浅谈企业采购风险的识别与防范

陆旭石

摘要：现代企业采购越来越注重风险管理，江阴兴澄特种钢铁有限公司（以下简称“兴澄公司”）在采购风险管理过程中从供应商的选择与评价、采购风险的识别与防范采取了一系列的措施，从而有效地确保了物资的正常供应，为兴澄公司创造良好的经济效益奠定了坚实的基础。

关键词：企业；采购风险；识别与防范

一、采购风险的种类

采购风险分为供应商造成的风险、企业采购人员造成的风险、企业采购管理失控的风险、企业在采购过程中操作不当的风险、法律风险、政治变动和自然灾害影响企业采购的风险六类。

二、回避与防范采购风险的措施

（一）明确采购目标

1.保证采购业务合法有效

兴澄公司在采购过程中对采购物资的名称、型号、规格、数量都有明确的规定。明确了采购标准是国际标准或者是国家标准、行业标准、企业标准。采购标准意味着可以简化采购工作量，意味着采购双方就明确的尺寸、型号、质量、规格所达成的协议。通过加强采购的标准化工作，可以减少采购的品种、降低库存，从而降低采购的成本。采购物资还要符合国家的产业政策，对明令禁止的、淘汰落后的设备不能采购。

2.适时、适量、保证质量、费用最省

经过长期的摸索与总结，人们提出的“5R”原则用以指导采购活动，已经取得了良好的效果。“5R”采购就是在适当的时侯以适当的价格从适当的供应商处购买所需数量商品的活动。采购工作必须要围绕价、质、量、地、时等基本要素来开展。

3.保证采购成本核算正确

兴澄公司对采购成本进行了明确的核算。采购成本的构成有维持成本、订购成本、缺货成本、物料的订购成本等组成。

维持成本是指为保持物料原样而发生的成本，分为固定成本和变动成本。

订购成本是指向供应商发出采购合约或订单的成本费用。如办公费、差旅费、邮资、电话费等支出。订购成本的大小主要与下列活动发生的相关费用有关，检查存货水平所发生的费用；编制并提出采购申请所发生的开支；对多个供应商进行调查比较，选择最合适的供应商所发生的费用；填写并发出采购单所发生的费用；填写、核对收货单所发生的费用；结算资金并进行付款。

缺货成本是因采购不及时而造成的，它是指由于物品供应中断而造成的损失，包括停工损失、延迟发货损失和失去销售机会损失、商誉损失等。如果失去客户，还可能给企业造成间接损失或长期损失，包括保险储备及其成本、延期交货成本、失销成本、失去客户的成本。

物料的订购成本包括请购成本、采购成本、进货验收成本、进库成本、其他成本、会计入账支付款项等所花费的成本等。

（二）保证采购记录真实完整

兴澄公司对采购的计划、订单、供应商的送货单、质量保证书、产品使用说明书、计量码单、抽样检验化验单、结算清单、仓库签字接收回单、入库报验单、供应商的评价等都有详细的记录。

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（三）采取必要的措施进行风险防范

1.健全组织明确职责

建立健全企业采购组织，明确采购部门及其人员的职责。

2.加强采购人员和管理人员的风险防范意识

采购人员是采购项目的责任人，要在增强职业素质、提高工作技能、加强职业道德约束等方面控制风险。兴澄公司将采购岗位作为关键敏感岗位，公司与采购人员通过签订关键敏感岗位廉洁从业协议与保密协议来防范采购人员的道德风险。建立健全采购岗位责任制，谁签订合同谁负责。加强职业道德约束，定期对关键敏感岗位人员进行廉洁从业教育，定期实行采购人员轮岗制度，一般为五年进行轮岗一次。定期对采购人员进行采购知识和技能的培训，风险管理知识的培训，提高业务知识，提高采购风险意识。

3.建立健全供方管理制度

企业要建立供应商准人制度，科学确定供应商标准。兴澄公司制定了供方管理制度，对供应商的选择与评价和供应商的管理作了比较祥细的规定，对与产品质量直接或间接有关的一、二类物资的供应商进入兴澄公司要进行准人评审、检查其是否具有质量管理体系证书、产品首先要进行试用、签订试用协议、试用合格，使用分厂必须出具试用报告，经总工程师批准同意后方可逐步进行小批量试供，供需双方还要签订质量保证协议。每年年底兴澄公司会对所有供应商的供货业绩进行年度综合评价，包括外观质量、使用状况、合同到货情况、服务、风险管控等多个维度，综合评分≥80分的为c级，综合评分≥85分的为B级，综合评分≥90分的为A级，综合评分≤80分的将降为试供方并纳人下一年度的供方现场质量能力评审计划，凡是试供方的供应商，全年供货比例不得超过10%。综合评分≥90分的供应商有资格参与年度优秀供应商的评价，如果获得优秀供应商资格，则供货比例会相应的增加。

