浅谈高校后勤集团办公室工作

赵莉清

【摘要】本文从新形势下对后勤办公室的工作要求出发，总结了办公室的工作重点，提出了通过完善后勤办公室制度建设，把握后勤办公室工作规律，加强队伍建设，发挥后勤协同创新作用等途径，来达到提高后勤集团办公室工作质量的目的。

【关键词】高校后勤；办公室；工作

习近平总书记2014年5月8日与中共中央办公厅干部座谈时，对中办工作提出了“五个坚持”的要求，即坚持绝对忠诚的政治品格，坚持高度自觉的大局意識，坚持极端负责的工作作风，坚持无怨无悔的奉献精神，坚持廉洁自律的道德操守。“五个坚持”是辩证统一的整体，涵盖了政治建设、思想建设、业务建设、作风建设、品德建设等各个方面，在新的形势下，对做好办公室工作具有重要的指导意义。

随着高校后勤社会化改革的不断深入，高校后勤集团办公室的工作也面临着更新、更高的挑战。后勤集团要在学校教学科研工作中、师生员工生活中提供后勤保障，这就要求后勤集团办公室不仅要发挥上情下达、下情上报的枢纽作用，在后勤保障服务过程中还要能够时刻体现高标准、高要求、高效率、高质量、高素质的五高服务精神，发挥催化剂和润滑剂的作用。

一、高校后勤集团办公室工作要求

高校后勤工作面向全校师生的吃、住、行等生活的方方面面，涵盖的范围非常广，工作量非常大，这就要求后勤集团办公室工作人员能够面对各种突发事件做到面面俱到，不仅要多做事，还要把事做好、做细、做实。

高校后勤集团办公室是一个综合协调部门，要发挥好参谋助手的作用，服务于集团领导总揽全局的工作；要做好文秘信息工作，服务于集团领导决策部署的工作；要做好综合协调工作，服务于集团各部门业务工作的开展；做好督促检查工作，保证集团各项决策得到落实。做好这些基本工作，办公室的工作才能基础牢固、重点突出。

二、提高工作质量的途径

（一）完善制度建设，加强执行力度。建立健全管理制度不仅有助于后勤集团办公室日常工作的平稳运行，还能有效地提高工作效率。首先要明确岗位职责，实行岗位责任制。岗位职责的制定，要从“人”和“事”两条线着手，从“人”的角度考虑，应明确每个岗位的职责；从“事”的角度考虑，应将每一方面的工作都落实到具体的人，形成事事都有人负责的工作局面，这样才能保证各项工作的有序开展。坚持首问负责制，确保接待的每个人都满意，每件事都能得到落实。其次要制定工作流程，公布办事指南，规范管理行为。高校后勤工作范围广，后勤集团办公室的工作千头万绪，制定一套切实可行的工作流程和清晰明了的办事指南，不仅可以为具体事务的处理提供依据，提高工作效率，保证工作质量，还可以为服务对象提供帮助，让服务对象更了解、更理解后勤工作。工作流程和办事指南应以流程图的形式，明确表述每一个工作环节和步骤，并在一定范围内进行公布，这样才能保证各项工作的执行力度。南京工业大学后勤服务集团办公室制订并公布了13项工作流程和办事指南，涉及申请、报告的报送，文件的收发，印章的使用等方面，便利了一线部门和员工的工作，减少了办事人员摸错门、补材料、走弯路的情况发生。

（二）把握工作规律，提高工作效率。虽然办公室事务多、工作琐碎、人员繁忙，但很多工作也是有规律可循的，后勤集团办公室工作人员应从点滴、繁琐的事务中总结出规律，有预见性地制定工作计划，有准备地开展各项工作。南京工业大学后勤服务集团办公室的工作主要分为党务工作、行政工作、工会工作三方面，每一方面的工作都有各自的规律和特点。党务工作方面，固定的工作有党员发展与管理、党日活动的开展与评选、党员教育活动的开展、廉政工作等；行政工作方面，固定的工作有制订每月工作计划与总结、每月召开2-3次党政联席会议、制订资产采购计划、申报中大修项目等；工会工作方面，固定的工作有每年一次的校运会、长绳比赛、拔河比赛、职工福利品发放等。把握好这些工作规律，熟知每年、每月、每周、每天的工作内容，及时安排好各项工作的开展，就能保证各项工作的效率和质量，保证固定工作能有计划地开展，遇到临时性工作时能有比较充裕的时间来处理，不会手忙脚乱。

