基于“物联网”的物资综合管理内控体系研究

摘要：“物联网”系统是外在的表现形式和技术手段，物资管理才是内在和核心。在“物联网”的实施过程中，建立一套完整的内控体系至关重要。“物联网”系统的建设过程，也是内控体系不断建立并逐步完善的过程。可以说，一套行之有效的内控体系，是业务系统得以顺利实施的先决条件之一。文章针对中日友好医院基于“物联网”的物资综合管理内控体系进行研究。该项目在北京甚至全国都具有领先的示范性效应，多次作为典型案例进行推介，大大促进了医院品牌形象的提升。

关键词：物联网 内控 建设

日友好医院自2012年开始试行对高值耗材进行条码管理，实现高值耗材可追溯；在此基础上，引入RFID技术，搭建“物联网”平台；2014年下半年开始探索基于“物联网”技术的医院物资综合管理体系并启动试点工作；2016年1月在全院实施“物联网”系统。通过采用集中供应和配送的服务模式，运用信息化以及“物联网”等先进技术手段，对医用耗材领用、采购、配送、结算进行全过程一体化管理，已初见成效。

一、基于“物联网”的物资综合管理内控体系的建立完善

（一）内控体系内涵。一般情况下，内控体系主要涵盖以下几点：内控手册、风险防控、内控评价。内控手册主要是对每个工作流程的描述、流程图、岗位职责、授权说明等。风险防控是对可能导致风险的点采用有效的防控措施。内控评价具体包含三部分：第一部分检查制度设计的齐全性和合理性等；第二部分检查控制过程；第三部分检查会计账务处理控制。

1.内控手册。基于“物联网”的物资综合管理包括物资的订货、采购、配送、入库、使用、出库、结算、盘点等各个环节。相关部门多次沟通，院领导实地调研，并经多次讨论修改，不断完善，详细描述每一个环节的业务流程，绘制“物联网”业务的流程图，设定每一个操作点的岗位职责，相关部门根据工作需要，提供操作员名单，信息部门对每一个操作人员按照岗位职责等进行相应的权限设置。

2.风险防控。众所周知，人、财、物的管理部门属于风险相对高发的部门，相应的也是监管的重点部门。早在几年前，医院纪检监察办公室就要求重点部门梳理重点岗位的风险点，制定相应的风险防控措施并加以实施。“物联网”实施过程中，改变了原有的操作和管理模式，相关部门应及时对风险点进行重新梳理，及时补充完善风险防控措施。以一个具体的业务流程为例，可将具体的流程控制人、控制频率、控制方式、异常如何处置、控制效果等以文字的形式固化下来。

3.内控评价。医院以“大型医院巡查”“医院等级评审”等为契机，要求每一个职能管理部门梳理完善本部门的管理制度，逐项对照巡查、评审的要求，检查制度是否齐全，是否与时俱进进行了更新、废止和补充完善。医院“物联网”系统从立项、调研、设计到逐步实施，历时几年。供应商按照医院管理要求，数易其稿，多次修订系统设定，多次在系统中演示物资管理控制的过程，财务处等部门多次实地检查物资管理情况，院领导数次带队，按照“物联网”的业务流程，现场办公，协调解决发现的问题和可能存在的缺陷。“物联网”技术下物资管理的会计账务处理控制，是牵头部门财务处的本职工作和核心业务。财务处专设物资会计在医工处、后勤处等属地化办公，审核物资入出库单据、发票等资料；每月由物资系统自动生成物资入出库凭证；凭证生成后，财务处专人进行账务核对；除此以外，财务处还设专人进行财务稽核。

（二）内控体系的建立和完善。按專业分类，一套完整的、运行有效的内控体系应该包括但不局限于以下几个层面：单位层面、业务层面、信息层面等。

1.单位层面。

（1）组织架构。医院成立了由财务处、医工处、后勤处、信息中心、医务处、审计处、纪检监察办公室等多部门参加的物资综合管理工作小组。为推进该项工作的顺利进行，由医院办公会决定，由医院总会计师担任组长。

（2）制度建设。及时修订完善各相关管理制度，用制度管人。在“物联网”实施过程中，医院梳理完善了物资管理的一系列相关制度，在制度中明确了科室、归口管理部门的职责、物资管理的流程等。制度和流程的明确为“物联网”过程中的内控奠定了制度基础。院级层面，财务处牵头修订招标管理办法、物资管理办法等；部门层面，以医工处为主的归口管理部门修订完善部门相关岗位职责和管理制度。

财务处是该项目的牵头部门，全面协调此项工作。主要包括在全面调研的基础上制定物资综合管理方案；在现有业务流程的基础上，根据精细化管理需要，在满足内部控制的前提下，梳理优化相关业务流程；上传下达，及时向院领导汇报项目进展，有效协调相关部门推进项目顺利实施。医工处、后勤处对本部门管理的高低值耗材各环节进行梳理，对目前的工作流程提出改进建议，按照部署要求开展相关工作。信息处配合相关部门提供技术支持，并按照部署要求开展相关工作。医务处、护理部负责了解临床、医技科室需求，及时提出改进方案和要求。审计处全程监督与咨询，对相关工作随时提出审计建议；定期不定期抽查盘点等。纪检部门全程监督，随时对相关工作提出意见和建议等。

