新成立高校档案管理探究

马峰涛　董秀锐

[摘要]随着高校管理体制改革的不断深化，新成立高校数量日益增多，给高等教育的发展注入了新的活力。同时，也为高校档案事业的发展带来了新的机遇与挑战。本文结合工作实际，适应高校档案工作发展趋势，针对新成立院校在档案管理工作中存在的问题进行了探讨，并提出了初步改进措施。

[关键词]新成立；高校；档案管理

0引言

近年来，随着我国高等教育教学改革的不断深入，通过各种形式新成立的高校数量越来越多，既实现了优势互補、强强合作的办学思路，又充分整合了教育资源，促进了教育事业的更大发展。与此同时，高校档案工作也搭载上改革的列车，逐步走向制度化、规范化和科学化，档案管理的内容也日益复杂多样。本文以河北中医学院为例，结合作者在档案工作中的实践，进行一些交流和探讨。

1新成立高校档案管理工作现状

河北中医学院始建于1958年，是全国建校较早的高等中医药院校之一，河北省重点骨干大学，河北省人民政府与国家中医药管理局共建高校，教育部卓越医生（中医）教育培养计划改革试点高校、河北省双一流建设单位。历经分合，于2013年4月，河北中医学院重新组建成立。

1.1档案管理工作出现停滞

学校成立前，两校区各自独立，档案保管相对完整。但是成立期间牵涉到各校区分管部门交叉完成的工作，尚未立卷归档的文书，由于涉及人员较多，加之并校期间工作人员思想状况不稳，没有人牵头专门去督导档案工作，所以基本处于停滞状态。

1.2档案工作意识薄弱

根据高校档案管理办法，为便于积极提供档案利用，为学校各项工作服务，要求各校区的档案实行统一集中管理。而实际情况是，两校区处在不同的位置，距离相对较远，又恰逢新建时期，面临着教学研一系列新生问题。在这种情况下，多数人认为档案工作相对次要，没有尽快提上学校工作日程。

1.3档案的数字化建设需要重新布局

学校成立前，两校区档案管理基本上处于人工状态，没有采用先进的档案数字化建设平台，档案室固有设备利用率并不高，严重影响了档案工作的进展和档案的利用效果。新校成立后，为了适应档案工作发展趋势，学校档案的数字化整体建设势必要在档案整合后重新布局。而学校现有的档案数字化基础设施、信息资源以及应用系统等各方面要素都基本还处于一穷二白的地步，给档案数字化建设带来了重重障碍。

2档案管理人员的业务素质普遍较低

学校成立前，档案室工作人员数量相对较少，身份、年龄、文化水平参差不齐，高校档案专业毕业生更是凤毛麟角。曾几何时，档案从业者的门槛都非常低，大大拉低了档案工作队伍的整体素质。从当前档案管理工作的新形势、新背景来看，真正属于复合型的档案管理人才匮乏，特别是针对档案内容，能进行档案信息深层次编研和挖掘的人才短缺。上述因素最终导致高校档案室的功能受到很大制约。

新成立高校要做好档案管理工作，关键是要进一步转变工作观念，规范档案制度，推进数字化进程，提高人员素质。

2.1转变档案观念，强化档案意识

学校成立后，随着学校内设机构调整，档案室内部整合，部分档案工作人员调离，档案工作任务较之以前明显加重，档案工作者的压力与日俱增。因此，学校成立后档案工作人员及兼职档案员有必要对自己的身份和工作性质重新定位，要从根本上转变观念，改变在埋头苦干、与外界鲜有联系等工作作风及习惯，要刷新存在感，主动适应学校发展大局，服务学校发展需要，使档案工作在最大限度上实现自身价值。校区成立后应加大档案法律、法规的学习与宣传，加强广大师生员工的档案意识，时刻心系档案，爱护档案，共同促进学校档案工作的顺利开展。

2.2完善组织架构，规范档案管理

新成立高校的各项工作都处于百端待举的状态，档案工作也不例外。因此，首先要有组织保障。成立学校档案工作领导小组，制定小组章程，档案工作领导小组下设办公室，负责协调和统筹管理全校档案信息资源及档案工作的管理机构。其次，要有严格的制度规范。建立健全档案管理系列工作制度，制定《档案管理办法》，明确归档范围，印发档案制度学习手册，将档案工作纳人学校各部门的绩效考核，使档案工作逐步趋于程序化、规范化、科学化，为高校成立后档案工作的有序开展保驾护航。

2.3加快数字化建设，适应趋势发展

高校档案数字化建设是新时期档案室的一项基础性业务工作，是档案工作向学校数字化一体建设高度融合的必由之路。作为新成立高校，要抓住历史机遇，在战略起点上高度重视，切实从各方面加大力度做好档案信息资源开发利用工作。首先，要对传统纸质档案进行数字化加工，加强对电子文档的管理；其次，要加强档案管理信息系统平台建设，搭建档案信息数据库，提高服务利用水平；最后，要加强档案信息安全体系建设，通过计算机先进技术，加强对电子文件归档工作的监督与指导，确保档案信息网络传输的安全，确保档案数据库的安全。

2.4科学配备人员，加强素质培训

档案工作人员是档案工作的主体，直接决定着档案事业的成败。因此。快速有效地成立一支事业心强、业务素质硬、规模结构合理的档案工作队伍，是做好建校初期档案工作的基本保证。首先，要保证档案室拥有适量的、与档案工作强度相匹配的专职档案人员，尽可能在年龄、专业、学历、业务等方面层次合理，以便档案整体队伍中相互映衬、取长补短；其次，要在全校推进档案工作管理体系建设，明确各二级部门单位负责档案工作领导及兼职档案管理人员，充分发挥他们在全校档案工作中的枢纽作用。档案室负责同志要适时进行业务督导，定期举行业务培训。通过稳定的档案工作网络，增强全校档案人员做好工作的信心与决心。

3结语

高校的建立，对档案工作来说，既是机遇又是挑战，档案工作者应该高瞻远瞩，及时把握机遇，让档案工作乘上高校改革发展的春风，与学校各项工作发展齐头并进，共创共赢。