基于Office软件的综合办公技巧探究

文玉成

[摘要]随着电子计算机的发展，使Microsoft Office软件在全世界范围内得到普及和应用，Office作为世界上应用最广泛的软件，对它的使用技巧探究是现代软件办公不可缺少的一部分，操作技巧能够有效地提高办公效率，提升使用者的舒适满意度。Office注重了人性化和兼容稳定性设计，本文主要讲述了Office软件的办公使用技巧。

[关键词]Office 操作技巧 日常办公

[中图分类号]TP316.7；TP317.1 [文献标识码]A [文章编号]2095-3089（2017）12-0045-01

Microsoft 0mce软件的开发和应用在日常办公中越来越受欢迎，它具有强大的文字处理功能，同时随着该软件的不断更新使原有的功能越来越强大，有利于创建出专业水平的文档，实现了随时随地的网上办公，并为用户提供了方便。Microsoft Office Word 2003，是一种文字处理程序，可使文档的创建、共享和阅读变得更加容易。改进后的审阅和标记功能为您提供多种跟踪更改和管理批注的方式。Word 2003还支持“可扩展标记语言”（XML）文件格式，并可作为功能完善的XML编辑器。另外，可以保存和打开XML文件以集成单位内的关键商业数据。

一、Oiffee2003版软件的功能

（一）Excel功能

OfficeExcel2003是一种电子表格程序，可提供对于XML的支持以及可使分析和共享信息更加方便的新功能。Excel2003中的智能标记相对于Microsoft Office XP中更加灵活，并且对统计函数的改进允许您更加有效地分析信息，Excel中行业标准的XML支持简化了在PC和后端系统之间访问和捕获信息、取消对信息的锁定以及允许在组织中和业务合作伙伴之间创建集成的商务解决方案的进程。Excel的功能还体现在智能文档、“人名智能标记”菜单、增强的统计功能等方面。

（二）word功能

在日常工作中word的主要功能体现在以下几点上：

（1）用户用Word软件编排文档，使得打印效果在屏幕上一目了然。

（2）直观的操作界面，Word软件界面友好，提供了丰富多彩的工具，利用鼠标就可以完成选择，排版等操作。

（3）媒体混排，用Word软件可以编辑文字图形、图象、声音、动画，还可以插入其它软件制作的信息，也可以用Word软件提供的绘图工具进行图形制作，编辑艺术字，数学公式，能够满足用户的各种文档处理要求。

（4）强大的制表功能，Word软件提供了强大的制表功能，不仅可以自动制表，也可以手动制表。Word的表格线自动保护，表格中的数据可以自动计算，表格还可以进行各种修饰。在Word软件中，还可以直接插入电子表格。用Word软件制作表格，既轻松又美观，既快捷又方便。

（三）PowerPoint功能

使用PowerPoint 2003可创建具有图形、动画和多媒体的激动人心的幻灯片，其功能体现在轻松演示幻灯片、使用图像增加感染力、使用自定义动画使演示文稿妙趣横生、利用多媒体进行演示。

二、Word、Excel、PointPower综合应用技巧分析

（一）在Word文档中使用Excel工作表

Word虽然具有创建表格的功能，但Word对于大量的数据进行处理时，就显得力不从心了。Excel是一个对数据处理具有强大功能的软件，它能够轻松地对数据进行各种计算、分析和管理。

（二）在Word文档中使用PowerPoint演示文稿

在Word文档中插入PowerPoint演示文稿的方法与在Word文档中插入Excel工作表的方法类似，也是以对象的形式插入的。首先我们先打开需要添加幻灯片的Word文档，然后选择“插入”选项卡下的“文本”组件，再单击“对象”按钮的下三角按钮，在出现的下拉列表中选择“对象”选项，打开了“对象”对话框，切换为“由文件创建”选项卡，单击“浏览”按钮，选择需要插入的PoweroPint演示文稿文件，单击“确定”返回即可。此时工作表插入文档中，如果想修改PowerPoint演示文稿，可以在文档中右击插入的演示文稿，在快捷菜单中选择“演示文稿”对象命令，再选择级联菜单中的“打开”命令，启动PowerPoint并同时打开插入文档中的幻灯片，在PowerPoint中对演示文稿进行修改后，关闭PowerPoint后即可返回Word文档。

（三）在Excel工作表中插入Word文档和PowerPoint演示文稿

演示文稿的方式基本相同，都是使用“对象”对话框将已己制作完成的文档以文件的方式插入。首先我们先打开需要添加幻灯片的工作表，然后选择“插入”选项下的“文本”组件，再单击“对象”按钮的下三角按钮，在出现的下拉列表中选择“对象”选项，打开了“对象”对话框，切换为“由文件创建”选项卡，单击“浏览”按钮，选择需要插入文档的演示文稿文件。

三、Offiee软件在日常办公中的应用技巧

（一）数据中的小数点的输入技巧

在日常办公中，需要经常性的输入数据，在输入小数点时为了节省时间，同时避免中英输入法间的切换，就需要利用Office软件的“工具”中的“自动更正”，同时运用“编辑”中的“替换”，在“替换为”中填上“。”“.”“、”这三个标点符号，并单击“确定”按钮即可。这样在输入数据时，“。”就会自动变成“.”，同时也避免了输入法之间的来回切换，并且节省了一部分时间，该方法在Excel中也同样适用。

（二）数字化调整在Office软件中的使用过程

Office软件中的使用过程中，通常会对一些内容或格式做出调整，一般我们可以用鼠标直接完成。但是在文档要求比较高的情况下，要调整其内容时，鼠标将满足不了这一要求，需要进行数字化调整来完成。

（三）受损文档的恢复

Word文档的自动恢复在编辑文档时常常会遇到断电、死机、程序不响应的情况，使文档不法得到不及的保存，从而导致文本内容的丢失。这时我们可以重启计算机，在打开Word软件后系统会自动弹出文档恢复窗口，为了使损失减少到最低，我们应在窗口中选择一个较晚的自动保存项目，并进行修复。同时，设置自动保存的时间可以将自动恢复的成功率进行有效的提高。具体的操作步骤是：打开“工具”一“选项”对话框，在该对话框里勾选“保存”中的“允许后台保存”和“自动保存时间间隔”，并在“自动保存时间间隔”中设置一个较短的时间间隔，然后单击“确定”按鈕即可，这样就可以避免文档丢失的可能性发生。此外，我们可利用“Ctrl+s”快捷键来及时的保存文档，同时应养成使用其他快捷键的习惯，这样可以使文档的编辑效率得到有效的提高。

（四）文本的恢复

为了使Word文档中的文字得到有效的恢复，我们可以运用“从任意文件中恢复文本”转载器的功能。具体方法是：单击“工具”→“选项”中的“常规”菜单，在该菜单中勾选“打开时确认转换”选项，然后单击工具栏中的“打开”菜单，在该对话框的“查找范围”选项卡中对文件的保存路径进行选择，然后单击“文件类型”→“从任意文件中恢复文本”，同时将要打开的文档选中，单击“打开”即可。这样可以有效的恢复文本内容。

四、结语

Office是现代工作人员的必备技能，实用性极高，掌握其中的操作技巧是节省时间成本，提升工作效率的重要手段上文列举了很多实际操作技巧，但时代在发展，Office也一直在进步，我们不仅要掌握现有的工作技巧，还要在此基础上不断学习新的版本和操作技巧，这样才能紧跟时代的步伐。