流动人员人事档案管理的信息化探讨

摘 要：随着我国社会主义市场经济发展、信息技术的进步，各单位人员流动、岗位调换现象也越来越多频繁。档案记录了一个人的具体工作经历以及奖惩情况，具有参考依据作用，尤其是那些原始性的材料，能够有效的帮助单位进行人员任用决策。基于此，本文在分析信息化背景下进行流动人员人事档案管理研究的重要性以及必要性的基础之上，通过探讨信息技术发展给流动人员人事档案管理工作带来的机遇与挑战，以期能够为提升流动人员人事档案管理工作提出一些建议。

关键词：流动人员；人事档案；存在问题；解决措施

1 信息化背景下进行流动人员人事档案管理的重要性

首先，在信息化背景下对流动人员的人事档案管理工作进行研究，有利于档案管理工作的理论创新与完善，进而使其更好的服务于档案管理。其次，有助于推进档案管理工作改革的整体进程，以适应不断发展变化的信息化社会。最后，在新形势下探讨流动人员人事档案管理工作，有助于激发档案管理工作人员的学习热情，改善档案管理工作方式，以不断提高其工作效率。

2 信息技术发展给流动人员档案管理带来的机遇与挑战

2.1 机遇

1.档案收集与管理方式更为便捷

随着信息技术的发展，纸质档案逐渐被电子化的档案所取缔。单位流动人员人事档案管理工作也由传统的档案收集、整理转变为对档案的监控，一改往日档案管理工作的繁琐与冗杂，使得单位档案管理向着便捷化方向大步迈进。

2.档案利用率明显提升

在传统档案管理模式下，档案主要以纸质为主且长期处于被动翻阅状态，使得一些单位对流动人员人事档案信息的分析利用不到位，失去了档案信息存在的意义。而在信息化背景下，通过云计算就能够实现档案信息的相互关联，继而用人单位通过这种方式对流动人员人事档案信息进行挖掘、利用，将档案信息的利用方式变被动为主动，实现了档案信息的最大化价值。

3.流动人员人事档案的保存更为完整

由于人事档案使用频繁，而纸质的案卷经常翻阅会不可避免的带来物理磨损，特别是一些年久的纸质档案，其纸张经老化、脆变，已经承受不起反复的翻阅。大数据背景下，利用信息技术将流动人员人事档案数字化后，就可以直接通過计算机终端进行相关的查找浏览操作，使得纸质档案的翻阅和复印次数大大降低。除此之外，在数字化过程中还可以对人员档案进行字迹颜色加深处理，最大程度的使其恢复原有的样貌，从而达到了保护档案实体的目的。

2.2 挑战

1.人员档案信息安全性有待提升

随着信息时代的到来，人事档案储存量的日益增多，在给数据分析利用带来便捷的同时也给流动人员人事档案信息的安全性带来挑战。由于很多单位人事档案管理工作缺乏科学性、严谨性、创新性，不仅使得人事档案管理工作效率低下而且极易使人员信息外泄，安全性得不到保障。因此，在这一时代背景下，如何维护流动人员人事档案信息安全，提升流动人员人事档案管理工作效率成为档案管理工作所面临的一大挑战。

2.对档案管理工作者专业素质提出更高的要求

信息技术的发展与应用在给档案管理工作者带来便捷的同时也对其专业素质提出了更高的要求。电子化的档案管理摒弃了传统的档案管理方式，代替以现代化的手段对档案信息进行归档处理，因而更需要一些专业人员进行科技管理。这就对档案管理者的专业素质提出了更高的要求。

3 提升流动人员人事档案管理工作效率的措施

3.1 加强流动人员人事档案管理人才队伍建设

流动人员人事档案管理工作的总体发展水平，很大程度上依赖于当地档案管理人员的继续教育水平。因此，作为一名档案管理者首先要树立起终生学习的理念，并要求自己恪守终身学习制度。其次，档案管理工作者要经常性的参加一些有关流动人员人事档案管理的知识培训讲座，不断扩充自己的知识库，以提升个人的学历层次。再次，档案管理工作者应当积极学习现代信息技术知识，并熟练掌握与档案管理有关的应用软件的使用方法，以适应信息化的发展要求。最后，档案管理人员也应当不断提升个人道德素养，不仅要时刻保持对工作的积极性，也要恪守职业道德规范，对一些特殊档案做到严格保密。

3.2 健全流动人员人事档案管理制度，提高流动人员档案管理的规范性

由于当前档案管理部门正处于由传统档案管理方式向信息化档案管理方式的过渡阶段，加之部门缺乏一定的档案管理经验。因此，其工作出现了很大的随意性和不规范性，对流动人员人事档案管理信息化建设进程造成了一定的阻碍。为了有效解决这一问题，相关人员应当结合发展实际情况，建立起一套符合目前发展规律的流动人员人事档案管理制度，以使档案管理工作人员有法可依，从而保证流动人员人事档案管理制度化、规范化建设的顺利进行。

3.3 进一步完善基础设备，为加快流动人员人事档案信息化建设进程提供外部保证

完善的软、硬件配置不仅是完成流动人员人事档案管理信息化建设的必要条件，也是提升档案管理质量和效率的有效方式。因此，从这一点来说，单位应当为档案管理工作配备良好的计算机及其系统。此外， 由于当前窃密技术得到迅速发展，因此为了防止信息外泄，我们必须未雨绸缪，设置严密的安全防护系统以加强对网络共享信息的管理。

4 结语

总之，要想实现人力资源的合理配置，就必须积极适应信息技术发展，正视信息化给我们工作带来的各种的机遇与挑战，加强对流动人员档案管理工作的研究，以完善的流动人员档案管理制度、高素质的流动人员档案管理人才队伍为工作保驾护航。

参考文献

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[2]吴正朋.流动人员人事档案管理与改革研究[D].安徽大学，2013.

[3]周忠生.浅析流动人员人事档案信息化管理[J].黑龙江档案，2016，03：94.

[4]李波.当前流动人员人事档案管理工作存在的问题及改进建议[J].科技资讯，2016，17：87-88.

作者简介

倪晶（1982-），女，江苏常州，硕士研究生，毕业于华南理工大学，研究方向：档案管理。