（3）归口管理部门将“岗位责任制”真正落到实处，不相容岗位严格分离，重要岗位定期轮岗。

2.业务层面。流程设定、权限设置、不相容岗位分离，用流程管人。（1）采购：物资品类、品牌、生产商、规格、型号等由医院确定，采购主动权由医院控制。（2）配送：供应商按照科室需求，统一配送。（3）结算：按照实际业务产生的数据，经核对后，按月进行结算。（4）预算管理：不可收费材料严格限制年消耗量，严格审批不可收费材料的年度预算。（5）资金控制：支付物资款项时，严格按照医院资金支付授权审批的额度和流程办理，手续不全，不予办理。（6）合同管理：通过合同管理加强内控，在物资综合管理过程中，按照医院合同管理流程签订相应合同，严格履行合同条款，无合同不付款。（7）岗位管理：专人专岗，加强内控。

3.信息层面。物资管理全过程动态监管，用系统管人。（1）信息系统的设计开发。专业的事交给专业的人做。医院提出管理需求，院领导进行顶层设计，提出物资管理的目标；工作小组将领导的要求和预期目标分解和细化成一个个现实可行的和努力可及的数据、文档、流程等；供应商按照医院的需求，在原有物资管理的基础上，进行个性化定制和开发。供应商的IT部门和医院的信息部门通力合作，进行“物联网”系统的开发，要求系统符合医院的管理要求，操作界面友好。（2）内部信息传递。规范系统开发、运行、维护流程，建立用户管理制度，系统数据定期备份（本机、异地备份），建立安全保密和泄密追究制度等。

4.其他层面。（1）物资消耗计入科室成本，与科室绩效挂钩，这一控制点将每一位员工都纳入内控体系中，能充分调动员工的内控参与度和积极性，让科室自觉加强物资管理。（2）充分发挥内部审计和纪检监察部门的作用，用他律管人。（3）加强职业道德教育，用自律管人。

二、基于“物联网”的物资综合管理内控体系的成效

（一）实现“云库房”管理。对原院内耗材1、2、3库，消毒试剂库库存清零，实现“云库房”管理。医院只需对科室的安全库存进行盘点，且使用电子终端进行盘点，三五分钟即可完成一个科室的盘点。信息技术的应用，大大减少了物资管理内控体系中必不可少的盘点环节的工作量。

（二）信息化手段减少人为干预。“物联网”系统通过信息化手段，实现了从科室请领→订单审批→采购管理→院内物流→科室使用的全过程信息化管理，实现了对应的闭环控制；“物联网”系统可对物资流转的全过程进行实时监控，保证物资管理及使用的安全性；系统中记录有每一个环节相对应的操作信息，实现物资采购、供应的全程监控和可追溯。

（三）清理規范基础数据。项目推进过程中，对涉及400余家供应商、700余家生产厂家、12 000余个品规的医用耗材基础数据及资质进行清理和规范。严控物资入口关，降低医院风险。

（四）管理提升。采用集中供应及配送项目对医用耗材使用管理进行模式创新、管理创新、服务创新，实现一体化全过程可追溯的目标。通过“云库房”、专业配送服务、自动化设备等手段，有效节约了医院的库房资源、人力资源、管理成本，同时也节约了日常申领、统计所占用的时间，可以使临床科室更加专注于本职的医护工作。在集中供应的基础上，采购医用耗材的单据、发票数量大大减少，减轻了后续付款核对的工作量，使得财务管理更加规范。运用先进的信息系统替代原医用耗材管理流程中需要人工进行重复工作的内容，在提升工作效率的同时，也使得医用耗材管理人员能够投入更多的精力在关键工作任务上。项目推进过程中，对在用医用耗材进行了全面清理，并对供应商、生产厂家的资质建立了电子档案，便于实时监控，降低经营风险。一体化可追溯的管理模式使医用耗材供应的信息流、物流、财务流相对独立又相互联系，杜绝了无订单送货、换货等不合规的行为，保证了科室成本计入实时准确，为医用耗材精细化管理工作奠定了扎实的基础。除了准确的大数据保障之外，项目还根据精细化管理的要求个性化定制了不同的报表，如不可计费品的同比分析，科室月度使用高值耗材和低值耗材的情况分析等，从而为管理决策提供更有力的支持。

（五）潜在经济价值。实现不可计费耗材监控管理，一定程度上降低了科室过度领用不可计费耗材对医院成本造成的损失。通过流程的梳理、基础数据的清理，进一步提供了有力手段，可以对可收费耗材的计费情况进行落实，避免医院漏收少收造成的经济损失。S

参考文献：

[1]毕春梅.基于物联网技术的医院物资综合管理[J].中国总会计师，2015，（12）.

[2]孙小艳，杨爱义.企业财务内控体系的优化研究[J].商业会计，2015，（12）.