信息时代电子档案管理浅析

摘要：随着现代信息技术的迅猛发展，档案管理的电子化程度已经有所提高。但是，由于受传统管理理念、管理方法、管理手段等的影响，在电子档案管理过程中出现的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确，更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的优越性入手，分析了电子档案的整理、开发与利用，指出了规范电子档案管理的若干措施。

关键词：信息时代；电子档案；管理

随着信息时代的到来，电子信息技术在迅速的发展，现如今，企事业单位的档案管理逐渐从文书管理模式转变成电子信息管理模式，档案管理也开始适应现代先进科学技术。多数企事业单位已经开始把资料和档案结合计算机技术进行管理，不仅提升了档案管理工作的效率，减少了工作量，并且使档案查询也变的便捷。但是电子档案管理在实际应用上还有一定问题亟待解决。

一、电子档案的优越性

（一）提升档案管理工作效率

信息时代背景下，采用計算机技术对企事业单位档案进行有效管理，使企事业单位档案具有信息化和电子化等特点，明显减轻了相关管理工作的工作量，使档案管理变的更加便捷，从而使企事业单位档案管理工作更加系统化。以往企事业单位都是使用文书模式对其进行档案管理工作，工作人员经常会因为档案的检索和归档问题而犯愁，因为所有的档案规整、检索都由人工来完成，档案立卷，编档都是通过人工书写的方式来完成，工作效率长时间得不到提升，档案出现的错误也不容易被发现，而电子档案的运用就省去了人工处理档案的麻烦，工作人员只要使用几个关键字或者是词，就可以快速的找到想要的文件，既方便又快捷。

（二）有利于档案信息的查缺补漏

电子档案使用计算机技术对档案进行录入存档，这样就可以避免因为档案不齐全，对纸质档案进行拆装的问题，并且可以随时对不完整的档案进行补充，对档案的查缺补漏非常方便。计算机技术的应用，不仅减轻了档案管理人员的工作量，也有效的提升企事业单位档案管理工作效率，不会出现因为人手不够，而出现的档案积压的现象出现。

（三）使企事业单位档案的保密性提升

以往企事业单位档案受到档案存储介质的影响，档案管理人员只能提供整卷的档案，通常情况下，档案借阅人都只会使用到档案中间的一部分，所以，档案借阅者就会看到企事业单位整卷的信息，这种情况就导致了企事业单位档案信息，可能会发生泄漏现象。电子档案就可以解决这一问题，通过档案检索，就可以从档案中提取借阅者所需要的部分，并将这部分信息制作成文件，再提供给借阅者，还可以有效的避免企事业单位档案信息发生泄漏。传统的档案管理都是由人工进行归纳、建档的，一般情况下，档案管理人员都会具有自身主观性，按照自己的主观意志对档案进行管理，这样就使档案管理没有统一的管理体系，不仅不方便档案借阅人使用，还直接导致了企事业单位的档案质量较低。电子档案的应用就解决了以上这些问题，提升企事业单位档案管理的质量，并且在补充完善档案信息上，节约大量时间，从而提升档案管理质量。

（四）提升档案管理的工作质量

档案管理工作的根本目的就是方便阅读和利用，想要提供可靠的档案信息，就要具有高质量、高水平的档案卷宗作为基础。由于传统档案管理都是由人工来进行书写，随意性很大，不能做到档案立卷的统一，这就导致档案管理水平得不到提升，也给阅读和使用人员造成困扰。使用计算机技术对档案进行记录，不仅可以提升书写速度，还减少了相关人员的工作量，档案人员就可以有大部分时间进行档案的补充和二次编写，既提升了工作效率，又充分发挥了电子档案的时效性。

二、电子档案的整理、开发和利用

（一）电子档案的整理

在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本企事业单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管企事业单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理；即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。

（二）电子档案的开发与利用

电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理企事业单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理企事业单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各企事业单位互访数据。二是硬件要求。各档案企事业单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。

电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如：设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度。确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案，互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到档案企事业单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。

三、规范电子档案管理的措施

（一）企事业单位领导必须重视电子档案管理，建立完善的档案管理体系

电子档案管理想要在企事业单位中应用范围更大，企事业单位管理者就要清楚知道电子档案所具有的优势，然后给予一定程度上的重视，构建起统一、完善的电子档案管理标准。像我们火电施工企事业单位，一台机组资料的形成周期长、产生的企事业单位也多、数量比较大，更需要提升档案管理人员的计算机操作水平，真正把电子档案落实到企事业单位管理中去，并把档案管理作为企事业单位管理中的重要内容去完成。提升电子档案管理的速度，使之具有数字化、电子化、统一、完善等特点，对管理中涉及到的项目和技术，进行严格的管理，真正把档案管理普及到企事业单位的每个角 。

（二）引进先进的技术手段，建立电子档案数据库

加大企事业单位在电子档案管理上的投入力度，使用现阶段比较先进的电子产品和数码设备，然后辅助企事业单位进行电子档案管理，构建完善的档案数据库，运用电子化载体做到整合企事业单位内部资源，其中包含办公自动化和企事业单位资源计划，从而给企事业单位档案管理创造良好的条件，从根本上解决电子档案不稳定、存储困难、复杂等一系列问题。除此之外，还需要建立、科学、完善、共享的电子档案数据库，并且要对数据库设立防护墙，确保企事业单位电子档案不会被恶意窃取和修改。

（三）从电子文件的源头抓电子档案的质量

为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。

1.档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。

2.设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。

3.电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。

4.为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。

（四）加强电子档案人才队伍建设

在企业进行电子档案管理时，一定要对相关工作人员进行培训，让档案管理人员充分认识到电子档案管理工作的重要性和优点，对能够接触到电子档案的相关人员进行审查，保证不会发生因内部员工泄密，而导致企业档案泄漏的现象发生 让信息化和管理相结合，从而完善电子档案管理系统，进而促进企业电子档案管理工作有效开展。

四、结语

总而言之，在信息技术飞速发展的今天，对企事业单位进行电子档案管理，一定要根据电子档案本身所具备的特点，不单单是对硬件进行建设，还要充分利用计算机技术和网络技术，加强软件建设，构建完善、统一的电子档案管理制度，提升相关工作人员的业务能力，加强电子文件制作的水平，使电子档案管理的各环节进行有效的沟通和完善。只有通过不断的完善，顺应时代的发展，给企事业单位管理带来新鲜血液，才能够保证给企事业单位提供有力的信息资源。充分认识电子档案的优点，适应时代发展，推动电子档案在企事业单位中的实际应用，从而提升企事业单位的综合竞争实力。

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作者简介：李红，女，广西南宁人，在职研究生，广西地质矿产测试研究中心，从事档案管理、保密及文书工作。