浅谈不动产统一登记档案管理的创新服务

郝广持 烟台市不动产登记中心

不动产是人类最重要财产，不动产档案是最为重要的民生档案之一，创新不动产档案管理服务现代化、信息化、网络化，是贯彻党的十九大“以人民为中心”重要思想的根本方向，因此，如何发挥计算机网络系统的作用，更好地为社会提供优质、高效、便捷的服务，是新形势下不动产档案管理服务的重要举措。

一、创新不动产登记档案服务模式

首先，档案管理机构要通过建立局域网，开展网上利用服务。随着档案管理机构内部局域网的建立，科学有效地管理档案应充分利用相关服务单位，如：城建部门、税务机构、纪检监察等网站制作档案信息共享网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统与相关服务单位网站链接，实现档案信息的网上检索、服务共享，为用户提供更快速、便捷的服务。国内许多单位都在积极利用互联网开展网上服务，这已成为社会和单位提供档案利用服务的重要形式之一。不动产登记作为一种专门档案管理，档案工作者要以网站为基础，进一步加快不动产登记档案信息资源数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索;同时，建立“电子文件(档案)数据管理中心”。与相关的共享服务单位的信息管理部门加强配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密性的电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。

其次，通过电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的。不动产登记档案与其他档案的形成有很大区别，与其他传统纸质档案形成的最大差异是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，而不动产登记档案是依据国务院《不动产登记条例》、国土资源部《不动产登记细则》相关规范，由产权人提供法定材料提出申请后，经过初审、审核、核定、登记簿等环节后形成，其具有严格的程序和规范的环节，因此，不动产登记的档案部门要严格遵守国家法定模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，及时准确地将不动产登记材料收集归档，并在本部门的档案服务器上归档完善。例如：利用不动产登记系统方便地将受理窗口所收集的资料通过录入、拍照等有效形式在局域网上传送至档案馆。该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全部自动上传到档案服务器归档，而不需人工在档案库房、登记窗口来回跑，极大地节省了人力和时间。

第三，开展网上在线服务。传统的档案利用方式，如：到档案馆藏机构利用档案、阅读复制档案、出具查询记录等，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。不动产登记档案管理机构可以在网页上通过汇编相应的查询要求、提供相应的信息库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆藏机构利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

二、扩展不动产登记服务领域

不动产是人们日常生活最为重要的财产，智能化、信息化服务是不动产登记查询服务的方向。其服务涵盖多领域、多行业，如：城市建设、公检法、纪检监察、组织人事、产权人等等，应该说，不动产登记档案是利用最为广泛的专门档案，这已成为档案管理者的共识。不动产档案管理既要面对党政机关、企事业单位，又要服务于一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，还要有针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着信息技术的快速发展，人们从事的科学和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。首先，处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案机构也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、编研中心和信息技术的用户。不动产登记档案管理服务的改革创新方向就是要走信息化道路。其在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的工作实体。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在为旧城改造提供信息方面：房屋档案最早可追溯到民国，蓬勃发展期则是近几年新近开发的房地产项目，其档案的信息利用都具有无法替代的价值，帮助引进开发先进技术，能为社会发展、城市建设、维护产权人的合法权益提供快速优质的智能化信息化服务等。其次，加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，任何一个档案管理部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须建立一个完整的社会信息系统，实行档案服务一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。第三，实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

三、健全不动产档案管理机制

不动产登记管理机构是实现科学、有效管理的重要基础。烟台市不动产登记档案管理已经实行了统一信息、统一系统，分散布局、机构一体的模式，即：通过招标采用国土资源部推荐的安图不动产登记信息系统。该系统具有以下特点：一是实现“四统一”。即登记机构、登记依据、登记簿册和信息平台的“四统一”，形成权界清晰、分工合理、权责一致、运转高效、法治保障的不动产登记体系，最终实现各类不动产从分散登记到统一登记的转变；二是实现时空协同，以GIS地图为核心，对其上所附着的建筑物、林地、草原等进行统一管理，建立五局之间横向联合以及各局之间内部纵向协同，实现了跨部门、跨单位的高效协同办公；三是信息高效共享。实现了国土、住建、农业、林业、海洋等部门不动产登记信息的审批、交易等实时互通共享和数据高效利用，极大地提升了政府的办事效率；三是提升了公众服务水平。即：基于统一的平台，完成登记依据和簿册的统一，横向联通国家的三部门两局，纵向联通部、省、市、县四级登记机构，实现各业务实时互通互查、提供面向公众的不动产登记查询服务系统。

首先，要建立健全各种竞争向上的创新机制。在用人制度、考核制度、奖惩机制方面，将工作创新纳入其中，充分调动员工作积极性和创造性，以激励竞争手段，把职工的专业知识、业务技能和管理素质充分调动起来，确保不动产登记人员具备高素质、强技能，适用任何工作岗位，才能保证不动产登记档案信息化、数字化的顺利进行。

其次，要提高档案管理的服务意识。一要把服务方式由被动式向主动型转变。随着信息时代的突飞猛进，社会对不动产登记档案信息的需求日益增强，档案工作人员一定要提高服务意识，在服务方式、服务能力、服务手段等方面不断完善自己、提高自己，积极主动地开展档案信息利用的各种服务，只有这样才能适应快速发展的社会需要。二要加强档案利用的宣传。增加社会公众对不动产档案管理利用的认识，使更多的公众熟悉档案的内容和价值。如：提供功能全效率高、检索方便快捷的查询检索系统；加强不动产档案信息研究，向档案利用者提供有效地利用途经。三要尽快将服务手段由传统型向现代化转变。利用网络技术提供远程服务，实现与其他档案联网，共享信息资源，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。

第三，创新档案管理技术。一是要对历史档案进行数字化加工整合和综合系统开发工作。如：在不动产图文信息数据库中增设档案查询登记、详细规定并公示档案查询要提供的资料、查询流程等。内部调阅档案，工作人员通过电子密码打开查询系统自动查询；外部查询通过建立自动查询系统，转入产权人身份证号码和查询内容实现查询，并打印查询结果。这样既方便查询人查询，又减轻工作人员的压力。二是建立档案网络管理制度。要完善档案网络化管理制度，修订档案岗位责任制及档案管理规范等，如：阅览制度、外借制度、复制制度等。要根据不同情况，对不同层次的利用人确定不同的查询范围，严格遵守国家对不动产登记档案查询的相关法律、法规，做到有法可依，依规服务，确保权利人合法权益，为社会提供优质高效便捷的服务。

[1]傅荣校著.档案管理现代化[M].浙江大学出版社.

[2]杨公之主编.档案信息化建设务实[M].中国档案出版社.