与时俱进实现档案管理信息化

姜晶

摘 要：随着信息时代的不断发展，计算机技术也在日新月异的变化，各个单位利用计算机信息化进行管理的程度逐步加重，实现档案管理信息化建设要做到与时俱进，提高档案信息管理水平；硬件投资，完善档案信息化建设；明晰责任，实现数据安全运行。该文从档案信息化建设的多角度进行了全面的对策分析。

关键词：与时俱进 档案管理 信息化

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）05（a）-0187-02

信息技术发生日新月异的变化，档案管理工作也应该与时俱进实现信息化管理的转变，该文从档案信息化建设的多角度进行了全面的对策分析。

1 与时俱进，提高档案信息管理水平

现代档案管理工作必须考虑到网络社会的现实，与时俱进地开展档案信息化管理水平的提升。首先，要清楚地认识到档案信息化管理转变的重要性。档案管理工作必须尽快融入信息技术力量，这样才能够发挥出档案的高效率的信息资源价值的功能，虽然当前档案不能直接创造社会经济价值，但是这种信息资源价值的提升在社会发展的过程中也很重要，可以提供一定的社会效益。因此，提高档案信息管理水平是档案管理工作的一个重要内容，也是一个必然的重要问题。其次，要重视信息管理应用水平的提升。档案管理软件的对象是电子文件，选择适当的文件管理软件，开发利用合适的文件软件是档案信息管理的关键，也是档案信息化建设的实施工作的重要组成部分。档案管理软件具有多种功能：智能、方便、全面。通过软件集成化的管理对电子文档进行归档管理，这样做有利于更好地挖掘档案信息化管理的功能，从而实现电子文件文档的科学、高效、规范化管理。有条件的组织还可以根据自身档案管理的特点来进行软件的自主开发利用，折旧能够确保档案管理更为有效。例如，对于房地产的档案管理工作而言，如果能够开发出对房地产的变化进行变化数据分析的软件就更有利于对档案内容进行理性分析。此外，要加强对档案管理人员的培训。档案信息化是网络化、数字化、标准化的装配过程，涉及档案管理、电子信息技术、综合专业网络技术。档案管理人员对于这些技术内容必须全面掌握，那么就需要进行科学化的培训，通过人力资源的改变来实现档案管理科学化的发展，进而加强档案工作，推动档案工作的发展，实现档案管理人员复合模式的构建。总之，档案管理必须要适应当前信息化发展的大环境，与时俱进地将传统档案管理模式进行转变，实现现代化档案管理格局的全面转变，实现对档案信息化管理水平的提升。

2 硬件投资，完善档案信息化建设

档案管理信息化建设要发展就必须要实现硬件体系的投资。首先，要加强档案基础设施的建设。档案信息化的基础硬件设施建设包括信息化设备的建设，这些系统的建设目前很多单位已经配备了，但是要注意适时更新，确保管理工作的全面发展。其次，要加强档案信息资源的建设。档案信息资源是档案管理工作的重点，相关的档案信息必须形成资源库，主要内容包括：对需要存储的档案进行数字化归档、对原始没有电子档案化的问卷设计归档计划，进行有计划地处理，便于形成资源库。另外，应用系统的建设工作也要逐步开展。随着信息时代的不断发展，计算机技术也在日新月异的变化，各个单位利用计算机信息化进行管理的程度逐步加重。层出不穷的计算机设备给我们的生活带来方便，但对于网络设备的维护，应设立完善的设备维护档案管理系统，更有助于网络设备的维护工作顺利开展。

3 明晰责任，实现数据安全运行

档案信息化管理工作要明确责任，确保信息化数据的安全运行。首先，要明确档案信息管理人员责任，具体来讲档案管理组织应该建立相关的责任明晰制度内容，例如，《电子文件归档与电子档案管理办法》。在责任划分下能够更好地从实际出发，对出现问题的环节能够及时找到人员解决信息化安全问题。其次，要注意数据安全的处理工作：其一，严格按照计算机操作规程进行操作，如遇电脑故障本人无法排除，应及时请技术人员处理，不得随意盲目操作。其二，存、储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用，禁止带出外面使用，外来存储介质禁止在档案计算机上使用。另外，要健全和完善档案管理业务的流程和技术规范。归档流程必须严格按照规范要求去做，不可以自行处理；技术管理则需要统一使用软件，规范档案形式。档案管理标准化包括：其一，档案整理标准，要求整理能够实现全面细分。其二，统计标准，例如：组织档案统计调查是一项科学性的工作。必须确定统一的调查目的和任务，确定好调查对象、单位、时间、地点，调查方法和调查提要，这样才能使统计调查按最必要的项目和统一的口径进行，从而获得所需的原始材料。其三，服务各项技术标准等，例如，信息录入要完整，只有数据完整，后期维护才能顺利进行；信息录入要准确，只有准确的数据，数据库的后期维护才会有意义。

综上所述，随着信息时代的不断发展，计算机技术也在日新月异地变化，各个单位利用计算机信息化进行管理的程度逐步加重，实现档案管理信息化建设要做到与时俱进，提高档案信息管理水平；硬件投资，完善档案信息化建设；明晰责任，实现数据安全运行。

参考文献

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[2] 王卓.要重視网络环境下的档案信息服务[J].黑龙江档案，2016（3）：87.

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