浅谈单位文书档案的收集

郭彤嘉

摘要：单位档案资料的信息完整和管理质量较高，主要来自信息资料收集的基础牢固。信息资料收集及时，信息面广，信息量大，归类条理清楚，卷目分明，才能提高档案资料的服务质量和使用价值。随着信息技术的发展，计算机互联网技术和信息化通信设备在档案资料采集过程的应用，档案资料的采集收集工作进入了一个新阶段，实现了现代化管理。尤其是档案资料的网络分享，提高了信息公开水平，使原来具有隐秘性和不公开化的制度、行为等得以阳光运转，实现了透明化。因此，做好新时期的档案资料的收集工作，必须与时俱进，勇于创新，注重实用，专门管理和部门协同配合才能全面提高工作质量。本文结合新时期不同的企事业单位在市场竞争中的实际需要为出发点，论述和探讨文书档案资料收集方式方法和思想理念的改革措施，目的是实现档案资料的高效利用和提高收集工作的效率。提出了新形势下如何简便档案资料的收集方式方法，对档案资料信息收集的一些技巧进行了深入研究和探讨。

关键词：档案管理；资料收集；方式方法；研究探讨

中图分类号：G275.2 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）007-00-01

为了便于工作的连续性，对发展中的问题在处理过程中选取更科学的方案，或者处于资产保护和事业发展的需要，企事业单位都注重建立档案室（馆），对过去的发展资料进行专门的系统整理存档，以备工作中的参考，总结经验教训，使工作少走弯路，随着各项社会事业的发展，档案工作越来越受到人们的重视，因此，要注意研究文书档案资料的收集工作，并在工作实践中不断地创新发展。

一、信息资料的收集是健全档案管理的基础

企事业单位在发展过程中，人员、设备、建制、通讯地址的变更，重大事件发生过程的剪影、錄音、录像，每天日常工作的考勤签到、劳保发放、业绩考核等属于档案资料收集的范围，这些资料的信息量大，信息全，才能反映历史发展的原貌，具有较强的教化、借鉴功能。搜集、筛选、系统整理的各项工作，要根据档案室（馆）的建设等级要求，确定相应的标准，把要收集馆藏的永久资料和临时资料分卷整理，按照事件发生先后顺序，设置归档卷宗，进行类比编号，增设目录，有条件的单位还可以利用多媒体制作档案资料的宣传栏目，提高人们积极从事档案资料收集的主观能动性和创新行为。例如，编排《历史上的今天》等引发人们关注档案建设，动手收集资料的热情，形成群众性收集档案资料的浓厚氛围，就会实现档案资料多而全的目标。

二、文书档案资料的收集、整理工作规范

1.反应事件资料的完整性

在智能手机比较发达的今天，对日常工作和突发事件的信息采集都非常及时，能在第一时间广泛传播和存储，但是，作为档案资料就不同了，档案资料要求追踪和延伸，从事件的起因、发展、高潮和结束多个环节，进行信息资料的收集整理，完整的资料、准确的资料才具有使用价值。

2.信息资料的馆藏价值性

进行归档的信息资料，具有长久保留价值或临时功用价值的资料，就具有馆藏价值，零散的没有记载意义的资料没有馆藏价值，在对信息资料进行甄别的过程中，必须保持资料的原貌，不许增删和涂改变更。

3.文书资料必须规范、标准

在档案资料的管理中，科学处理收集资料的方法就是按照《档案法》和有关部门规定，确定卷宗和文本的标准，行文规范以及图像的尺寸大小等等。

三、具体的资料收集和管理方法

1.把好资料入口关

对部门和科室报送的档案资料，要认真查验，按照馆藏要求和行文规范，对原始资料进行整理，对合乎要求的编目归类，对不合乎要求的要退回重新整理。一是确定收缴档案资料的时间，进行统一征集收存。二是按照资料征集要求下发规范通知，对收集资料的标准规范进行要求。三是强调资料的准确、真实性。对部门报送的档案资料，要认真查看，对不真实的堆砌资料或假资料要退回，重新征集。四是注重档案资料的保密性。在市场经营日趋激烈的环境下，许多企业的档案资料包含大量的商业机密，稍不留神就可能造成信息泄密，给企业造成重大的损失，所以在档案资料的的归类建当中，要把保密工作做好，对保密等级不同的资料，要进行分类处理。

2.档案信息资料的收集范围

（1）根据档案法规的要求，按照10年、20年或30年的保存期限，对档案资料的保存范围进行了划分。一般的企事业单位的把每年整理的档案资料，归类整理，报送到主管部门，主管部门根据档案资料的保管年限要求，分类整理报送专门的档案管理机构，档案局或档案馆。

（2）档案资料原件和复制件的处理。对非常重要保存时间较长的永久性档案资料，档案馆要与保存单位，密切合作，切实做到档案资料原件的永久保存，按照责任分工和保密等级，确定重要档案资料的保存单位和保存方式，一般情况下，对于开放性的档案馆，只收集这类资料的复制件，确保真品不流失、不泄密。对于个别保密等级较高，原始件较为珍贵，主管部门和单位又不具备保存条件的档案资料原件，档案馆可设置专门的藏室，分类存档。

（3）资料整理过程的程序。整理资料和分类建档是有一定程序的，必须做到手续完善，责任到位，确保各项工作扎实有效。首先是搞好数量清点。对部门科室上报的信息资料必须当面清点登记，核查信息资料的数量和条目。其次做好交接手续。对报送档案信息资料的单位，档案馆要与单位立下收交字据。把具体收存的内容和卷宗数量，在交接手续上填写清楚，主要对保存单位的名称卷宗类别、数量多少和经手人等，登记清楚，分清责任，确保文件资料的不流失。

四、结语

单位文书档案资料的收集工作，是一项长期的经常性的工作，在工作中，要依法规范，协调联动，分工负责，从信息资料的收集到档案馆的收藏，都要按质量要求标准和相关程序规范进行，把有价值、真实的及时采集，确保不流失、不泄密和内容完整。使馆藏的永久卷、临时卷和相关科目做到条理清楚，注重实效。

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