加强机关档案的集中统一管理

摘 要：我国档案工作的基本原则就是实现档案的集中同一管理。而自从改革开放之后，我国各个机关的档案室也收集了大量的档案资料。但是就目前的情况来看，我国在实现机关档案集中统一管理的过程中遇到了非常大的困难。这些问题都直接影响了机关档案的集中统一管理。而机关档案的集中统一管理也能够为机关的工作带来非常大的便利。因此，本文主要分析了集中统一管理档案的作用以及方法。

关键词：机关档案；集中统一管理；作用；方法

1 机关档案集中统一管理的作用

1.提高领导的重视度

在档案室没有成立之前，机关档案主要由各个部门进行管理。领导对于档案的管理并没有足够的重视。而档案在进行集中统一管理之后，档案工作也可以被领导列入到日常的工作当中，得到领导的高度重视，从而也能够提高档案的管理水平和管理质量。

2.体现了集中统一管理档案的基本原则

档案进行集中统一管理的主要目的是为了保证档案的安全性和完整性，从而使各项工作在今后对于档案的应用更加的方便。档案的集中统一管理能够避免档案由各个部门来管理的分散局面的出现。这样，档案的集中统一管理不仅能够体现出档案管理的基本原则，还能够保证档案的完整和安全，从而使机关的历史面貌能够真实的被反应出来。

3.有助于档案信息的开发利用

档案的集中统一管理能够使各部门在今后工作借阅档案更加的方便，提高了机关工作的水平。例如：如果机关工作人员在办理离退休时，管理人员可以从工资册中来查找工作的时间。这样能够使工作的内容更加的简洁和方便。同时，管理人员可以通过资料来查找上级的文件。另外，在编史修志时，工作人员不仅要用到文书档案，还要用到业务档案，而档案的集中统一管理就能够满足他们的要求。这在一定程度上能够提高工作人员的工作效率。

4.提高了档案管理的科学性

档案的集中统一管理能够提高管理的科学性，提高档案的使用率。档案如果得不到集中统一管理，那么往往得不到工作人员的重视，出现霉变、虫蛀、被毁等现象。而档案的集中管理可以保证档案的安全性和完整性，从而方便了工作人员对于档案的借阅和查看。因此，档案的集中统一管理能够及时抢救即将退化变质的档案，并且能够在管理过程中加强查找工作的应用，使档案的查找更加的方便，提高了机关工作人员的效率。

2 集中统一管理档案的方法

1.强化管理人员的观念

強化管理人员的观念才能够将集中统一管理的基本原则深入到管理人员的心目当中。这样才能够使管理人员按照基本原则来实施管理。而各级领导也要足够重视档案管理的重要性以及作用，能够规划档案管理的具体工作内容，并且要制定出相关的管理制度来加强对于管理人员的综合素质。各个单位只有有效提高管理人员的综合素质，才能够保证档案的集中统一管理。第一，一些素质和学历较高的人认为在机关从事档案管理工作会埋没自己的才能，只有到重要的机关部门才能够被得到重用。因此，在选拔管理人员的过程中，领导人员应当使机关人员认识到档案管理的重要性，从而为档案部门选拔一些高素质的人才。第二，由于机关本身对于档案管理工作的不重视，导致管理人员的学历和综合素质都较低，而年龄却偏大，从而无法从根本上提高档案管理工作的质量。因此，机关领导首先要重视档案管理工作，从而能够为机关档案部门选拔到综合素质较强且学历较高的管理人员。

2.提高管理人员的素质

综合素质较高的管理人员能够在工作中引入具有一定创新性和科学性的管理方法。因此，机关领导应当通过一定的措施来提高管理人员的综合素质。

第一，管理人员在工作中要能够加强学习，从而提高自身的工作水平。而机关档案管理不仅具有一定的基本作用，还具有一定的服务作用。因此，档案管理工作要求管理人员一方面要具有较高的能力，另一方面也要具有较高的管理意识和服务意识。在日常的工作过程中，管理人员必须具有一定的协调能力，从而使机关其他部门能够更加理解档案部门的工作。另外，管理人员也要提高自己的写作能力。这样才能够对档案的资料和信息进行有效的整理。

第二，定期培训管理人员。档案管理要求管理人员必须有较高的业务能力。因此，机关要定期对管理人员进行培训，之后要使管理人员能够继续学习并对其进行考核。这样管理人员不仅具备相关的理论知识，还具有一定的业务技能。同时，管理人员也能够时刻学习到新的管理方法，从而提高档案管理的水平和质量。

第三，建立一定的奖惩制度，加大对于管理人员的绩效管理。一方面，该制度能够有效监督管理人员的日常工作，从而避免管理人员出现不必要的错误。另一方面，奖惩制度可以提高管理人员工作的积极性，使管理人员能够具有认真的工作态度。

3.实现管理的规范性

实现档案管理的规范性不仅能够提高管理的质量，还能够使档案信息得到有效利用。档案集中统一管理需要管理人员的职责和操作步骤都必须具有一定的规范性。第一，机关档案主要包含有常用文书和公务文书。档案管理人员需要将档案进行分类，从而便于后期的查找和管理。如果档案包含了两个以上部门的业务，那么可以根据具体情况设置单独的档案门类。第二，各个部门在工作中需要查看档案，那么管理部门可以制定严格的档案借阅制度并要在借阅之前进行登记。第三，档案管理要保证档案的安全性。其他部门在借阅档案时要进行登记并严格按照相关规定来借阅。另外，其他部门在借阅期间要保证档案的安全性。

4.引进先进的管理手段

机关档案管理具有一定的复杂性。因此，管理人员需要使用比较先进且合理的管理手段才能够减轻管理人员的工作压力。另外，机关所涉及的档案比较多，档案管理部门需要使用现代化的管理手段来实现业务信息的统一管理。所以，管理人员要通过对于计算机的应用来提高档案管理的数字化和电子化，从而能够更好的保护档案和提高档案管理。

5.加强监督功能

由于档案管理的工作量较大，因此，管理人员在工作中可能会出现错误。为了使管理人员能够及时发现错误并加以改正，机关要加强对于档案管理部门的监督。第一，监督人员要每天检查新增的档案。监督人员在日常的检查中能够及时发现错误，从而能够及时将责任落实到位，避免在今后发现错误无法找到责任人。并且机关要定期对管理人员进行业务和法制教育的培训。第二，机关可以利用年终考核制度来对管理人员每年的工作进行统一考核。第三，加强执法力度。档案行政管理部门要定期检查管理人员的工作，提高档案管理的质量。如果在检查过程汇总发现违规行为，那能够及时对其做出处理。

3 结语

综上所述，集中统一管理能够实现机关档案管理的进一步发展。目前，虽然我国机关档案管理受到了一些影响，但是这并不能够影响集中统一管理所带来的作用。因此，在日常工作中，各个机关要强化管理人员的观念、提高管理人员的素质、实现管理的规范性、引进先进的管理手段、加强监督功能，从而提高机关档案的管理水平。

参考文献

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[2]闫莉书，隋雅敏，孙海霞.加强档案集中统一管理的必要性[J].兰台世界.2006（17）

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[4]金幼囡.加强机关档案集中统一管理之我见[J].浙江档案.2010（05）

作者简介

肖海娃（1976-），女，广东，广东省深圳市盐田区档案局。