电子图书归档管理的问题及对策

臧炜

【摘要】信息技术的飞速发展对各行各业有着深刻的影响，图书管理工作也不例外，随着数字时代的到来，图书已开始由纸质向电子化发展，这对图书归档管理工作也提出了新的挑战。当前，电子图书归档管理工作中还存在着许多问题，本文对此展开研究，并提出相应的对策，为规范图书管理工作提供参考。

【关键词】电子图书；图书归档；档案管理

随着计算机技术的普及应用，电子图书因其具有易存储、使用便捷、绿色环保等优势逐步取代了传统纸质图书，电子图书的数量不断增加，应用范围也越来越广泛，这对图书归档管理工作提出了新的要求，传统图书归档方式已无法满足电子图书归档工作的需要。本文就电子图书归档中的问题展开研究并提出相应解决对策，为规范电子图书管理提供参考。

一、存在的问题

（一）鉴定与选择中的困难。电子图书与传统纸质图书最大的不同在于其数字化的形态特征，数字化图书易于被复制和改动，在进行电子图书归档工作时对于“原件”的鉴别和选择变得困难。电子图书在编纂过程中被撰稿者以数码形式存储于磁盘、光盘等载体上，对其使用不会受到时间、空间上的限制，任何具有修改权限的人都能实现对原文件的改动并且改动的痕迹较难被察觉，这就导致图书管理者很难判别哪份文件才是原文件，在鉴别文件时很可能出现失误而选择了错误的文件。

（二）存储载体更新速度快。电子信息技术发展日新月异，这使得电子图书存储技术的更新周期不断缩短，存储载体种类也变得丰富。电子图书的归档管理工作要求实现对图书的长期甚至是永久的保存。为了确保电子图书的可读性，图书管理人员必须及时更新电子图书的载体，这一过程中可能面临自身结构与格式的转换，图书管理人员必须具备一定的计算机知识才能实现该操作。在进行载体转换的同时，电子图书的原始性则会受到影响，无从判断原文本是否被改变。例如电子图书中的图片文件，文件存储格式的变化会影响到图片的品质。此外，不同的电子载体对存储环境的要求不同，例如磁盘光盘需要存储于防磁柜中，数码胶片必须加强对空气湿度的控制等。

（三）电子信息安全问题。图书的电子化存储形式使图书信息的安全性受到了威胁。一是电子图书易于被复制和修改，且这些操作过程不易被察觉，文件的传输范围极易被扩散，从而造成传输过程中的信息泄露。二是信息技术的革新使图书管理信息系统也不断更新，这给电子图书的可读性带来了困扰，新旧系统间的差异使一些永久存储的电子文件无法被读取，为了保证归档工作的连续性则必须实行双轨制存储，一定程度上造成了档案的不完整性。三是易受到计算机病毒、黑客的威胁，信息技术发展使计算机病毒变得更加隐蔽，电子文件在传输、拷贝、系统运行中易被计算机病毒感染，从而造成文件甚至是系统的破坏，黑客的恶意攻击也容易造成图书信息的泄露和被篡改。

（四）归档管理制度的不规范。我国电子图书归档管理工作还处于起步阶段，国家关于电子文件归档方面的程序化管理制度还相对不够完善。目前主要用于指导各级图书档案管理部门操作的纲领性文件，包括《电子文件归档与电子档案管理规范》《CAD 电子文件归档与光盘存储办法》等，各级部门在这些指导文件基础上根据自身需要分别制定了各自的管理规范和标准，这也就造成了各部门制度规范的不统一问题，给电子图书跨部门传输存储工作带来了一定的困扰和不便。

二、改善对策

（一）提升图书管理员的综合素质。随着数字时代的到来，传统的图书管理方式已不适用于现代电子图书管理工作，其不仅要求图书管理人员必须具备电子图书归档的基础知识，此外还应当掌握一定的计算机基础知识，以适应电子文件的归档要求。因此，图书管理人员必须不断更新自己的知识储备，使自己的计算机知识水平与时俱进，通过提升自己的专业技能使自己成为现代图书管理方面的通才。图书管理部门也应当不断丰富档案管理人才专业结构，引进一些既懂技术又懂档案的优秀管理人才，使电子图书归档工作不断发展。

（二）实现文档一体化管理。电子文件易于复制修改的特性容易造成原文件的鉴别困难，因此电子图书从文件产生到传输使用再到归档保存各环节都应当尽可能保证文件的真实性、完整性和原始性，避免因为过程中的复制修改造成原文件内容失真。这里可以借助一些技术手段来实现电子文件的规范管理，例如可以将办公自动化系统与图书管理系统进行对接，实现文件、档案的一体化管理，所有电子图书在生产的同时便可归入档案管理系统，避免文件在两系统传输过程中被修改。

（三）定期开展电子文档检测与备份。要保证电子图书处于长期可用状态则必须定期对电子文件进行检测，适时根据信息技术革新情况更新电子文件存储载体，以降低存档风险。例如需要根据计算机系统的更新情况将电子图书档案存储格式转变成当前的流行格式，对于各类网络数据库要及时做好数据备份，保存价值特别重要的文件必要时要进行异地存储或纸质备份。備份电子文件应当根据载体特征确定必要的存储环境，以实现对电子文件的长期保存。

（四）加强信息安全保障体系建设。电子文件信息安全性易受到侵害的特性要求管理部门必须不断加强电子图书信息安全保障体系建设，可以通过建设内部管理专网、独立数据库、防火墙等方式实现数据的物理隔离，以实现信息安全保护。此外，还可以利用数据加密技术，利用密钥控制技术等方式来防止电子文件被非法访问和恶意篡改，提高电子图书的安全保障等级。

【参考文献】

[1]张正强.电子文件管理元数据的语义描述[J].上海档案. 2014（02）.

[2]张国庆.网络环境下电子文件归档、管理及特点[J].治黄科技信息.2013（05）.