部门投入教育经费进行人员培训，客观上导致很多工作人员对文书档案的管理一知半解，认为“只要不丢失”便是工作合格。加之一些单位未能向文书档案管理部门配置信息化设备，导致很多单位的文书档案管理和查阅工作十分麻烦，严重阻碍了文书档案的应用。

（二）人力资源力量不足。所谓人力资源力量不足体现在两个方面，一是人员数量不足，不少单位未能给文书档案管理部门配置足够的工作人员，现有工作人员也多是兼职的形式负责文书档案管理工作。有的单位由办公室秘书兼职文书档案管理，由于秘书本身需要负责单位的草拟文、传发文，本职工作已经较为繁重，对于文件档案管理自然缺乏主动性和积极性。二是人员素质不高。很多单位并未引进具有专业背景的文书档案管理人员，现有的管理员多是从其他岗位调岗而来的，甚至有些单位讲文书档案管理部门作为“预备退休部门”，把一些临近退休、离职的人员安排在文书档案管理部门之中任职，这些人员素质参差不齐，对档案管理缺乏系统的了解和认识，日常管理方式也存在很多漏洞，遗失、错置文书档案的事件频发。

（三）文书工作和档案工作间协作不足。文书管理与档案管理应当是一个系统性的管理，二者之间关系密不可分，缺一不可。也只有将二者的管理衔接起来，才能真正发挥文书档案在企事业单位管理中的作用。但在现实工作中，很多单位重视日常文书管理，却忽视了档案管理，对于文书档案管理也多是不同部门分块操作，未能形成一个统一的整体，一些单位制定的管理制度形同虚设，客观上拉大了文书管理和档案管理工作之间的差距。

二、加强和改进文书档案管理的有效对策

（一）提高对文书档案管理的重视程度。加强重视是提高文书档案管理工作的前提。具体来说，应当从两个方面加强重视。首先，单位的主要领导应当给予文书档案管理工作应有的重视，为文书档案管理部门配置必需的人员、设备、经费，确保文书档案管理部门的正常运转。将文书档案管理工作纳入到单位整体管理决策之中来。其次，作为文书档案管理部门的工作人员，应当认识到自身工作岗位对于单位发展、运行的重要意义，更不能主动将自己“降格”为“后勤部门”，无论是单位的各种活动还是各类规章制度，文书档案管理部门都应当积极主动的参与，严格有效的落实，

（二）提高文书档案管理人员的整体素质。企事业单位的文书档案管理工作有一套详尽的规章制度和科学的评价体系，因而在人员配置方面，也应以规章制度和评价体系为配置标准，不断提升文书档案管理人员的整体素质。首先，应当聘用一些具有专业教育背景的文书档案管理人才为专职工作人员，处理单位的文书档案尤其是一些较为重要的文书档案。二是重视文书档案管理部门人员的入职培训和在职教育工作。新入职文书档案管理部门的人员必须接受入职培训，了解基本的工作方法与工作程序，明白自己的岗位职责和日常任务，使其对自

身的工作有必要的重视。在职工作人员必须定期接受在职教育，树立主动学习新知识、新业务的意识和理念。尤其是信息化背景下做好文书档案管理工作的必要技能，使其更好地完成今后的工作。

（三）做好文书管理和档案管理的对接。文书管理是档案管理的重要组成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，档案管理应当以文书为切入点，在工作细节上不断规范文件管理。将规范意识渗透进文书档案人员的意识之中，使其做好日常文件材料的立卷归档工作，做好文书编写的规范化和一体化工作，在纸张选择、文件格式、字体字号等方面做到一致，在收发文工作时，及时做好登记工作，保证收集的资料完整统一，并在相应的档案里标注清楚，放置在专门的位置以备查阅，通过这些方式方法，使单位的文书档案管理工作水平提到更高的档次上来。

（一）规范衔接文书工作与档案工作。文书工作是档案工作的重要前提，没有文书工作的质量保证，就没有档案工作的质量提高。特别是文件质量的提高主要取决于文书工作人员的责任心和水平。所以，文书工作人员要规范处理文件，提高文书的编制质量。因此，文书人员平时要具备良好的档案管理意识，做好文书材料的归档管理工作。尽量做到文件和档案工作的协调，为后期的档案管理工作提供方便。例如，文书人员在制作文件过程中要注意对文件材料的质量进行把关。文件材料质量包括纸张大小、文件内容的文体、文件格式等方面是否达到相关的标准和要求，对于文件材料必须要规范统一，不能花样百出。对于纸质和用笔都要进行明确规定，不准使用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等材料来撰写和批阅文件。文件处理要及时到位，不能拖拉耽搁；同时要做好文件收发的登记管理，发现遗失必须要及时查找。尤其是账外材料，包括领导讲话及外出开会材料都要进行收集，确保各种文件材料的完整齐全，不能错漏。

（二）加强部门间协作，做好文书档案收集工作。档案质量的提高和结构的改善将决定档案的价值，因此提高档案的质量是档案管理部门的工作。平时档案管理人员必须要做到勤联系，勤沟通，勤走动，争取其他部门的协作和配合，提高档案的质量。要做到对业务部门的近况了解，经常就业务部门的工作进行交流，加强沟通，对于出现的新情况新动向要及时关注，保证档案材料的及时收集。对于档案部门的工作要多思考、多实践，争取做到档案材料的收集整理及时高效。平时还要注意档案材料信息收集渠道的畅通，对于出现可能的档案信息死角要及时进行疏通。

（三）完善文书档案管理制度，细化程序。任何一项工作都需要严格的规章制度加以规范，否则都可能会出现人为的疏忽，甚至造成无可挽回的损失。对于档案工作更是如此，严格科学的档案管理制度是档案工作顺利开展的保证。档案管理制度要做到精细化、可操作化和明确化。对于各项档案管理的细节问题要具体明确，不能含糊，更不能出现制度漏洞，同时要注意细则制定的可操作性，不要过于烦琐复杂。对于文件收发要严格遵守国家的各项相关制度，防止出现文件核发混乱，过多过滥的问题。在公文行文之前要做到核验签发手续是否完备，附件内容是否遗漏，公文格式是否规范，在正式印制发送前要做到再次核查。如果出现公文内容必须修改的，必须要按照程序进行重新核查。同时对于公文的材料管理方面必须要执行机关公文标准，严禁出现不合格公文材料、不合格公文内容、不合格公文格式等问题。

三、结语

总之，只有从提高单位文书档案工作的应有地位，搞好文书工作与档案工作的规范衔接，加强部门间协作，做好文书档案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加强文书档案管理工作，树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。

参考文献：

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[3]新形势下企业文书档案的管理与发展[J].袁艳云.东方企业文化.2015（04）

[4]文书档案的立案和材料收集浅议[J].熊秀红.办公室业务.2016（01）