工程档案管理面临的问题及应对策略

吴菲

（深圳市政府投資审计专业局）

【摘要】作为信息资源的重要载体，档案对于企业以及事业单位来讲都非常的重要，因此我国相关部门或者相关企业要对档案管理工作给予重视，将档案管理工作切实的落实好，这样对于信息资源的利用以及在开发有着非常深远的影响。但是在我国目前的档案管理工作过程中，由于我国档案管理工作的起步较晚，难免会存在很多不足之处。 文章主要阐述档案管理工作过程中出现的主要问题，通过阐述来找出相应的处理办法，进一步完善我国的档案管理工作。

【关键词】档案管理 问题 策略

一、档案管理工作中存在的主要问题

对于大多数的档案管理工作来说，主要存在着以下问题：（1）档案收集方式单一，难以保证全面性。在当前的企事业单位档案收集环节，大多还是依靠简单的各部门整理汇总相关资料，然后提交给档案管理部门这一操作方式。其中缺乏现代化技术的应用，还是单纯依靠人工操作和约束，难以保证档案收集资料的全面性；（2）档案归纳与整理主要依靠人工，效率较低。随着企事业单位规模的不断扩大，档案管理的工作量也随着加大。很明显，当前主要依靠人工的档案归档与整理工作远远不能够满足需求，其不仅无法提高工作效率，同时还加大了在相关人力方面的成本投入；（3）档案保管粗略，缺乏精细化管理。在档案的保管过程中，管理较为粗略，仅为简单的清洁、除菌操作，没有将现代化的精细化管理融入其中；（4）档案管理人员综合素质较低，难以满足现代化需求。纵观当前大部分的档案管理工作，其涉及人员大多在专业技能上有所缺失，综合化程度也较低。

二、工程档案管理面临的问题的应对策略

1、在档案管理的过程中要不断的提升相关工作人员的综合素质

在档案管理工作过程中，我们要有意识的强化管理工作的梯队建设，在管理人员的选择过程重要优先选择政治可靠，责任心较强，作风较正的人员来进行档案管理工作，在日常的工作过程中，要不断的进行相关的业务培训，强化档案管理工作人员的工作素质。同时还要对工作人员的生活以及工作给予关心，这样才能够让档案管理工作人员全身心的投入到档案管理工作中来，提升档案管理的工作效率。

2、在档案管理的过程中要不断的建立健全档案管理的规章制度

管理工作必须有一套管理规章制度，档案管理工作也是一样，要不断的建立健全相应的管理制度和规章。但是需要指出的是规章的建立要遵循四个原则。第一个是要保障规章制度的科学性以及合理性。第二个是保障规章制度的简明实用，有现实可操作性；第三个是要保障规章制度的双向约束性；第四个是要保障规章制度在领导层面以及工作人员层面有严格的落实和执行。

3、在档案管理的过程中要不断的完善并且改进档案的实际功能

档案管理工作的最终目的是要充分的发挥档案的实际功能，为企事业单位争取利益。在档案管理过程中要进行全面，动态以及客观的档案记录，对档案管理的实际功能重新定位，对于需要保留的优质功能要进一步的发挥；对于档案的功能要不断的进行延伸和丰富，让档案管理满足企事业单位不断发展的需求。

4、加强工程档案管理信息化建设

计算机网络的不断发展与推广影响到社会各行各业的发展，涉及工程档案管理的企事业单位也不例外，在工程档案管理过程中充分借助计算机网络技术能够全面推动档案管理工作的信息化发展，全面落实信息化建设，提升工程档案管理的效率。首先企事业单位需要做好基本的档案管理信息化设施建设，根据自身工程档案管理实际情况引进或者开发档案管理信息系统，开发相关管理软件，提升档案管理信息化水平，为工程档案管理信息化建设打好基础；其次还可以借助信息化技术对工程档案管理工作进行有效监管，组建对档案管理工作情况管理与监督的平台，定期对工程档案管理工作进行考核评价，建立科学合理的工作激励与约束机制，全面提升档案管理效率。

5、增强工程档案管理风险防范意识

建筑工程档案的管理工作会受到非常多的因素影响，存在一定的风险性，因此在实际工作中，工程档案管理部门需要加强工程档案管理工作的风险防范意识，做好安全保护工作，提高企事业单位的档案安全性，这是科学高效开展工程档案管理的重要环节。具体工作可以从以下几方面开展：一是要会做好档案整理，对现有的所有工程档案进行综合整理，制定好档案清单，一条一条、一项一项进行分类编目，这样才能够对档案资料进行优化配置，更好的实现工程档案的使用价值；二是做好档案管理工作，一般来说建筑工程中的档案资料数量庞大，内容复杂，需要开展专项管理，为了安全，档案管理部门可以对重要的档案资料进行信息备份，采用不同的方式进行保管，避免因为意外出现资料丢失；三是对现存的档案管理编制方法进行创新改进。进行档案管理必然离不开档案管理编制方法，而科学合理的档案管理编制方法才能确保工程管理工作得到更好地开展。

结束语：工程档案建设工作最直观的反映了工程的整体建设情况，是对工程质量进行衡量的一大参考依据，是推动社会建设进一步发展的重要手段，有必要重视工程档案管理的重要性，加强管理力度。我国建筑工程的相关企事业单位，开展工程档案管理也存在了相当长一段时间，但是依然存在很多管理漏洞，在一定程度上影响了工程档案作用的发挥，制约了工程档案管理工作的有序开展。企事业单位有必要深入对建筑工程档案管理现状进行研究，及时发现当前工程档案管理实践中存在的各类问题，不断对工程档案管理策略进行创新型调整，号召工程各方责任主体以及相关工作人员有效重视，相互之间积极配合，制定具体的实施方案，将与工程档案管理相关的规章制度落到实处，使得工程档案管理工作得到健康有序的发展，为我国工程档案管理水平的提升做出努力。

参考文献：

[1]刘芙蓉.档案管理现代化过程中存在的问题和改进措施[J].科技创新导报，2015，13：206+208.

[2]吴凌艳.浅谈新时期如何做好档案管理工作[J].科技创新导报，2015，24：212-213.