如何做好企业档案的管理和保护工作

何 洋 （中车齐齐哈尔车辆有限公司 161002）

如何做好企业档案的管理和保护工作

何 洋 （中车齐齐哈尔车辆有限公司 161002）

随着企业的不断发展和进步，档案的作用越现突出，而且作用是不可替代的，因此作为企业档案部门必须强化企业档案管理工作，建立健全企业档案工作相关制度，实现档案管理标准化和规范化，提高企业档案人员综合素质。探索和研究档案保护的方法和途径，从改变档案存放环境入手，在预防上下功夫，最大限度地保护好企业馆藏档案，实现企业档案的利用价值，更好地为企业发展服务。

企业档案管理和保护

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。企业的一切管理工作，上至企业战略管理，下至企业的基础管理，都是以是否有利于企业发展为目标的。企业档案管理的存在和发展必须来自其内在的、本质的需要。如果企业档案管理能够满足企业的这种内在需要，它就能够生存和发展。随着企业的不断发展和进步，档案的作用越现突出，因此作为企业档案部门必须强化企业档案管理工作，最大限度地保护好企业馆藏档案，实现企业档案的利用价值，从而更好地为企业发展服务。

一、企业档案在企业中的作用凸现

我公司是中国铁路货车、起重机的主要设计制造基地，产品不仅覆盖了我国近三分之一的铁路货车市场，而且还远销美国、澳大利亚等十几个国家和地区。近年来公司以产品开发为龙头，以市场为导向，积极开拓路内外、国内外市场，经济效益在同行业始终名列前茅，保持了良好的发展势头。作为企业档案部门要不断适应企业发展需求，规范企业档案管理，发挥企业档案的作用，为企业发展起到积极的保障和推动作用。

1.企业档案是资源储备的重要手段。企业档案是企业生产、经营活动的真实历史记录，不仅记录了企业发展的历史，而且记载了企业形成和积累的知识，是企业的重要知识资源。它能反映出企业活动的客观规律以及工作中成功的经验和失败的教训，这些珍贵的信息资源以档案的形式存在。企业发展是一个继往开来的过程，企业档案这种资源储备的手段为科技人员继承前人的知识成果和经验提供了物质基础。在新的科技活动中又产生了新的档案，使科技资源储备不断丰富。

2.企业档案是企业各种活动查考的有力凭证。企业档案的真实记录决定了它对各个时期企业各种活动的查考和凭证作用。一份企业的科技档案不仅记载有一项科研成果的客观内容，而且有设计者、校核者、主管设计、工艺、标准化、审核、批准等各级签暑，还能反映更改、换发情况。特别是企业改革改制和上市使企业档案更充分显示出它的价值所在，企业改制和上市需要公司的经营、财务、固定资产、土地证、房证、科技成果、法律文件、会议记录等方面的档案资料几千份，使企业档案的凭证作用表现的更突出和直观。

3.企业档案是为领导决策和宣传教育提供依据。通过企业档案能比较全面地了解党和国家的有关方针、政策以及各项具体的法规、规定、制度、办法等，为企业的经营决策指明方向。使公司领导充分运用国家对企业的自主权的有关规定，把企业搞活，不断开拓企业的经营渠道，使企业做大做强。

二、规范的档案管理工作，是适应企业发展的根本

企业档案管理工作是企业基础管理工作之一，企业只有不断加强自身基础建设，健全规范企业档案管理工作，大力开发利用企业档案信息资源，提高企业档案工作的整体水平，才能更好地为企业生产和经营服务，适应企业不断发展的需求。

1.建立健全企业档案工作相关制度，是做好企业档案工作的基础。不管是维护档案法规的权威，还是维护企业自身利益，任何一个企业都必须制定档案工作的管理制度和标准，以保障档案的完整和安全。企业制定档案保管制度、档案保密制度、借阅制度、各类档案的立卷归档整理制度及档案人员岗位责任制等一系列规章制度，构建一套比较健全的档案管理标准和制度体系，使档案管理从形成、积累、归档到管理和利用的整个过程都能够有章可循。其目的是以严格的制度约束档案工作的各个环节，保证各类档案的完整和安全。

2.实现档案管理标准化和规范化，是做好企业档案工作的条件。一个技术先进、管理规范的企业离不开准确、真实的档案，而规范的档案工作又体现了一个企业基础管理水平。实现档案管理的标准化、规范化，除了有一套比较健全的档案管理标准和制度体系外，还应具备符合档案库房建筑规范标准的档案的库房和规范的档案装具，实现办公、库房、阅览三分开，配备符合标准的防盗、防火报警装置。

3.提高企业档案人员综合素质，是做好企业档案工作的手段。作为企业要想在市场竞争中立于不败之地，必须坚持以人为本，努力打造政治过硬、业务合格的档案工作队伍。针对企业发展形势的不断变化，教育档案人员树立创新服务思想，改革过去传统的服务方式，一切围绕企业的生产经营开展工作，不断适应企业发展需求。

三、探索和研究档案保护的方法和途径，是企业档案长期为企业服务的保证

企业档案是企业的宝贵历史财富，作用是长久的，特别是作为有82年历史的老企业，档案需要长期或永久保存下去。因此，必须最大限度地延长企业馆藏档案的寿命，为企业的长远发展服好务。

1.保护企业档案，要在预防上下功夫。档案保护的方针是“预防为主，防治结合”。任何灾害和有害因素都有可能对企业档案造成损坏和破坏，一旦档案受到这样或那样的破坏，所造成的损失都是无法挽回的。因此做好企业档案的保护，预防是关键。首先，要学习和掌握应对和处理突发事件的能力，科学判断、沉着应对、准确行动，制定企业档案保护应急预案，建立和完善突发事件监测、预警机制和应对措施，把突发事件对档案的危害降到最低。其次，要强化企业档案日常防护措施，严格控制库房温湿度，控制在规定范围内并保持稳定；施放档案防虫药物，避免有害生物滋生；检查和控制归档文件制成材料，防止细菌和维生物的侵入；保持档案库房清洁卫生，做好库房空气消毒；制定档案库房定期检查制度，一经发现有危害档案的情况发生，根据实际情况进行有效治理。

2.保护企业档案，要不断研究和探索新方法。随着信息技术的不断发展，企业的电子档案也逐年增多，特别是对产品底图的数字化转化后的存储和保护，成为企业档案馆研究和探索的重要课题。电子档案不同于纸质档案，它分为电子档案载体的保护、电子档案信息的保护。电子文件的载体可分为磁性载体和光学载体，这些载体的保管除了控制适宜的温湿度外，还要防尘、防外来磁场、防机械震动、防光线和有害气体的影响。随着电子信息技术进步，电子档案将面临着更多的危害，因此电子档案的保护也要不断的更新和探索，才能为企业服好务。

综上所述，企业的发展离不开企业档案工作的支持和保证，企业档案管理工作在企业的作用是不可替代的。作为企业档案部门必须强化和规范企业档案管理工作，保护好企业馆藏档案，最大限度地延长企业档案寿命，使企业档案更好地为企业生产和经营服务，适应企业不断发展的需求。

[1]陈兆祦，沈正乐.《最新档案工作实务》第五篇 档案保护技术实务.

[2]刘小仙.《电子档案的存储和保管探析》，《机电兵船档案》2007年第6期.