浅谈新形势下如何做好基建工程档案管理工作

粱斌

摘要：基建档案是科技档案的一个重要组成部分。本文提出了基建档案管理的意义，目前档案管理中存在的主要问题，并结合实际.对基建工程档案管理工作提出了相应的要求。本文最后主要阐述了新形势下做好基建工程档案工作的对策。

关键词：新形势；基建档案；管理；对策

前言

基建工程档案资料是指在整个建设项目，从规划、论证、决策至建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、招投标、施工、竣工、调试、生产准备、试运行、移交生产等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它如胶片、磁介、光介为载体的材料。基建工程档案直接反映建设工程质量的好坏，是建设工程的有机组合部分。因此，对工程档案材料的收集、整理、立卷、归档提出了更高的要求，笔者就新形势下基建工程档案管理工作浅谈自己的观点。

1基建档案管理的意义

基建档案记录了基建工程建设的全过程，真实再现了基建工程项目管理过程和基建工程实体的真实面貌。基建档案具有综合性、成套性、真实性、周期长的特点，准确而全面的基建档案为基建工程验收、基建工程事故原因和责任认定、提出改进方法以及日后进行管理维护、改扩建等提供了详实的技术依据。因此，从规范化的角度看，每一个基建工程项目都必须经过基建工程准备、施工监理、竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。因此，基建档案管理的重要性不言而喻。

2档案管理存在的主要问题

2.1对档案管理工作重视不够

基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，实际工作中，时常出现档案工作是档案管理部门的事情，然而单凭档案管理部门是无法独立完成资料的收集整理、编目建档工作的。加之，基建工程档案管理正逐步由内部管理向信息化、市场化、社会化管理转变，领导们认为工程结束反正交由城市档案馆保管，只要工程质量搞好了工程档案管理工作就不重要了，等等。形成这些误区后，对档案管理工作极为不利。殊不知，基建档案是提高基建工程管理质量的关键和保证。

2.2档案资料收集不完整、不真实

基建档案涉及建设方、招投标、监理、施工等多个部门、基建工程施工工序复杂、时间跨度大，基建档案收集工作便成为基建工程项目管理工作中的滞后点和难点，直接导致基建档案收集工作难以及时到位。加之参与基建工程建设的各个主体单位，只重视基建工程进度、基建工程质量等硬性指标，对反应基建工程进度的阶段性资料不及时收集、整理，往往最重要的资料就容易遗失。待项目竣工接近验收时再采取补救措施，就不一定能将资料补充完整，缺乏真实性。按照以往工作惯例编制资料，交到建设单位的资料不能真实反映施工现场实际情况。

2.3档案管理手段严重滞后

传统的基建档案主要以纸质、实物为载体，易损坏也不便于管理和使用。建立基建档案的最终目的是为了利用，目前基建档案的利用，一般是使用者到档案室查阅或借阅，使用者登记借出档案原件。这种使用方法的弊端是，原件借出不能保证安全，一旦丢失不可补救；另一方面频繁使用，原件会破损。因此，传统的档案使用手段无法适应现代化发展的要求。

2.4专业管理人才缺乏

随着人力成本的增加，加之档案管理工作枯燥无味，人才流失严重，往往很多单位都没有专职的档案管理人员，即使有管理人员也不专业。真正的档案管理人员不但要了解基建专业基础知识，更要熟悉工程项目建设流程，知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料、施工阶段资料和工程竣工阶段资料是如何收集和整理的。档案管理人员只懂档案知识，没有基建工程项目建设相关的技术知识，难以胜任基建档案管理工作。

3新形势下做好基建工程档案工作的对策

3.1领导重视是做好基建档案管理工作的关键

主管基建的领导、基建部门以及基建工程管理人员应充分认识到做好基建档案管理工作的重要性，尤其是领导要重视和支持。只有领导思想上增强档案建设意识，认识到基建档案管理工作的重要性，建立了完善的档案管理组织体系和制度体系，实现规范化的管理，才能切实有效保证基建档案管理和归档工作的积极性。

3.2加强档案队伍建设

一个单位档案管理工作好不好，主要看是否专业人才，这类人才既要懂档案业务又了解现代信息技术，同时需要有责任心的复合型人才，這类人才不是天生的，需要着力培养。一要加强业务培训，提升管理水平。这就需要“请进来，走出去”，即将业内专家请进来为各级档案管理人员进行培训，让具体管理人员走出单位到专业培训机构去参加各类专业学习和定期与定期参加业务交流会。让档案管理人员从思想上接收新方法、新理论，摈弃传统的陈旧管理模式。二要增强相关人员的责任意识。一方面需要加强档案管理的奖惩力度，另一方面需要加强档案管理的法制化建设。对做的好的要进行奖励，做的不好的要进行处罚，或批评教育，对严重影响基建档案质量的，还要追究相关人员的责任。只有这样，档案管理工作才能走上标准化、规范化、科学化和信息化的轨道。

3.3全过程动态管理

基建工程档案管理工作是基建工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本单位基建工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责基建工程技术档案资料的接收和移交。真正落实基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施，即基建档案工作纳入基建工程计划中，纳入基建工程规章制度中，纳入岗位责任制中；基建档案工作与基建工程立项同步，与基建工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步，确保基建档案归档工作顺利进行。

3.4严把竣工验收档案资料的质量关

按照国家档案局颁布的《建设项目（基建工程）档案验收办法》以及相关法律法规的要求，建设单位、监理单位还是施工单位，都必须严格加强基建档案资料的管理，切实贯彻基建档案备案制度、验收制度，执行基建档案工作检查、预验收步骤。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，对发现的问题及时做好查漏补缺工作，务必使得竣工资料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节，做到工程竣工验收与档案验收同步。

3.5增加投入，逐步实现基建档案管理现代化

随着办公系统信息化与网络技术的普及，基建档案归档形式也迫切需要更新，档案馆的管理模式必须逐步实现现代化。因此，基建档案管理工作，必须从传统手工作业方式向信息化管理过渡。当前，用充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。按照档案的性质和类型，收集整理的部门档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类和编号；对外来文件记录与单位的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成的编号，采用科学、先进的应用软件进行档案信息的存储和利用。如：设计单位提供的设计成果、施工图、变更签证、验收报告、检测报告和联系函等除纸质稿外还须要有电子版图纸；与建设有关的文件进行电子存档，建立电子目录。需要调阅档案时可以直接检索、统计和查阅，同时可以实现远距离传递档案信息，提高工作效率。

4结束语

在工作中要提高效率可以适当的应用高科技技术作为工作的辅助，这样既可以降低人力物力消耗，也大大提高了工作效率。