微信公众平台在档案工作中的应用探讨

许玲

中共福建省委党校 福建行政学院，福建福州 350001

摘 要 微信公众平台具有传统媒体所不具备的功能优势，尤其具有强大的信息发布和互动服务能力，是移动互联条件下档案管理机构借助社交媒体传播档案文化、宣传档案工作、联系广大群众的一个重要平台。文章深入分析了微信公众平台及其主要功能优势，剖析了当前微信公众平台应用于档案工作的现状与问题，进而提出微信公众平台应用于档案工作的路径思考。

关键词 微信公众平台；档案工作；创新路径

中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 2096-0360（2017）10-0059-03

微信公众平台是移动互联条件下档案管理机构借助社交媒体传播档案文化、宣传档案工作、联系广大群众的一个重要平台，它能够有效集服务与互动为一体，通过文字、图片、音频、视频等多种形式，发布档案工作最新动态，宣传档案政策法规，展示档案馆藏精品，提供档案查阅利用，促进与受众之间的交流互动，是新时期档案工作创新的一大利器。

1 微信公众平台及其功能优势

微信公众平台是腾讯公司在微信的基础上新增的功能模块，通过这一平台，个人、企业或机构组织都可以自主申请开设微信公众号，申请成功后可以群发文字、图片、语音、视频、图文消息五个类别的内容，实现与特定群体的全方位沟通与互动。目前，微信公众平台可以申请的微信公众号类型主要有订阅号和服务号，微信公众号支持PC端、移动互联网网页登录管理，并可以绑定私人微信账号进行群发信息等便捷操作。

微信公众平台是微信系统的重要组成部分，它基于微信规模庞大的用户群而形成为一个功能强大的社交媒体平台，可以说，它与微信系统相互嵌入与融合，成为移动互联网时代最强大的信息传播与互动新渠道。2017年4月24日，腾讯旗下的企鹅智酷公布的《2017微信用户&生态研究报告》数据显示，截至2016年12月微信全球共计8.89亿月活用户，而新兴的公众号平台拥有1 000万个。当前，微信的用户黏度极高，每天占用使用者时间较多。同时，微信公众号也越来越多地嵌入到人们的日常生活和工作中，许多机构如银行、学校、航空公司等通过第三方开发平台嵌入应用微信公众平台，极大地提高了信息传播效率和互动服务质量，进而甚至深刻改变整个社会的运行状况。

微信公众号之所以有如此深刻的社会影响力，主要基于微信公众平台所具有的一系列强大的功能优势：一是强大的多媒体呈现能力，微信公众号群发的信息可以集文本、图片、音频、视频等呈现形式于一体，有效增强群发信息的冲击力、感染力和吸引力；二是强大的分享转发传播能力，微信公众号内嵌于微信系统，借助于微信本身强大的社交功能，能够极其方便地进行分享和转发，从而具有强大的分享转发传播能力；三是强大的互动交流反馈能力，微信公众号不仅可以通过人工方式手动回复受众的提问，也可以通过设置自动回复的方式实现24小时不间断的客户服务，这是区别于微博等其他社交媒体的突出优势所在；四是强大的订阅用户管理能力，微信公众号不仅可以向所有的订阅用户发布统一的信息，也可以将订阅用户分类管理后分类发送相关信息，提高群发信息的针对性、精准性；五是强大的二维码传播能力，微信可以快速生成公众号的“二维码”，人们通过“扫一扫”功能就可以方便快捷地添加关注，或者通过“名片”形式转发给其他微信用户进行公众号的快速传播。此外，微信公众平台还开放了第三方开发平台，公众号管理方可以依靠自身开发能力或借助第三方技术力量进一步提升微信公众平台管理和服务能力。

2 微信公众平台应用于档案工作的现状分析

当前，微信公众平台基于自身强大的功能优势，已经成为移动互联时代信息传播和服务的主渠道之一，档案机构作为整个社会信息服务行业的重要组成部分近年来也开始积极应用微信公众号来创新工作方式、提高工作效率、提升工作质量，应该说也已经取得一定成效，但与全社会如火如荼的应用状况相比较，档案机构应用微信公众平台的总体状况不太理想、不容乐观。

