档案信息化建设中的成本—效益管理理论与思考

梁伟杰 陆浩东

（1钦州学院 钦州 535011 2贺州学院 贺州 542899）

档案信息化建设中的成本—效益管理理论与思考

梁伟杰1陆浩东2

（1钦州学院 钦州 535011 2贺州学院 贺州 542899）

在信息公开制度下，档案信息资源的开发与利用问题值得重视。档案管理成本的消耗直接影响档案信息资源所带来的效益，以最小的成本获取最大的效益是档案管理部门发展的重要问题。在档案信息化建设过程中，档案机构应遵循成本—效益管理原则，加强对档案管理人员的成本管理观念的培养，创新管理模式，促进档案管理的公益性和经济性的有机结合，实现档案信息资源的社会效益和经济效益最大化。

档案管理 成本—效益分析 信息服务

随着信息公开制度的实施,档案文献信息资源的开发与利用也颇引社会关注。档案信息商业化经营的管理办法也逐渐为档案管理部门采纳，但是在经济管理运行过程中存在诸多问题，比如怎样权衡档案管理的公益性与经济性的矛盾问题？档案管理成本的调控问题怎样解决？档案文献信息资源数字化过程中如何节约成本增强效益？为此，在档案信息化建设中，加强对档案信息资源的成本—效益管理研究是十分有意义的，档案管理的信息化突出的是档案管理模式由传统的档案实体保管，转向通过信息化的形式，以音频、视频等不同载体的方式为社会提供服务，从而达到提高档案管理的效率和效益的目的。

一、档案管理成本—效益的概述

1.档案管理成本的构成。通常，档案管理成本有几个方面：①物质成本，指档案管理的基础建设，如库房、仪器设备、技术设施等，这些纳入档案管理固定资产购置费当中；②人力成本，主要指支付档案管理人员的劳动报酬，包括档案管理人员的工资与办公费用；③管理成本，主要指档案征集、鉴定、修复、保存、记录等方面档案整理工作的耗资，这一部分消耗性材料的费用还包含技术性管理的费用[1]11-15；④后期使用成本，指建立档案信息资源数据库之后，对档案管理人员进行档案信息管理利用的培训费、数据库系统维护费。

鉴于自身经济条件、组织机构规模、经营业务等情况，档案管理模式存在自主管理和业务外包两种方式,有的企业或组织采取其中之一的模式，或者两种兼顾的管理模式。但是对于档案管理成本方面，以平均案卷作为衡量成本核算的经济指标，具有一定的代表性[2]18-20。

2.档案管理效益的影响。档案管理的效益主要体现在：①发挥档案的使用价值。原始档案材料是最有说服力的一种历史证明，它是档案利用者作出正确判断或决策的有力依据。②拓展业务范围。过去档案信息资源利用率低，很大程度是由于保密原则的限制，随着信息公开制度的实施，档案信息资源管理突破原先的业务范畴，特别是档案信息资源数字化建设之后，利用档案信息资源开展的业务活动范围有所扩大，这也为档案管理工作注入了新的内容。③提高核心竞争力。知识经济时代，信息资源就是无形的财富，充分挖掘档案信息资源，开展个性化的信息服务就是档案管理机构处于激烈的竞争市场的优势所在，档案管理机构组织应当认识到这一点。

在档案管理的过程中，成本是基础，效益是目的，对档案信息资源的管理根本目标就在于，不仅仅是提供精确的原始证据，更重要的是通过挖掘宝贵的档案信息资源中有价值的部分，以此创造效益，无论是经济效益，还是社会效益。档案管理机构应本着成本—效益原则实施管理，因为成本—效益原则是经济学中一个最基本的理性概念,表现为理性的经济人总是以较小的成本去获得更大的效益,一般也被认为是经济活动中的普遍性原则和约束条件[3]189-190。成本—效益管理也是中国档案管理事业面临的挑战与机遇并存的发展契机。

