环保档案工作的保密及管理措施探究

毕崇伦

摘 要：随着互联网技术的发展和普及，以计算机为基础的数字化档案管理方式逐步代替传统档案管理方式，大大提高了档案工作的效率，同时，保密和管理问题也随之而来。环保档案管理也同样面临着相同的问题，所以环保档案管理人员需引起重视，并及时采取相应的解决措施，在保障档案安全的前提下，完善环保档案管理措施，并尽量将泄密风险降到最低。

关键字：环保档案管理；泄密；保密措施；管理措施

环境保护档案是人类在认识、改善和保护环境过程中对环境进行规划、管理、监测、监察、研究等各种活动所形成的历史记录文件。它的作用主要体现在以下五个方面：一是管理环境重要的依据和凭证；二是制订环境标准和规划的主要依据；三是评价和管理环境不可缺少的条件；四是环保信息进行传递、交流、宣传的主要途径；五是我国环保事业的非常重要的组成部分，因此环保档案的重要作用不言而喻。

1 环保档案工作中存在的问题

目前，我国环保档案管理工作还存在政策机制不完善、基础能力薄弱、人员素质不高、队伍培养力度不高、档案泄密等问题。主要表现在如下几个方面：

1.1 档案人员素质难以适应当前环保档案管理工作。在环保档案管理工作中，某些单位出现着工作人员配备不齐的情况，以至于使从事环保档案管理工作的人员身兼多职，从而造成环保档案管理的混乱现象。

1.2 部分企业的环保档案管理意识不强。在整个企业中没有从干部到基层对环境档案管理工作充分重视起来，因此环境档案管理人员的工作积极性不高，从而使环保档案管理工作开展不理想。企业对于环保档案管理往往没有制定相关的制度，造成了管理人员无法及时地将相应的档案材料进行归档。

1.3 对环保档案管理进行保密的工作做得不到位。由于自动化与网络化的发展和应用，环保档案的管理工作进入信息化管理阶段。与此同时，方便又快捷的信息化档案管理工作也存在着泄密的风险。

2 环保档案的保密措施

如何有效预防信息化条件下环境档案管理的泄密，需要档案工作人员和企业共同努力，具体表现在以下三个方面：

首先，环保档案管理人员的责任，就是要维护档案的完整性与安全性，因此必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识。环保档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是个关键。由于环保档案管理人员经常接触到某些保密的信息，所以无论在哪些场合，都应该把不泄露档案信息作为自己职责和义务。在环保档案管理工作中，要对档案保密工作给予高度重视。

其次，在档案利用过程中，要根据利用对象的不同，加强监护，以保证档案的完整性。同时，档案行政部门要加大利用档案制度与规定的宣传，可通过与利用者交谈，掌握其利用档案的目的与动机，并分析利用者的使用情况和效果，勤检查被利用的档案，勤督促利用登记情况。

最后，加强档案存放库房安全建设。科学管理档案库房是做好档案保密、维护档案安全的最基本保障。档案库房应配备防盗门、防盗窗、报警器、电子监控设备等防盗设施，并做好各项检修、维护工作。同时，档案库房应指定专人负责管理，实行双人双锁的库房管理制度，不相关人员一律不得入内。涉及秘密的档案应分开保管，可以利用设带锁的档案架和保险柜等，从保管条件上确保档案的安全。另外，还需要不定期对档案库房进行全面细致的安全检查，及时发现和消除档案库房的安全隐患。

3 环保档案的管理措施

当前社会，环境问题逐渐成为社会各界关心的热点，环保工作的重要性也逐渐被人们所认识。所以提高环保部门档案管理意识，实现档案的现代化管理，使之为环保事业有效服务已迫在眉睫。具体应做到以下三点：

3.1提高对环保档案现代化管理的认识。首先，分管环保档案的领导要有足够的认识，尽量为实现环保档案现代化管理创造有利的条件，并投入相应的经费来配备环保档案现代化管理所需设备。其次，要提高环保档案工作人员的思想认识，改善传统保守的工作方式，克服畏用现代化管理的情绪，加强相应的学习，对传统档案管理不断地进行革新和完善。

3.2制定相应的环保档案现代化管理的规章制度。档案管理工作标准化，是新形势下档案管理工作进展的必然趋势和客观要求。这些制度的制定和实施，必将给档案管理工作带来明显的进步。因此，相应的部门需要加速制定标准规范，并积极组织贯彻实施。档案管理工作人员须了解并熟悉环保档案管理制度所规定的内容和适用范围，使信息分类符合環境管理功能，使各种信息保持有机联系，便于信息管理。

3.3培养环保档案现代化管理的复合型人才。现代社会上普遍缺乏复合型人才，档案管理工作也是如此，尤其是缺乏既懂计算机技术又懂档案管理知识的复合型人才。由于人才的缺乏会直接导致档案管理现代化无法开展，所以环保档案要现实现代化管理就需要档案管理人员掌握现代化档案管理技能，相应地调整自身的知识结构，并提高自身素质。

4 结论

环保档案管理工作是企业管理工作中较为重要的内容之一，影响着企业的经济效益的发展。所以加强企业的环保档案保密和管理工作，可以使企业的经济效益提高，并实现可持续发展。

参考文献

[1]王素萍. 试论环保档案工作的保密与管理[J]. 办公室业务，2012，14：102+113.

[2]孔美丽. 分析应对档案数字化管理后保密与泄密工作的措施[J]. 赤子（上中旬），2016，01：161-162.

[3]张贵芬. 浅谈信息时代档案管理中的保密工作[J]. 中小企业管理与科技（下旬刊），2013，12：50-51.

[4]张玉瑛. 做好档案管理与保密工作的思考[J]. 兰台内外，2013，05：51.