机关档案的规范管理及档案信息的有效利用

摘 要：档案管理是机关工作的重要组成部分，档案管理的规范性关系着其信息是否能得到有效利用，影响着机关工作效率。在新形势下，为提升机关档案管理的规范性，需要改变传统的管理模式，以提高管理效率，从而提升档案信息的利用效率，促进机关工作的有序开展。

关键词：机关档案；规范管理；档案信息；利用

机关档案能够反映国家机关单位的工作情况，但是在传统的机关档案管理中，管理理念和管理模式还有待提高，档案信息的有效利用率并不高，阻碍着机关工作的顺利开展。因此，为充分的将档案信息利用起来，需要促进机关档案的规范化管理。

1 明确机关档案管理的重点，将管理工作落实到位

1.1 及时归档

对机关档案进行管理的目的，是要提升档案信息的利用率，将各类信息的价值充分的发挥出来。因此，档案信息的完整性就特别重要，而及时归档是确保档案信息完整的前提。在机关单位的日常工作中，会形成到大量的档案资料，档案管理者所要做的就是要在第一时间内将这些档案归置好，并确保归档时没有信息遗漏。同时，已经归档的资源信息应该是处于动态管理状态的，并非归档后就处于静止状态，否则档案的作用就无法被凸显突出来，档案管理也不具有实际意义。

1.2 及时整理

由于机关档案的类型多、数量多，且各档案会经常调用，因此，档案的整理需要花费较多的时间和精力。如果在对档案进行整理时，整理人员的专业知识不足，整理过程不够细致，就可能会导致档案缺失或者档案信息不完整，使得档案管理不够规范。因此，机关档案管理人员应及时整理档案，如果发现有档案的信息不完整，应及时将其补充完整；如果发现有档案缺失，则应立即上报相关单位，补齐文件。比如，管理人员在整理档案时，应将案宗封面的信息，用统一的写字工具填写完整，并备注好整理时间。在整理完以后，要在电子档案系统中进行同步整理，确保电子档案系统中的信息与实际的档案信息相符，便于使用者对档案进行检索，从而提高档案信息的利用率。

2 提升机关档案的服务质量，确保档案管理的安全

2.1 提升服务质量

机关档案存档以后，由于某些单位可能会查阅或借阅相关档案，因此需要加强对这一环节的管理，提升服务质量，促进档案管理的规范化。首先，要建立完善的审核机制，查阅或者借阅者需要填写相关的申请表，并由其所在部门领导和档案管理负责人审批，审批同意后，才能将相关档案调出，供其查阅或者借阅。其次，制定严格的登记管理制度，并设计登记表，表中要包括姓名、所在单位或部门、借查日期、档案名、编号、借查用途等信息。借查者要将用途一栏填写清楚，避免其对档案信息造成破坏，导致档案信息不完整或缺失。通过登记表对借查档案进行管理，能够使机关档案管理工作更加细致化。第三，在借查者使用完档案后，要对其进行跟踪反馈，在其归还档案时，要完成签收程序，并在反馈表上对档案的利用效果进行反馈，并给出自己的使用意见，以便管理者对其进行跟踪服务。此外，档案管理人员还可通过电话回访、网络回访等方式，提升其服务质量，从而使档案信息能够得到充分的利用。

2.2 做好安全管理

在对机关档案进行管理时，要对管理室中的各种设备进行安全排查。如果在排查中发现有设施存在问题，可能引发安全事故，应第一时间采取措施消除安全隐患，避免对档案造成破坏。比如，管理室中的用电设备是否安全，线路是否稳定，如果线路出现故障，可能会使设备烧坏，引发火灾，从而对档案造成巨大的破坏。因此，在排查时要消除这种隐患，否则就会带来不可估量的损失。同时，要安排专门的人员对机关档案进行管理，对于档案的借阅、查阅、回收等工作，要尽可能的做到细致化，从而确保档案信息的安全。

2.3 提升管理员素质

机关档案管理人员的专业水平和综合素质，决定着档案管理的质量。有的管理人员由于专业知识水平有限，且缺乏责任心，导致档案的整理不规范，甚至在发现有档案不完整或者信息缺失的情况下，也不采取措施弥补。因此，相关部门应加强对管理人员的培训，提升其专业知识水平，并强化其对档案管理工作的责任心，使其能够以高度負责人的态度来对待机关档案管理工作。比如，机关单位各部门可制定考核制度，对档案管理人员的工作进行考核，对于工作突出的人员给予精神和物质奖励，对于工作不尽责的人员则给予相应的处罚，以提高相关人员的工作积极性。

综上所述，机关档案对于机关单位来说是至关重要的，其是对机关工作的真实记录，能够客观反映机关单位的工作水平。并且，档案信息具有很高的利用价值，其能为机关工作提供参考依据。因此，为促进机关档案管理工作的规范化，需要明确管理重点，并提升其服务质量，从而促进档案信息有效利用。

参考文献

[1]胡剑锋.政府机关档案计算机管理的有效应用分析[J].电脑知识与技术，2016，12（21）：211-212.

作者简介

张芳婕（1983-），女，汉，辽宁，辽宁省水利信息中心，档案。