二、档案管理成本—效益的状况分析

1.档案管理成本—效益的发展态势述描。迄今档案管理部门制度不够完善，档案管理人员对档案管理基础工作认识不足，责任意识和专业素质欠缺，因档案收集不及时，整理不到位，保管不严格等原因，导致档案的散失、破损，忽略档案保管期限控制，该销毁的档案不及时处理，积累量越来越大，档案文件重复浪费现象严重，最终造成档案信息资源建设成本加大。

伴随着信息化建设的开展，档案信息资源的成本与效益管理不仅局限于企业中，在事业单位也同样适用。从一些公司、企业的成功管理经验可以证明，成本与效益的研究就发挥了关键的作用，可见，成本—效益管理分析法在档案信息资源管理中也是一种有效的管理办法。因为，成本—效益分析法作为经济管理工作中的决策方法，通过对项目中的投入成本与整体效益进行科学比较，来使相关项目的实施价值得到有效的评估[4]41-45。正常情况下，政府有关部门的经营决策管理过程中，运用成本—效益分析法，目的就是以最小的成本投入获取最大的收入效益。成本—效益分析法被运用在公共事业社会效益的评估中，项目的成本与效益被明确展现出来，并进行具体的量化。

2.档案管理成本—效益分析的必要性。档案信息资源作为一种无形资产，对企业、事业单位，甚至于社会都是无法以物质的形式进行衡量的。在信息时代，信息公开制度下的档案信息资源开发与利用过程中，实施成本管理，降低管理成本还是十分必要的。因为我国目前档案文献信息资源管理的资金很大程度依赖于财政调拨资金中的一小部分，以此作为档案文献信息资源管理的保管费和查询费的开支。许多档案用户并不了解档案管理是否该缴纳保管费，保存一份档案文献的折合成本是多少。事实上，档案管理交纳的一定金额只不过是维持档案文献资源保存的耗资，还存在相当一部分破损的档案文献修复、保存档案的仪器设备维护等所需要的经费缺口。因此，进行档案管理成本—效益分析，不仅能增强社会公众的档案管理意识，而且还有益于开源节流地使用档案管理经费。

与此同时，增强档案管理的成本—效益分析有助于开发档案信息资源的创新管理，提高管理效能。受传统管理范式的制约，一直以来，普遍认为档案管理是公益性的服务，档案信息资源管理理所当然可以不计成本，不求效益，然而，在信息化建设中，加强对档案资源的成本—效益管理分析，可大大增强成本的可控性，毕竟档案管理部门创造效益的能力与企业相距甚远，档案管理部门在信息化建设过程中需要大量的资金投入，才能面对档案管理事业的现代化管理发展的需求。档案信息资源的收集、整理、修复、鉴定，进而对其进行数字化处理，对档案文献资源的编目、检索、建立数据库等一系列加工，就是为了更好地加以利用，挖掘档案信息资源的有价值部分，也是档案管理事业应对信息社会的挑战，生存和发展的有效措施。

3.档案管理成本的计算公式。以企业档案为例，档案管理成本计算有年度计算和单卷计算之分。按财务年度计算，即是每一个财务年度的单位案卷成本费用。要计算每卷档案管理的成本费用就复杂得多，它是按财务年度递进的，也就是说，管理年代越久的档案，它的每案卷成本费用就越高。

其次，会计信息化依靠着网络系统来运行，一旦系统出现故障问题，企业的财务信息和数据便会泄露，使得企业面临着严重的经营风险，降低企业的经营效益。所以企业应当针对财务系统建立起全面地监查制度，实施对于财务系统设备的管理与监控工作，形成系统化、规范化的信息数据处理工作，提高企业财务信息数据的安全性。

档案管理部门每年都有档案归档，那么新老档案的管理费用如何区别计算呢？首先，把档案设备的投入与当年案卷总数之间的关系计算出来，即平均案卷成本。平均案卷成本的计算公式如下[5]26-27：

