企业档案管理工作之浅谈

赵璐婷

摘 要：2009年，国家档案局颁布了档案行业标准《企业档案工作规范》（DA/T42）。2010年9月3日，福建省档案局也相应正式出台了《企业档案工作规范》，并下发了“关于开展企业档案规范化管理评估工作的通知”。本文就亲身参与企业档案规范化管理工作的实践，浅谈做好企业档案规范化管理工作的几点思考。

关键词：企业档案；管理

自2011年进入我所工作以来，我便和档案工作结下了不解之缘。毕业于工商管理相关专业的我，在最开始接触到档案这个工作的时候，一切是显得那么的陌生。总以为，档案就是把信息收集起来，我们档案人员再加以管理，然后方便以后来人查阅和應用。可是真正投入到工作当中之后才认识到档案管理工作，作为一门科学，与其他管理工作的不同之处。

从我从事的科技档案管理说起。科技档案管理，顾名思义，就是将科研开发、生产密切相关的文件材料、图纸等加以收集，并按照一定的规律进行整理，从而有序的进行管理、运用。这似乎与普遍意义上的档案管理并无区别，但是更强调的是它与科研生产的密切关系。我所档案管理工作主要涵盖图纸管理和工程项目档案管理两个部分。

一、图纸管理

我们就要从接收图纸开始，要按照目录对图纸进行核对，如果不符合归档要求，就要退回归档单位，直至修改到符合要求为止。然后，还要对图纸进行修整，按照一定的规律进行整理，整理完毕，再放入库中进行保管。对于一名年轻人来说，这种工作内容大部分时间都是非常枯燥的，但是细想，这份工作，真的需要非常细致、细心的西靠，并且对于责任心的要求更是非常的高。每每面对我库房中成千上万的图纸，我不禁会想，这些图纸中的大部分已经为我所的科研生产工作其价值30年有余，看着他们日渐泛黄、破旧不堪，这是感慨万千。如果不是几十年来前辈们的悉心照料，这种最原始的科技档案的恐怕很难保存到今天。不仅如此，有些图纸在现如今的生产活动当中依然担当重任，这是多么难得的事情啊！

二、工程项目档案

科技档案管理工作不仅仅局限于对图纸的管理，还有对工程项目档案文件材料的管理。由于在档案管理工作当中，我还是一个新人，并且之前并不是档案管理相关专业毕业，并没有接触过相关工作，刚开始工作难免有距离感。在领导的用心安排和要求下，我一直他是的从最基础的部分做起，接触并了解档案管理工作，并逐步接受所内项目档案管理工作。但让我真正体会到档案管理这门专业的真谛和精髓的，还应该是13年4月下旬我所某技改项目档案验收。

在预验收阶段，验收小组对我所项目档案管理提出了整改意见和要求。我们要在预验收之后到正式验收之间短短十天的时间内，按照整改要求将档案整理完毕，期间的工作量是相当大的。但正是因为这十天的学习和实践，使我有幸学习到了项目档案工作的流程和方法，在这十天里，我们档案室的全体工作人员不断的与所里的国贸、物资、生产保障及基建部门协调，在相关部分文件材料不齐全、整理不规范，内容不符合规定的状态下，我们档案室坚决贯彻初次预验收的精神，指导各部门严格按归档标准整理，只用了10天时间，只用了10天时间终于完成整改任务。在正式验收的当天，专家小组对我们整改结果表示非常的满意。相对于十天前档案杂乱无章的情况，有了飞跃式的进步，大家一时间觉得所有辛苦都是值得的。但在欣慰的同时，思考最大的收获当属通过这次整改，我们学习到了档案管理的细节和工作要领，懂得了为何要严格按照标准和规定去做。通过参与这次工作，我对这个在以前看来没人重视的工作有了全新的认识，其实档案工作是一项多么重要并且意义深远的工作啊！

在项目档案验收接近尾声的时候，我们全体档案人员又迎来了新一轮的挑战。在所领导的安排下，全体职工搬迁至新址办公。这项决定对于其他部门的同事来说，不过是把自己的物品收拾妥当，再由所里统一安排搬迁就可以轻而易举的实现。然而对我们档案室来说，搬迁确实是一个让人伤脑筋的事情。

从开始搬家的第一天起，我们档案室就开始着手档案资料的打包工作。起初，分配我们部门的打包纸箱和打包用品实在是接不上趟，我们就捡别的部门搬完后腾出来的箱子用，可箱子还是很紧张，负责搬迁的生产保障部门也无暇周转，打包工作总是无法顺利进行。于是我们开始思考最周密最稳妥的搬迁方法。

因为档案搬迁不仅仅是实体的移位，更涉及到保密工作的开展。大部分档案资料都是保密的，所以我们不能只限一味的打包，还要兼顾档案资料的安全。资料上万册，底图近十万张，如果有一点疏忽，搞乱了再想恢复就是大海捞针，无疑会加大迁址后的工作量，同样会影响以后的查阅。如果发生丢失的情况，那后果更是无法想象，所以，在这项工作开展的过程中，需要强烈的责任心和统筹安排，这也给我们档案人员提出了更高的要求。

从项目档案验收到搬迁，悄然走过了三个月的时间。那三个月，工作异常艰辛，但是对我来说是一场历练。而正是这样的历练，让我对这份工作有了深刻的认识，对档案业务有了更深的理解，这是非常难得的经历。有了这样的经历和锻炼我一定能在今后的工作中发挥更大的潜能，走出新一代档案人的风格，展现新一代档案人的风采！