据2016年度全國档案微信公众号传播指数排行榜显示，入选排行榜的省级档案馆（局）微信公众号仅包括河北、广东、江苏、福建、浙江、四川等地，其他入选排行榜的档案微信公众号多为市县或大学档案馆（局）开通的，可见，省一级档案馆（局）对于微信公众号的应用总体上还不够重视，缺乏对全省档案馆（局）微信公众号建设的顶层设计，各地档案微信公众平台建设基本上处于各自为政的分散状态，总体发展状况可以说并不太理想。为进一步调研先进档案微信公众号的建设情况，等位列前三名，笔者分别关注了位列排行榜前三名的“吴江通”、档案春秋、天津市档案馆，并进而对它们展开访问调查。“吴江通”设置了三个导航栏目，分别是“为您服务”、中华阅读和“吴江通”，其中，“为您服务”具有一定的咨询服务性质，中华阅读主要是信息展示，“吴江通”栏目则直接导航到江苏省苏州市吴江区档案局主办的官方网站。档案春秋是上海市档案馆依托大型档案文化类月刊《档案春秋》而开通的微信公众号，开设有三个导航栏目，分别是“专题回顾”“重点推荐”和“联系我们”，专题回顾和重点推荐内容相当丰富，集真实性、内幕性、可读性于一体。天津市档案馆2014年底开通微信公众号，目前设置有“老照片”“技能比武”和“菜单名称”等导航栏目，其中“菜单名称”栏目下设置有“联系我们、门户网站、信息公开、查档须知”等子栏目，能够直接链接访问天津市档案馆官方网站。应该说，这三家名列前茅的档案微信公众号具有一定的代表性，总体上看，三家都具有较强的信息发布和展示能力，但是档案在线交互服务的能力相对较弱，三家都没有能力通过微信公众号提供在线的档案查询、阅读或下载等服务。

事实上，当前档案微信公众号建设的总体状况不容乐观，张妍等通过调查分析指出，目前档案微信公众号较为普遍地存在阅读次数整体偏低、自助服务能力不强、交流互动效果差、用户体验不理想、宣传推广力度弱、关注用户数规模小等方面的问

题[1]。黄丽华等通过对50个副省级以上档案局（馆）的调查研究发现，仅有20家建立了微信公众号，而且这些微信公众号明显存在重开通轻管理、重发布轻服务等问题，部分微信公众平台仅有信息发布功能，有的甚至没有栏目区分功能，有的内容更新较慢，有的发布的内容较少，总体上看，这些档案微信公众号缺乏足够的互动性和吸引力[2]。可见，目前，我国档案微信公众平台的建设可以说正处于刚刚起步阶段，由于理念、资金和人才等各方面因素的制约，档案微信公众平台建设状况总体上并不太理想，还需要今后进一步的大力开拓和创新发展。

3 微信公众平台应用于档案工作的路径思考

微信公众平台应用于档案工作是一项移动互联网条件下的创新型工作，同时也是一项探索性的系统工程。首先要更新理念，树立移动互联网思想，积极建设高品质的档案微信公众号；其次要不断完善微信公众平台的功能设计，增强微信公众平台的在线互动服务能力；最后要继续推进档案数字化和档案管理信息化，为档案微信公众平台建设夯实