实际上，案卷的实际成本并不是按当年费用投入得到的，它是一个累计值。

注：n：指档案保管的年度。

一些企业档案管理成本的调查分析结果告诉我们，档案的管理成本是不容小视的，以一个中型企业案卷为例，其档案卷宗收藏保管就不下10万册，若以保存年限5年计，每卷成本折合人民币100元，那么全部卷宗的保管费用就耗资1千多万元。

而底图或光盘、胶片等特殊载体档案，则按保管的单元进行计算，保管费用更为昂贵。由此可见，档案的成本分析在档案管理中的意义是非常重要的，因为它对档案利用的利润计算是不可或缺的。

三、提高档案管理成本—效益的理性思考

1.转变档案管理的传统观念，有利于树立档案管理人员的成本管理理念。档案文献资源真实、客观地记录事物的发展历程，档案资源不仅具有无形资产和固定资产的属性，还包含着特定的区域性等公共属性，档案管理人员要强化成本意识，关注细节，培养节约增效观念，只有树立档案文献资源是资产的基础上，才能竭尽全力地去管理、保护、开发和利用好这些珍贵的资产，也只有充分认识并重视成本控制，才会在实际工作中科学管理。

从档案利用者的角度来说，档案文献资源的有用性和效益是其在利用档案文献资源的过程中体现出来的，档案信息资源的使用价值在各种生产要素的配合下产生、形成，这种无形资产的衍生物产生的社会效益和经济效益会慢慢地扩散，利用者通过档案资源的原始、真实的记录，在决策中作出准确的判断，避免了不必要的损失。例如，在城市的新建和扩建当中，依据城市建设基础档案材料，取其精华，完善和修正不足之处，将大大地降低设计成本，提高工程建设的效率。

2.管理模式的创新，有助于激发档案管理机构的活力。纵观整个信息服务业，无论是人力资源的结构，技术设施和技术力量的资源配置，还是获取信息资源的能力，档案机构都明显处于弱势，在当今信息化的社会中，市场竞争日益激烈，如果档案机构墨守陈规，不改变传统的管理模式，势必会继续在信息服务业的底层徘徊。档案机构拥有与其他信息服务机构不同的资源优势，就在于档案文献信息资源的原始性、真实性和有效性，如果充分挖掘和利用好档案文献信息资源，将会使档案机构在竞争市场处于不可替代的位置，前提就是对档案管理模式进行有效改革。

随着“信息商品化”的理念日益扩大，档案机构探索出一条适合自身发展的“信息商品化”经营管理模式，即充分利用档案部门的文献资源、人力资源、人脉资源，参与到社会经济、文化的建设当中，借鉴成功企业管理的先进管理方法和市场经营机制，在充分掌握不同领域档案用户在生产、科研等社会活动中的信息需求的基础上，开发各类档案文献信息产品，特别是品牌产品，例如，编制或编译档案信息导报、目录索引，为企业、事业机构组织参谋和决策；结合用户的科研项目研究、技术研发设计，承办一些关于信息调研、信息检索、信息咨询，以定题服务的形式，协同和跟踪项目的研究进展，为项目的研究、技术难题的攻克提供信息保障服务。总之，利用档案信息资源中的特色资源，服务于企业、事业机构组织，也不失为拓宽服务渠道，实现档案信息资源的社会效益和经济效益的有效途径。实践证明，利用信息商品化创造的效益是十分可观的，对档案管理事业的发展也是一种良性循环。

