高职院校档案管理信息化建设的实践探讨

李莹

摘要：近年来高校信息化水平逐渐提升，档案管理工作也积极融合信息技术，成为高职院校科技化建设的重点内容。高职院校是国家教育事业不可或缺的构成，注重档案信息化是教育改革之需求。本文分析了高职院校档案管理信息化建设的重要意义，探讨了高职院校档案信息系统建设的措施。

关键词：信息化；档案管理；高职

所谓档案信息化管理，即用网络、计算机和信息技术为手段，以资源为对象，以工作为依托，以理论为指导，按照国家要求开展的档案收集、整理、保管等一系列的管理过程。随着信息技术不断提高，档案管理工作早已进入了自动化、信息化的阶段，这给各高校的校园网建设、档案信息化提供了良好的契机。但由于起步晚，经验少，所以档案信息化并不完善，还有待提高。

1.高职院校档案管理信息化建设的重要意义

1.1更利于对于档案纸质的保护

作为高职院校来讲，通常会有用成千上万的学生和工作人员，需要进行管理的档案无疑是一个庞大的数目。同时，这些档案资料对于学生和学校来说都有着极其重要的意义。伴着社会和经济的不断发展，学校的规模也在不断进行扩大，但是，单纯凭借手工操作对重要档案资料进行管理，仍然会出现重要档案出现丢失或者是损坏的现象，这种情况是无法避免的；平时资料还会经常被查阅，同然也会带来一定程度的破坏，甚至是丢失。如果选用计算机进行管理，上述现象就不会再出现。其次，档案资料进行信息化管理之后，使用起来也会更加便捷。

1.2有利于管理人员工作效率提高

当今的时代是一个追求效率的时代，原来的高职院校档案管理中，纸质档案无法形成信息网，借阅的时候都需要工作人员利用手工进行操作，不仅浪费时间、浪费精力还容易出现差错，并且在对档案进行管理和统计的时候同样出现了诸多不便，工作效率被大大降低。实施信息化管理之后，档案的管理就可以呈现出自动化、实时化以及网络化的特征。档案进行记录之后，可以反复进行记录，更加易于保存，也容易进行修改，还可以借助网络来进行传送，这样档案的使用率就被大大提高起来。

2.推进高职院校档案信息化建设的对策

2.1转变传统管理模式，提升综合服务水平

档案真正的价值在于利用，高职院校档案信息管理部门应当转变管理观念，彻底摒弃传统的重藏轻用的管理模式，注重档案价值的开发与利用；要加强现代化信息技术的应用，以实现档案信息资源的共享，进而促进工作质量和服务水平的提高；要从以往的“你求我供”的被动服务方式转变为网上主动提供的服务方式，以便在当前的网络环境中，促进管理和档案业务工作自动化的真正实现。

高职院校档案信息化建设过程中，一方面要对档案进行深加工，积极主动地对档案管理的信息进行组织、开发、管理、利用；另一方面，强化档案信息的传播，要依托校园网建立档案信息网站，把档案信息公布给广大师生；同时，在网页中设置目录查询、机构简介、政策法规和业务规范等诸多栏目，引导用户正确使用档案信息，构建新型的档案信息服务模式。

2.2利用现有设施设备，不断提高建设质量

提升档案信息化技术水平。由于高职院校用于档案信息化的经费偏于紧张，要配备充足、先进的档案信息管理设施设备目前还不易做到，档案管理人员应结合实际，在配备必不可少的信息设备的同时，充分挖掘和利用学校现有信息人才和设施设备资源，为档案信息化建设所用。可利用现有扫描仪、照相机、微缩胶卷、光盘、硬盘等，对重要档案进行鉴定、扫描、整理、保存，通过阅读器等存储、利用，并争取异地备份保存，加强安全管理。要抓好教学、科研、学生、人力资源管理等工作的建档、归档，利用办公自动化和信息公开平台，在各部门建立信息资源体系和查询系统，逐步实现办公自动化与档案信息化建设的统一。要注重信息共享，在保密原则下，实现局域网内信息共享。还要加强档案管理的科研工作，科研先行，资源共享，提升信息化建设质量。

2.3 学习借鉴先进经验，更新自身服务理念

信息时代档案专业实践的发展领域已经明显跨越了档案馆室的界限，档案管理人员也从档案实体保管员转变为档案知识管理者、档案信息提供者和决策咨询者，角色的转变伴随着观念的更新和管理的创新。信息化建设要求高职院校档案管理人员必须走出传统模式，学习国内外档案管理信息化建设的先进理念和管理方法，转变服务观念，变被动为主动，利用信息技术，做好档案信息的综合分析，及时准确地为相关部门提供有价值的信息，为正确解决问题提供第一手资料，把资料库存变成信息资源库，把沉寂的“死档案”变成有价值的“活”知识。在档案信息利用服务工作中要以人为本，从用户角度出发进行档案信息化建设和管理，营造一个方便、高效、轻松的档案信息利用环境，使档案馆（室）成为一个人们愿意去、喜欢去且去有所获的信息资料库，切实为师生员工服务，促进学校教学、科研、管理等工作的发展。

2.4加快完善数字档案，建设高质量数据库

档案信息资源建设是信息化建设的基础和核心。在数字化档案硬件架构建设完成之后，应按照《纸质档案数字化技术规范》，将原有馆藏传统载体档案，通过扫描、加工和处理，进行数字化转换，形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据。将这些数据统一存入资源库，通过对数据库的完善来完成档案数字化进程。对于日后产生的新档案，要求直接保存为数字格式，并且定期按照一定的顺序存入数据库。在档案数字化建设过程中，还要同时做好自身馆藏档案机读目录建设，以方便对档案的管理和应用。用户可以根据所需档案的关键词对档案进行检索和调用，既节约了时间和精力，也降低了檔案管理部门工作的复杂程度。

结语：

档案工作信息化对于高职院校的建设有着不可忽视的作用，档案工作一定要与社会和国际进行接轨，这就需要档案工作者与所有档案管理部门共同展开努力，只有集合起众人的力量，档案现代信息化建设才会向着美好的明天不断发展、前进。

参考文献：

[1]刘艳春.论高职档案管理的创新与优化[J].泰州职业技术学院学报，2014（4）：37-38.

[2]贾芬.高职档案管理现状与应对策略[J].人才资源开发，2016（22）：133-133.endprint