档案信息化建设的策略探析

谢家祝

【摘要】提升档案管理工作效率能够在很大程度上为企事业单位提供更有价值的信息。而档案信息化建设可以有效促进档案管理工作效率的提升，促进档案管理的多元化和创新性。本文结合笔者实际工作研究，分析了档案信息化建设的必要性并提出了信息化建设的策略。

【关键词】档案管理；信息化建设；策略

档案属于非常重要的信息材料，也受到了越来越多的关注。对档案资源进行有效的开发利用是档案管理工作的根本目标。进一步开发利用档案资源，坚持走信息化建设的道路，这是现代档案管理工作的必然要求，同时也是充分发挥出档案材料价值的最佳途径。

一、档案信息化建设的必要性

随着现代信息技术和网络技术的发展及在各行各业中广泛的应用，在现阶段的信息化社会中，档案管理工作也必须要坚持与时俱进，坚持做好各项工作的同时不断推进信息化建设步伐，从而促进档案管理水平的提升。

一方面，档案信息化建设是电子文件科学管理的必然要求。近年来计算机信息技术飞速发展，在各行业中得到了广泛的应用，在工作实践过程中不可避免地形成了很多电子文件资料。如何科学地管理这些电子文件资料，促进档案信息化数字化进程，是确保档案管理工作有效开展的基本保障，也是档案管理人员必须要深入思考的问题。另一方面，档案信息化建设是知识资产管理的客观要求。知识资产属于档案管理部门资产中的重要内容，这部分对后续档案事业发展起到了十分重要的作用。档案管理人员必须要充分认识到知识资产管理的重要性，因为档案管理属于知识资源管理的内容，因此知识资产也应当是档案管理工作的主要对象之一。另外，因为档案管理工作是有效进行知识资产管理的基础，所以努力推动档案管理信息化建设也符合目前时代发展的需要，同时有助于推动我国档案事业的健康发展。

二、档案信息化建设策略

（一）提升管理水平。我国现阶段档案管理信息化建设过程中还存在很多问题，其主要原因在于档案信息化管理工作不到位不落实，不能够严格实施管理工作。因此我们在工作实践过程中必须要严格按照档案管理的要求和规定，对各种类型不同载体的文件资料实施数字化处理；同时强调对电子材料的鉴定与归档工作，确保能够形成真正具有较高价值的电子档案，确保电子档案的完整性和准确性。这些都是档案信息化建设过程中的基本工作，对提升信息化工作水平具有非常重要的意义。

（二）信息网络建设。档案管理部门应当进一步强化信息网络一体化建设管理工作力度。第一必须要推进当地档案信息网络体系的建设，在传统档案管理工作中融入网络技术，构建专门的电子档案信息数据库以及传输平台。第二应当和其他地区的档案数据库进行对接，强化各个数据库之间的联系，尽快实现档案资源的共享。第三是监督管理部门应当密切关注信息化建设进度，为促进档案信息化建设打下坚实的基础。

（三）加大资金投入。完善全面的软硬件设施是促进档案信息化建设工作的基本保障，因此我们必须要加大资金投入，确保信息化建设工作能够有序开展。档案管理部门可以积极寻求社会力量的帮助，通过各种渠道来筹措资金，解决自身的资金困难。另外国家财政也应当出台相关规定，确保档案信息化建设工作能够拥有充足的资金保障。

（四）保障网络安全。由于档案材料自身的特殊性与保密性，为防止档案信息泄露和流失，应当强化电子档案的安全管理工作。档案工作人员必须要对档案材料的重要程度有明确的划分，同时要科学设置相对应的权限。电子设备可以进行一定的安全防护，如定期杀毒、做好备份、更新系统等，避免受到网络攻击。另外对电子档案的管理必须要制定完善的管理制度。

（五）加强人才培养。档案管理信息化建设不单单要有足够的资金支持和现代化技术支撑，同时还必须要有充足的人才储备。所以档案管理部门必须要加快复合型专业型人才的培养，进一步精简管理人员结构体系，对档案管理水平较高且具备较强的信息技术能力的年轻档案管理人委以重任，同时不断强化其教育培训，提升档案管理人员队伍综合素质。

（六）推进制度建设。因为制度的不完善造成档案管理过程中存在很多不规范的现象，影响了档案信息化的建设步伐。所以，档案管理部门和单位领导必须要结合具体情况，构建一套完善科学的档案信息化管理工作机制。其中必须要包含档案管理工作中的各项内容和各个环节，确保档案管理人员能够有法可依，科学合理地开展各项工作。与此同时，还必须要制定完善的监督管理制度，借助于对档案工作的有效监督来确保档案信息的安全，不给不法分子留下任何漏洞，促进信息化建设的开展。

（七）重视开发利用。档案管理信息化建设只是一种手段而并非最终的目的，对档案信息资源进行高效的开发利用才是信息化建设的真正目标。推进实施信息化建设，重视档案信息资源的开发利用，就应当深入分析研究工作中的问题，唯有在网络环境下的档案资源才能够真正实现有效开发和资源共享。所以我们必须要加快档案数据库建设，做好档案的开发利用工作。

三、结语

总之，档案信息化建设属于一项长期性专业性的系统工程。随着现代科学技术的日新月异，信息技术的发展与应用给档案资料的收集、整理以及开发利用都带来了非常巨大的改变，档案管理人员必须要坚持与时俱进，真正做好信息化资源的管理工作，推进档案管理信息化建设进程，让档案资源能够更有效地得以开发利用，促进档案管理工作水平朝着新的方向发展。

【參考文献】

[1]姚保华.加快企业档案管理信息化建设的方法分析[J].企业改革与管理，2017（04）：15+34.

[2]肖蓉.浅谈高校档案管理信息化建设[J].中国管理信息化，2017（03）：167-168.