4.建立供应链的采购体系，运用先进的采购技术

供应链是指围绕核心企业，将供应商、制造商、分销商、零售商，直到最终用户连成一个整体的功能网络结构模式。供应链管理的基础是在参加供应链的企业之间建立起一个齐心协力、统筹兼顾、责任共担、利益共享的战略伙伴关系。

5.建立健全采购作业标准和请示制度

制定标准化采购操作流程，编制详细的采购作业手册，明确规定采购人员的权限范围，建立采购评价制度，评定采购工作业绩。对因生产、检修或研发急需采购的物资，经请示领导批准后采购部门可以进行临时应急采购，保证物资供应。

6.招投标过程的风险防范

对于下达采购计划、安排采购计划、制定采购文件、发布采购信息到签订合同、合同履行、业务资料归档等环节的工作程序都作出明确的规定，有效地避免采购风险。兴澄公司在招投标过程中，一般采用邀请招标的方式进行招标采购，对供應商资格进行预审，对于来源单一，或有自主知识产权，取得专利证书的物资进行议标采购，对于五十万元以上的标的物资必须经总经理批准后方可实行招标，对于所有新进供应商投标时必须交纳投标保证金，投标保证金的数额根据《招标投标法》规定，一般不少于两万元人民币，或不超过标的额的10%，防止恶意低价投标，防范风险。对于招投标过程中供应商之间相互串标的或者是招标人与投标人之间相互串标的一旦发现将严肃处理，追究责任，兴澄公司还对参与开标的招标小组成员签订保密承诺书，严防评标过程泄密，造成不良影响。严格审查评标报告是定标过程中防范风险至关重要的一个环节。对于中标后弃标的供应商将纳人黑名单，取消下一次投标资格，并扣除投标保证金。建立质量体系认证制度，以完善采购工作的程序和标准，通过认证制度进一步规范采购业务操作程序，建立健全相互制约的内部监督机制，提高采购工作的质量和效率。在采购过程中一般会采取一主供、二辅供的供应商模式，防止供货出现中断的风险。在市场价格波动较大的大宗原辅材料的采购上或季节性较强的物资，制定采购物资的应急预案，防范和化解可能出现的供货中断风险。

7.签订合同和履行合同过程中的风险防范

对于新进供应商中标以后签定合同之前必须交纳一定金额的履约保证金来防范合同过程中出现的履约风险，履约保证金的额度一般控制在标的额20%以内，在合同签订过程中通过合同条款来转移风险，对于违约不履行合同义务按时交付标的的按相关条款进行追责。对于在履约过程中出现的质量问题，将根据质量状况的不同程度进行处理，根据不合格品控制程序，供应商必须提供质量改进报告，对于大宗原辅材料例如矿砂、煤焦、石灰石、石灰等出现的质量问题，会采取让步接收的方式予以结算。对于投标过程中没有仔细核对备品备件质量要求，中标后在履约过程中不能满足使用部门要求的供应商将给予警告并纳入黑名单，减少其供货数量，严重的直接停止其供货资格。对与产品质量直接有关的一类或二类物资，出现质量异议的供应商将纳入下一年度供方现场质量能力评审计划进行复审，复审达不到八十分的将降为试供方或停止其供货业务。

8.建立健全资金使用、运输进货控制制度

对仓库接收的物资，供应商在开具增值发票，进行财务入账后，采购部门将根据合同要求的相关付款条件进行申报，财务部门签具资金余额，经有关部门领导批准后方可付款，有效地防范资金支付风险。对于采购物资要根据库存状况进行运输进货控制，以避免库存物资过多，造成资金积压，影响生产流动资金，确保资金风险与安全。

三、结语

兴澄公司在采购风险意识与防范过程中对供应商的评价与选择，通过资金及时支付的良好信誉，与供应商建立了良好的长期合作伙伴关系，稳定了供应商队伍，保证了采购渠道及采购物资的质量，有效地防范和化解了采购风险，不仅为企业创造了良好的经济效益，而且创造了良好的社会效益。采购人员将不忘初心，加强对市场及供应商的了解，加强主人翁的责任性，不断提高自己的职业道德、业务素质和风险意识，有效防范采购风险，保障企业物资正常供应。