3.明确档案成本—效益管理的具体实施办法，有利于对档案管理机构全面发展的掌控。在档案管理工作的运行过程中，通过运用成本—效益分析法，对档案机构的投入成本与收入效益进行核算，从而对档案管理工作的正常运作，以及信息化建设中的各种数据指标进行全面了解，把握档案部门的具体运行情况，对档案文献信息资源的整理、保存等具体业务进行分析与评价，有效地控制成本，提高档案信息资源的利用率，减少不必要的资源浪费，也减轻档案管理部门的经济负担。一方面，信息化建设中，档案部门要投入一定的财力对仪器设备进行更新、改造，还要投入相应的经费对管理人员进行专业培训，特别是现代高科技设备的使用、维护技能培训，所消耗的经济投入是信息化建设不能缺少的。另一方面，明确档案管理成本—效益分析法的实施步骤：首先，明确档案文献资源藏品的保管、修缮成本；其次，了解提供档案信息服务的额外收益；再次，确定在档案信息资源在信息化建设中可节约的费用成本；接着，制定预期投入成本与收益的对比表；最后，对档案信息资源建设和服务的成本与收益进行评估、量化[6]98。以此为依据，客观、全面地制定相应的管理措施，提高档案部门的整体管理水平，改善档案部门管理现状，促进档案管理事业的发展。

4.保持档案管理的公益性，实现档案信息资源利用的社会效益与经济效益的有机结合。诚然，档案部门在档案管理上以公益性经营管理为主，在信息公开制度下的档案信息化建设当中，政府要加大对档案部门的投入与建设力度，强化其社会责任感，促进档案文献信息资源数字化建设策略的改进与完善，在不违反保密原则的基础上，最大限度地合理开发与利用档案信息资源。同时，档案管理部门要完善相关的管理制度，不得以获取经济利益为目的，规范档案经营管理行为，完善其经济运行机制，确保档案管理的公益性与服务性，为社会的经济、文化建设提供信息保障。

5.加强档案管理专业人员队伍建设，是档案管理信息化建设的重要保障。信息化建设的发展，迫切要求档案管理人员队伍进一步更新观念，调整心态，不断学习并掌握必要的现代信息技术知识和技能，充分运用现代科技手段，对档案文献信息进行标引、分类和有效管理，对年代久远且具有特殊意义的档案资源进行数字化处理保存。档案人员也要树立终身学习、不断进取的思想，通过各种形式或渠道积极主动地参与业务学习和业务交流，切实提高自身的专业素养、专业技能和管理水平。与此同时，档案管理部门也要有计划地安排档案管理人员参加专业学习培训，使档案管理专业队伍的素质从整体上得到提高，这样才能更好地提高档案管理工作的效率，适应档案管理事业的信息化建设的需要。

如果档案管理机构单纯停留在公益性组织的管理上，在信息社会的发展必然是行不通的，在信息化建设的过程中，档案机构必须要打破传统观念，提供档案信息产品和信息服务的商品化，只有通过将档案信息资源产品转化为商品，投入市场，参与市场的经营管理，为社会经济、文化建设提供服务，既能使档案部门在档案信息资源管理成本中投入带来一定的价值，还能让档案信息资源为档案部门和社会带来社会效益和经济效益。

[1]葛春蕾,张秋霞.档案管理的成本与效益研究[J],档案时空,2014（8）.

[2]方秋生,石华平,廖勇军.企业档案管理成本比较性经济分析[J],档案学研究,2013（1）.

[3]周冬君.成本效益原则在财务管理中的运用[J].财经界（学术版）.2014（3）.

[4]乔爱华,刘燕汝,由宝剑.公立医院经济活动分析评价指标体系的建立与运用[J].卫生经济研究，2009（1）.

[5]王恩汉.档案管理成本分析与利润（效益）计算[J].中国档案, 1997（2）.

[6]胡宏波.成本效益分析法在公立医院经济管理中的应用[J].2013（12）.

广西高校社科项目“广西高校档案以人为本管理研究”（SK13LX 425）；贺州学院教授科研启动基金项目“大数据环境下图书馆资源与服务的融合机制研究”（HZUJS201503）。

梁伟杰，钦州学院人事处副处长，主要研究方向为档案学管理；陆浩东，贺州学院图书馆研究馆员，主要研究方向为现代图书馆与图书馆事业管理。

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2017-02-16