大数据环境下档案管理工作面临的挑战与对策

张桂英

摘 要：随着现代计算机及互联网技术发展，数据逐渐成为人们生产生活中的重要名词，尤其是引起了信息科技相关行业的高度重视。档案管理工作主要是对社会档案起到保管保存的作用，并为相应群体和部门提供服务。随着大数据时代的来临，人们生产生活中所产生的数据越来越多，逐渐形成庞大的数据信息，继而给档案管理工作带来较大的难度，但同时也是促进档案管理提高效率和实现多样化管理的重要机遇，即档案管理人员需要针对大数据对档案管理模式的变化采取相应措施。

关键词：大数据时代 档案管理模式 档案资源

档案管理部门承担着对社会中存在的各种事件进行收集、整理、保存和检索运用的任务。随着社会的发展，信息的数量和种类不断增加。在大数据时代，相关的管理工作者面临着艰巨的数据管理任务。而对海量的数据进行有效的管理成为其工作的难点和重点。因此，研究者引入数字化、云服务等先进理念与技术，对数据进行处理，取得了一定的效果。研究者对其进行总结，为更好地进行大数据的档案管理提供依据。

一、档案数据信息化管理的优势及面临的问题

1.1提高档案信息资源的检索速度和检索准确性

在传统的档案管理模式中，档案信息资源检索均需管理工作人员以手动方式在数量庞大的案卷目录中进行查找。该种检索方式需要耗费较大的人力物力，且工作时间长，工作效率低，且检索准确性也低。对档案信息实施数据化管理和信息化管理之后，应用现代化信息技术实施档案资料检索，大大加快了检索的速度，同时提高检索的准确性，减低工作差错的发生率。

1.2提高档案资源利用的便捷性

信息、互联网技术在档案管理中的应用促进档案数据信息化管理体系得到不断完善，档案管理内容得到不断丰富，管理理念及模式也在不断更新。传统档案管理所应用的模式均较为麻烦和复杂，对工作效率和工作质量的提高存在严重阻碍作用，同时也严重制约了档案数据信息利用功能的发挥。对档案进行数据化、信息化管理之后，档案资源的使用者可直接通过互联网，利用电子通信和计算机技术来实现对档案资料进行检索、查阅、远程传输，促进档案资料得到更加全面、快速地使用。

1.3增加档案管理的安全风险

对档案资料实施数据信息化管理存在诸多优点的同时也存在一定的缺陷。在管理过程中面临的最大挑战为档案数据信息的安全问题。在网络环境中，技术问题、人为因素均会对档案资料的安全存在一定威胁。同时，档案管理对管理工作人员提出更高的要求。因此，加强安全保护措施和管理人才队伍建设成为档案数据管理与信息分析管理中急需解决的首要问题。

二、大数据时代档案管理模式的变化

2.1大数据时代档案管理理论体系的变化

随着大数据在各行各业的影响，给人们的工作带来了巨大的改变，尤其是在档案管理方面，由于大数据的出现，会产生全新的管理理论和管理方式。在当前社会环境中，人们的工作、生活、娱乐等均可以形成数据，即档案数据量非常庞杂，档案管理工作人员不能够在依据传统档案管理理论的基础上开展管理工作。大数据还具有数据量庞大的特征，该数据量无法采用常规的计算方法和技术进行分析和计算。档案管理工作在大数据时代的影响下，逐渐向着社会化、多元化方向发展，且如今档案管理工作逐渐向服务模式倾斜。

2.2大数据时代档案管理资源体系的变化

档案管理部门的主要优势是拥有大量的资源，且保管的资源越多，该档案管理部门的价值越明显，因此各领域档案管理部门想要提高服务质量和馆藏价值，必须做好丰富资源的工作。在当前的大数据时代下，几乎任何资源都可以形成数据，即信息资源增长速度非常迅猛，档案管理部门数据资源的来源更加广泛。随着互联网的普及，各领域信息资源的来源主要是以互联网数据为主，且中国作为全球网民数量做多的国家，我国网上信息增长数量较快。信息资源作为档案管理部门工作主体，如今档案管理内容更加丰富，因而相关管理部门加强了存量数字化、增量电子化的改造，管理内容已经逐渐实现海量规模。传统档案管理主要是针对纸质、实物等保管，而随着信息化技术在各个领域的渗透，几乎用户的任何信息都需要保存，换言之、档案数据类型不断增多。而且同样的数据也可以表达出不同的内容和价值。很多档案在进入档案管理部门保存后，便长期处于休眠状态，即档案的实际利用率非常低，所起到的作用也较低。而档案作为真实记录的数据和信息，应当具有非常高的价值，然而事实却截然相反。另外在大数据时代下，档案数据不断纵向增加，致使档案的整体利用率不断下降。如今档案管理部门加强了档案信息管理的建设，有效提高了档案管理工作的效率。

2.3大数据时代档案管理服务体系的变化

档案管理部门针对档案开展管理工作，主要是提取历史记录的价值，为国家、人民提供服务。如今档案管理工作受到大数据时代的影响，其服务体系逐渐向着社会化和多元化方向发展，即大数据时代档案管理服务对象、服务内容和服务方式等均出现了較大的变化。与传统档案管理工作向政府部门和企事业单位服务不同，如今档案管理更加倾向于为人们群众服务，为用户服务。而且如今档案管理工作用户服务也逐渐实现从线下服务延伸到线上服务，服务效率明显提升，可以为用户提供更多的服务，同时还能够挖掘出一些潜在客户。传统档案服务主要采用被动式服务模式，而当前大数据环境下，档案管理资源延伸到馆外，因此档案管理可以延伸至馆外，继而实现主动服务模式，即传统的根据用户需求提供服务的模式逐渐被淘汰，而通过开展身份登记、查阅记录和数据分析等，可以了解到用户需求和习惯，继而为用户提供主动服务，提高服务质量。另外大数据时代还促进了档案管理工作开启个性化和智能化服务模式，通过数据分析了解用户需求趋势，智能推送用户所需和感兴趣的服务。档案服务的主要目的是为人们提供信息需求，档案管理部门需要以用户需求为出发点，实现档案信息资源管理和服务双赢的局面。

2.4大数据时代档案安全保障体系的变化

档案管理工作除了需要做好档案归档外，还需要保障档案的安全，尤其是大数据环境下档案数据数量大、种类形式多、处理速度快等，均对档案管理工作提出了更高的要求。传统档案管理主要指针对纸质档案、音像档案等进行管理，而如今采用电子管理和数码管理管理方式，管理人员需要确保档案远离磁场，尤其是硬盘需要做好防震措施。另外档案管理部门还需要做好应急管理措施，因为档案本身具有较高的价值，但在面对自然重大事故和社会重大突发事件时，依然会给周密的档案防护造成漏洞，继而造成档案丢失和损毁。档案管理部门需要针对各类事件制定精细化管理模式和应急方案，减少档案出现的不可预知损失。另外档案管理人员还需要利用技术手段进行网络防护，加强身份认证，避免操作控制和数据泄密等情况，保证档案的安全。

综上所述，为了实现大数据时代背景下对档案数据的有效管理，技术人员应该充分认识到大数据技术的优势，利用先进的科技进行管理上的改革创新，提高数据和利用效率，更好地为社会建设和人民生活服务。

参考文献

[1]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013（6）：48-50.

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