基础。

3.1 更新理念，积极建设高品质的档案微信公

众号

在移动互联条件下，推进档案服务移动化是档案服务创新的大趋势。然而，由于开发门槛高、后期维护成本高等原因，许多档案管理机构没有条件和能力开发独立的档案App移动客户端，在这种情况下，完全可以转变观念，积极利用微信公众平台来开展业务创新、融入移动互联时代。在2016年全国档案馆工作会议上，国家档案局局长李明华指出：当今世界，以信息化为基础的科技创新正在深刻影响着各个行业的发展，档案馆也正从“纸与铁”的时代加速迈入“数与网”的互联网时代。在这个大变革的背景下，档案工作者首先要从思想观念上树立起全新的互联网思维，认真审视信息技术给档案流转方式、档案管理手段、档案用户体验、档案价值实现、档案文化传播等档案馆工作各个环节带来的变化，从开放、协作、共享的角度思考档案馆的服务模式，克服档案行业的转型阵痛，积极迎接共建共享时代的来临[3]。当前，微信从众多的社交媒体客户端中脱颖而出，成为全社会重要的信息传播沟通工作，甚至今后可能成为整个社会的大数据中心。内嵌于微信系统的微信公众平台具有成本低、功能强、传播效果好等优势特征，理应成为移动互联时代档案机构创新服务方式的重要工具。各级各行业档案机构要自觉更新理念，树立移动互联网新思维，加大人力、物力和资金投入，大力借助第三方技术平台和社会力量，积极建设高品质、多功能、服务优的档案微信公众号。

3.2 完善功能，提升微信公众平台的档案在线互动服务能力

微信公众平台是一个功能不断扩展和迭代升级的、具有强大信息传播和服务能力的社交媒体平台。为更好地推进微信公众平台与档案工作的更好融合，一方面要加强对微信公众平台功能的全面了解，熟练掌握微信公众平台现有的各种功能，不断跟踪学习微信公众平台新推出的功能；另一方面，要加强传统档案服务功能的梳理整合，拓展移动互联条件下的新型档案服务功能。赵彦昌、张乐乐认为，档案微信公众平台对档案信息服务的功能可以大致分为两类，一类是传统档案服务功能向微信公众平台的迁移，即将档案馆的服务搬到微信公众平台上，例如档案咨询功能、档案检索功能、预约查档功能和档案展览功能；另一类是依靠移动互联网、社会媒体等新技术实现对传统档案馆服务功能的拓展和创新，例如信息精准推送功能、位置导航功能、留言交流功能[4]。在移动互联时代，一个功能完善的档案微信公众号既要实现档案咨询功能、档案检索功能、预约查档功能和档案展览功能，也要实现信息精准推送功能、位置导航功能、留言交流功能，更重要的是要尽可能地利用微信公众平台的内嵌功能如“扫一扫”功能、自动回复功能、赞赏功能、支付功能等，创新档案信息服务方式，激发公众参与互动交流的积极性，全面提升档案在线互动服务能力。

3.3 夯实基础，继续推进档案数字化和档案管理信息化

微信公众平台应用于档案工作，是移动互联网条件下社交媒体成熟发展带来的新型工作任务，它需要传统PC互联网条件下的档案数字化和档案管理信息化工作为基础支撑。一是档案数字化既是保护原始档案材料的客观要求，又是建设档案大数据平台的内在要求，更是社交媒体传播信息的基础性工程。原始档案材料只有数字化处理后才能通过网络传播，也才可能通过社交媒体进行分享传播。当然，微信公众平台对于档案材料的数字化处理方式有更高的要求，不仅包括有原汁原味的数字化图文，而且还要包括有动画、音频、视频等新媒体元素。二是档案管理信息化既是推进档案管理现代化的重要工作，也是推进微信公众平台应用的基础工作。档案管理信息化一般是指应用现代信息科学技术，实现档案管理全流程电子化、网络化，推进档案管理公开化、透明化和系统化，有效提升档案管理的效率和质量。档案管理信息化建设不仅要求推进档案管理办公自动化，而且还要求有條件的话应建设开放共享的档案数字资源网站。这一方面为微信公众平台应用于档案工作培养人才、积累经验，另一方面为微信公众平台与档案资源网站融合互通创造条件，从而有效提升微信公众平台基于档案网站的在线互动服务功能。

参考文献

[1]张妍，张璐阳，方雪，等.档案馆微信应用现状调查[J].中国档案，2015（5）：40-41.

[2]黄丽华，宋华，方巍森.基于社会服务的档案微信平台应用调查与分析——副省级以上档案局（馆）移动档案馆建设调研报告[J].档案学研究，2016（3）：49-53.

[3]李明华.在全国档案馆工作会议上的讲话[N].中国档案报，2016-11-21（2）.

[4]赵彦昌，张乐乐，档案微信公众号服务功能解析及其实现[J].兰台世界，2016（23）.