（三）加强队伍建设，打造优秀团队。1.合理配置工作人员。在日常工作中，办公室是一个单位的窗口部门，处于中枢的地位，在高校后勤部门，办公室也发挥着同样的作用，因此，办公室工作人员的配备至关重要。不仅要考虑到工作量、工作要求等客观因素，还要考虑工作人员的专业学习背景、责任心、奉献精神等个体因素。在能满足工作的基本要求下，还要考虑工作人员的年龄结构、性别结构，尽量做到老中青相结合，男女比例平衡。合理配置工作人员，能有效利用不同年龄层次、不同性别员工的特点，发挥团队优势。2.加强学习，提高素质。高校后勤集团办公室的工作人员同时为集团领导和一线部门提供服务，需要不断地提高政治素质，正确把握工作的方向，了解和掌握有关高校后勤的各种政策。只有这样，才能做好集团领导的信息员、参谋和助手，才能深刻理解集团的各项决策，推动一线部门把工作落到实处。高校后勤集团办公室工作人员，平时要善于总结，在日常工作中积累经验，提高组织协调能力、综合分析能力等解决问题的能力，还要与时俱进地学习信息化时代的各项技能，不断地适应新时代形势下的工作要求，不仅要能熟练使用电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、照相机、投影仪、录音笔、移动硬盘等办公设备，同时还要充分利用网络资源，运用办公自动化平台、手机短信平台、QQ、微信平台等信息化平台，提高工作效率，（下转第25页）（上接第9页）推进无纸化办公，建设绿色后勤。3.树立良好的工作作风。高校后勤集团办公室人员在工作中要树立良好的工作作风，要贯彻落实高校后勤“三服务，两育人”的宗旨，提高工作效率，保证工作质量。面对工作，要有认真、积极的态度，不论是简单的还是复杂的事务，都能一丝不苟地完成，不拖沓、敷衍；面对问题，既要谦虚谨慎、认真调研，又要反应迅速、雷厉风行地解决，尽量做到“今日事今日毕”。高校后勤办公室人员要具有强烈的服务意识，对上要尊重领导，服务好领导，对下要团结群众，服务好一线部门和师生；还要具有强烈的事业心、责任感和奉献精神，爱岗敬业、顾全大局，树立温和、亲切、积极向上的办公形象。4.注重增强团队凝聚力。凝聚力是一个工作团队取得优秀成绩的重要保证。增强高校后勤集团办公室的团队凝聚力，有助于推动高校后勤工作的开展。办公室的领导要严于律己、宽以待人，营造办公室人员优势互补、团结协作的氛围；同时，还要激发工作人员的自豪感、责任感，鼓励工作人员发挥积极性和创造性，为完成集体的共同目标而努力。增强办公室的凝聚力，

（四）发挥后勤协同创新作用。高校后勤集团办公室要加强协同创新的工作理念，与本校的职能部门、学院、学生、后勤一线部门加强联系，更好地推进各项后勤服务工作的开展，更好地发挥后勤保障的作用。1.与学校职能部门加强联系，在日常工作中加强沟通，理顺工作关系，优化工作程序，提高工作效率，为学校教学、科研提供后勤服务；在学校重大工作、活动中，加强合作，在各方面发挥好后勤保障作用。2.与本校学院加强合作。充分利用学院的科研力量，在安全生产、食品安全、维修建设、行政管理等与后勤工作联系较紧密的方面，加强合作，为学校的科研工作提供便利；借助学院的知识力量，开展员工培训，提高后勤队伍的能力；通过党组织共建的方式，与学院联合开展相关教育活动，提高后勤员工的素质；同时，要与学院办公室搞好关系，加强合作，了解师生的生活需求，做好服务工作，帮助学院了解学生的思想动态，协助学院开展教育工作。3.与学生加强联系。继续与校团委、学生会及相关协会联合开展活动，邀请学生参与检查工作，通过在学生中设立质量监管员、勤工俭学岗位等，与学生加强联系，一方面方便后勤集团办公室收集信息、改进服务，另一方面也发挥高校后勤集团服务育人的作用。4.促进集团各部门之间加强协作。打破部门的界限，以项目组的形式开展工作，让工作人员在工作中各自发挥财务、核算、施工、安全等方面的特长，对重大问题集中攻关，提高工作效率。南京工业大學后勤服务集团在2016年尝试以项目组的形式开展宿舍楼改造工程，集团财务部门、采购部门、建设安装部门分别派出人员组成项目组，分别对改造工程的材料采购、设计施工、成本核算等方面负责，集团办公室在改造工程的施工过程中，负责各项协调工作，把后勤集团各部门拧成一股绳，劲往一处使。

三、结语

高校后勤的工作除了繁杂的特点之外，还有着“高校”的属性、育人的作用，因此，高校后勤集团办公室，不仅要做好一般办公室的工作，还要以正确的方向、积极的态度、科学的方法、规范的程序，开拓思想、创新工作，真正成为高校后勤集团承上启下、协调左右、沟通内外、联系各方的中枢，成为集团和学校改革、发展的实施者和承载者。

【参考文献】

[1]朱亦赤，王玲，罗雪文.如何提高办公室工作效率——以高校后勤集团办公室为例[J].经济师，2010（10）.

[2]张龙云.新形势下高校后勤办公室工作的思考——以山东大学为例[J].高校后勤研究，2015（1）.

[3]孙晓兰.如何提高后勤集团办公室工作质量[J].高校后勤研究，2015（4）.