浅析如何做好学校档案管理工作

李维

【摘 要】学校档案直接记录着一个学校创建过程的点滴，其中的内容不仅包括学校的相关文件材料，还有师生的个人信息、教学情况、学习情况等。学校档案室作为保管学校重要档案信息的职能部门，在整体学校工作当中有着举足轻重的作用。总之，只有做好相关的学校档案管理工作，才能够有效推进整个教育事业的发展。本文主要就如何做好学校档案管理工作进行浅析。

【关键词】学校；档案管理；工作；进行浅析

中图分类号：G47 文献标志码：A 文章编号：1007-0125（2017）10-0192-02

随着现代社会的不断发展变化，学校的档案管理工作也相应地发生了变化。虽然档案管理的重要性不言而喻，但是很多的学校却并没有引起高度的关注和重视。正是由于对档案管理缺乏一定的认识和了解，加上部分人员的档案管理意识欠缺，从而使得学校档案管理中存在诸多的问题，以致档案内容流失、档案资料不全等现象频繁出现。在这样的情形之下，学校档案管理的价值也根本没法得到体现，最终必然导致大量人力和物力资源的浪费，并且也不利学校教学事业的发展。

一、做好学校档案管理工作的重要性

（一）学校档案具有极大的参考价值。实际上，档案其实就是一种历史记录的形式，每一个行业也都有相应的档案管理部门。就学校而言，学校档案管理所涉及的内容是比较多的，既包括校园文化建设、学生学籍等管理内容，也含有学生个体学习情况、教师教学表现等一系列的信息。总之，学校档案管理工作的开展，是在学校相关负责人通过调研、收集等形式获取信息基础上所形成的。因此，学校在未来的发展中，也可以将其相关内容作为重要的参考依据。

（二）学校档案是学校发展的见证者。学校档案馆，是获取重要信息资源的重要地方。做好档案管理工作，既能够全面掌握学校的发展和变化，同时也更加明确学校自身的形象定位和价值取向。除此之外，学校档案中还汇集很多学校现有的知识成果，其中既包括了学校优秀的传统，又含有历年来先进教职员工的事迹。实际上，这些都已经形成了学校教育教学的一大特色，同时也能有效地推动学校自身形象和价值观的发展。可以说，学校档案就如同是学校发展的一个见证者。

二、学校档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理人员素质低下。随着社会的进步和我国高等教育的振兴，学校档案管理的重要性在近年来受到了高度的重视，但是却由于信息资料异常复杂等原因，从而使得学校档案管理工作中存在诸多的问题。其中比较明显的一个问题就是档案管理人員的素质低下，这也就使得他们难以做好相关的学校档案管理工作。

虽然不少学校都招聘有专门的档案管理人员，但是他们的文化水平普通比较低，而且很多还不是科班毕业的。由于没有接受过专门且全面的档案管理培训，因此在档案管理中无法及时地对相关材料进行收集、整理与保管，进而也无法使档案管理形成相应的系统，而这样只会加大后期相关资料管理和查询的难度。其实，档案管理是一项非常复杂且需要一定耐心的工作。因此，想要做好学校的档案管理工作，不仅要依靠资金的投入，更需要及时提高相关工作人员的整体素质。

（二）档案管理的技术资金投入极其有限。我们身处在21世纪互联网时代，学校档案室作为重要的信息聚散地，在实际的管理工作中，也遇到了诸多的阻碍，主要体现在技术资金投入上。不过在资金投入上，主要有两方面的问题，一方面是很多的学校都将大量的资金投入到了整体硬件设施的建设上，比如：教学楼、食堂、宿舍等公共设施，以至于没有足够的资金应用于档案管理工作中。另一方面则是个别学校在资金投入和使用上存在盲目性，虽然相关部门划拨了一部分资金用于档案管理中，但是部分负责人却不能根据实际需要统筹安排资金，盲目购置各类数字化资源与设备……这无疑也造成了巨大的资源浪费。

由于资金在技术上的投入有限，使得档案管理工作中面临着诸多的问题。主要表现为档案管理信息索引和检索不准确、用户管理不安全等，其实最大原因还是在于目前我国学校档案管理工作还处于起步的阶段，各个资源节点也没有统一的技术标准作为参考。虽然我国当下的学校档案管理工作取得了一定的成效，但由于资金投入不够、技术先进程度不够等因素的影响，依旧对其产生了诸多的发展阻碍。

三、做好学校档案管理工作的有效办法

（一）提高档案管理人员的素质。随着学校档案管理模式的改变，同时也对相关的档案管理人员提出了相应的要求。尤其是作为学校档案管理的主要负责人，为了确保档案管理工作顺利开展，他们就必须跟上时代的发展步伐，在日常的工作中也要注重提高自身的素质和能力。主要体现在以下三大方面：

首先是要具备专业的档案管理知识。这也就意味着他们不仅要深入钻研专业知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，尤其是要牢牢掌握相关理论知识，进而才能有效提高自己的工作能力。

其次是要具备一定的写作能力。作为一名优秀的档案管理人员，在平时的工作中也总是会做一些简单的文字编辑，因此也就要求他们要有意识地加强自身的写作能力。

最后一点同样重要，那就是要具备较高的政治素养。由于学校档案管理中的各种资料信息都属于内部资源，且不能够对外泄露，如果档案管理人员没有坚定的意志和较高的政治素养，就可能做出一些损害学校利益的事情。因此学校在招聘相关档案管理人员的时候，除了对他们的基本能力进行考察以外，还要考察他们的政治素养。也只有这样，才能确保学校，以及师生的利益不会因此受到损害。

（二）加大资金的投入力度。随着学校档案管理模式的改变，尤其是在信息化技术的时代，加大技术资金的投入力度则显得尤为必要。只有这样，才能确保学校档案管理工作能够有序开展。如何才能通过技术的支撑促进现代档案管理工作的发展，主要可以从两方面入手：

一方面学校要增加对现代化设备的购置资金。比如利用计算机进行检索则更加便捷；通过微缩技术、扫描技术等则能对档案资料进行有效的保护。也只有利用现代化高科技手段，才能有效提高档案管理工作的效率，从而也能克服以往档案工作人工操作的落后性。由此可见，添置现代化的设备显得尤为必要，同时也能使档案管理工作走向现代化的管理模式。

另一方面则是加大人员培训资金。由于一些学校管理人员不懂得现代化的档案管理方式，因此作为相关校方负责人，有责任去聘请一些专业的人员到校进行讲解。这样才能克服当下档案管理的问题，比如各部门之间归档材料衔接不紧等；同时也能让他们掌握先进的计算机技术，进而也能对文件、档案的全部信息进行统一管理，从而使得整个学校的档案管理体系变得更加一体化。

总而言之，作为学校在进行资金配置的时候，一定要充分考虑到档案管理的重要性，只有这样，才能确保学校档案管理工作的有序性和科学性。

四、结语

虽然学校档案管理室只是存放相关资料的一个地方，但是只要对这些资料加以合理运用，则能展现其存在的价值和意义。尤其是随着社会的不断发展和变化，人们对于学校档案管理的重视程度也逐渐有所加大，相应的也意味着相关工作人员也肩负着更加重大的使命和责任。由于学校档案管理是一项比较复杂且繁琐的工作，作为关键人物的管理员，只有保持良好的工作作风，具备专业的工作能力和素质，才能够保障学校档案管理工作的安全，进而确保每一位师生的利益不受侵犯。

参考文献：

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作者简介：

李 维（1973-），男，红河州高级技工学校。