论档案管理现代化

谢萌

摘 要：在现代的社会背景下，档案管理工作也取得了较快的发展，作为信息的载体，人们对档案的需求不断增长。但是和现代信息技术发展的速度相比，我国的档案管理方式仍然比较落后，没有完全实现现代化手段。还存在一些不足之处，严重制约了我国档案管理工作的发展。本文分析了档案管理现代化的重要意义，探究了在档案管理现代化过程中存在的问题，并提出了档案管理现代化的发展途径。

关键词：档案管理现代化；意义；发展途径

档案管理在我国经济的发展中发挥着重要的作用，因此，有必要对档案管理方式进行完善。档案管理的方式随着现代信息技术的发展而改变，具有高科技、高技术等现代特点，运用现代技术管理档案，可以极大的提高档案管理的效率。但是在实际操作过程中，一些工作人员并不能很好的使用现代化手段管理档案，导致工作效率低，错误率高。这些问题严重影响了我国档案管理质量的提高，并产生了巨大的影响。在这种情形下，我们就需要对档案管理现代化的使用过程进行科学的分析，并且将其中出现的问题进行相应的解答，给出解决的对策。

1 档案管理现代化的意义

现代化的信息技术手段对档案管理工作产生了极大的影响。一方面，有利于档案管理效率的提升。在档案管理中使用计算机信息技术，可以降低档案管理人员的工作强度。可以使档案管理效率提升，使档案信息查询更方便、快捷。为档案信息的发展奠定了坚实的基础。另一方面，有利于企业经济效益的实现 。在现代化的社会中，可以实现对档案资料和数据的集中储备，使重要资料的完整性、系统性和准确性得到保证。不仅有助于档案信息的查询，还可以为企业的发展提供便利。另外，加快了档案资源共享的推进步伐 ，节省了存储空间。在现代化的档案管理中，档案信息的传输不在受时间、地点的限制，只需运用计算机网络技术，就可以实现档案信息资源的共享。并且现代社会中，人们把档案存储在光盘中，和传统的纸质档案相比，不仅节省了很大的空间，还使得查找和管理等问题更加便利。

2 档案现代化管理中存在的问题

2.1 档案管理人员的专业素养较低

档案管理方式的现代化依赖于现代化的设备，而在现代化设备的使用过程中，必须要提高工作人员的专业素养，结合现代社会的发展不断更新管理理念。档案管理现代化的实现是以档案管理人员的技术水平为基础的。然而，在很多档案管理人员进行档案管理时，依旧采用传统的方法，是因为他们没有掌握现代化的技术手段，自身的技能水平有限，不能满足现代化的需求。

2.2 经费的投入较低

在档案的现代化管理中，经费也是一个重要的问题，经费投入的多少取决于领导对档案管理现代化的认识程度。一些领导对档案管理现代化的重要性还存在认识不足等问题，就导致投入的资金较少，使得购买现代化设备的资金不足，尤其在一些基层单位，在建设档案室时，由于条件差，档案室自身的安全设施建设就不达标，更不要说建设自动化和数字化的档案室了。这就给档案管理现代化的发展带来了不良的影响。还有一些单位的档案基础设施不够完善，保管条件落后，不仅面积小，并且还在档案室存放与档案无关的物品，这样极其不利于档案的管理。致使档案管理现代化只是一句空话。

2.3 档案管理现代化的准备不充分

目前，尽管一些档案管理人员开始档案现代化管理的准备工作，但是仍然有很多不足之处。在档案管理部门，虽然已经实现了档案管理人员使用计算机对档案进行管理，但是在这项工作中，需要高质量的数据传输，而工作人员又不可能在很短的时间内掌握计算机数据输入的技能。这就导致在实际工作中无法很好的进行档案管理工作。另外，在档案的管理工作中，数据的输入量十分巨大，基本是靠手工完成的，在准备不充分的情况下，这项工作显然不能很好的完成。

3 档案管理现代化的发展途径

3.1 定期对基层的档案管理人员进行培训

做好对基层档案管理人员的培训工作对档案的现代化管理有非常重要的作用，通過对工作人员进行专业的培训，可以使他们掌握专业的计算机技能，从而提升他们的专业技能。另外，在对工作人员进行培训的过程中，也需要与实践活动相结合，通过实践操作使他们对计算机的使用有更进一步的了解，以便能够在实际工作中应用现代化的设备。经过一次列专业的培训，可以提高工作人员的工作效率，了解自身在工作中容易出现的问题，并能够在实际工作中主义和避免。

3.2 做好档案管理现代化的准备工作

在工作人员拥有一定的专业知识之后，需要做好档案管理的现代化准备工作。在这个过程中，政府应该积极的提供一些现代化的档案管理设备，也可以采购一些相关书籍，方便基层工作人员进行翻阅。另外，针对工作人员无法在较短时间内掌握高级档案管理的技能的情况，相关部门可以聘请专业的老师对基层工作人员进行帮教，在老师的教育过程中，工作人员不仅能够学到实用丰富的知识和经验，还能够把这些知识运用到实际工作中。在这个过程中，也需要档案部门的积极配合，对基层工作人员的考核工作要达到标准，以免帮教工作不能达到良好的效果。

3.3 加大档案管理现代化的资金投入

为了保证档案管理现代化的顺利进行，政府部门必须投入大量的经费。为了促进档案工作的顺利开展，每个领导都需要意识到档案管理现代化的重要性。加大对档案管理的经费投入和现代化设备的投入。在建设档案室时，为了确保档案的安全，保证档案资料不丢失，必须使安全设备符合要求，还要做好采光、通风等方面的措施。结合实际工作的需要，充分发挥电脑、监控设备、空调等的作用。另外，和传统的档案管理相比，现代化档案管理离不开现代化的设备和技术，为了提高档案现代化管理的水平，需要为档案管理部门配备先进的办公设备，加强现代技术的应用。为此，各级政府应该加大投资力度，给档案管理部门提供更多的支持，帮助他们购买先进的技术设备。从而实现现代化技术的广泛应用，创造出更高的社会经济效益。

4 结语

在当前的社会背景下，档案管理的发展依赖于档案管理现代化建设，并且档案的现代化管理是一项复杂的工程，也是一个循序渐进的过程，在进行档案管理现代化建设的同时，需要清楚认识到其中存在的问题。另外，档案管理的稳步发展也有利于我国经济的发展和社会的发展。其中，国家的经济实力和领导人员的思想观念也是影响档案现代化管理的一种主要因素。随着我国的快速发展，我国档案管理部门的日常工作的改变是社会发展的必然要求，档案工作人员需要引进先进的管理办法，转变理念，不断学习，加强自身的专业素养，跟上时代发展的需求，从而实现档案档案管理现代化这一目标。以便提升档案管理的工作效率，改善档案管理的质量。

参考文献

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