高校档案管理现代化建设

金珍红

摘 要：在高校事业发展过程中，高校档案管理是极为重要的一部分，在高校人才培养上的作用也是不容忽视的。计算机技术在近年来的发展十分迅速，传统的档案管理方式已经无法与高校发展的节奏相适应。该文主要从高校档案工作现代化建设目标、实施措施入手，分析当前档案管理存在的问题，有针对性地提出有效解决措施。

关键词：高校 档案工作 现代化

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）02（c）-0179-02

完善的档案管理对于高校资料的完好保存起到极为重要的作用。只要建立完善的档案管理体系，才能够将学校的教学、科研、对外交流等活动的资料进行顺利归档。相反的话，学校就无法将自身的历史进行完整保存，无法在未来的发展与决策中起到有效的参考作用。高校管理已经渐渐走向现代化道路，档案管理也应当顺应这个趋势，加快现代化管理进程，对档案资源进行有效的保护、开发利用，全面促进档案事业与其它事业相互促进发展，为学校的发展提供有力支持。

1 高校档案工作在发展过程中的目标

（1）高校档案工作具有多个方面的内容，其中包括工作范围规范化、档案标准化等等，高校的档案工作是其现代化的体现，这在一定程度上可以加强档案工作者之间的交流，还可以进一步提高其工作效率。

（2）档案工作管理的现代化。①思想现代化。进一步提高档案工作者的服务意识，这在一定程度上会扩展档案工作者的服务范围，为用户提供资料服务，这样不仅可以提高档案的使用效率，还可以为学校的发展提供便利。②管理方法朝着规范化、科学化的方向发展。在原有的基础上，进一步统一、规范技术方法，提高技术方法的科学性，进而促使档案工作的管理水平大大提高。

（3）档案技术的现代化以及设备的现代化。①库房全都引进国内先进的设备和技术，档案的管理和保护工作可以借助先进的技术来实现；②现代光学技术在一定程度上可以为档案提供最有效的保护和贮藏，最常见的技术有计算机输出缩微技术、光盘存贮技术等。③在计算机的帮助下，可以对档案进行登记、统计、管理等多项工作，进一步实现档案管理自动化、网络化。

（4）档案工作人员是高校的有形资产，其也需要满足相关要求，例如较高的文化水平、较高的职业素养等，此外，还应该有较强的责任心、较高的工作热情以及熟练掌握现代化科学技术，这样才可以在激烈的竞争中获得发展优势。工作人员是档案管理最为关键的因素，如果工作人员自身综合素质不高，自然在工作过程也会出现诸多问题，不利于高校档案管理的发展。

2 促进高校档案工作现代化发展的相关措施

（1）为高校档案工作制定总体规划，这样可以在一定程度上促进档案管理工作的现代化发展，这也为档案现代化发展打下坚实的基础。档案人员在工作的过程中，要把握档案管理工作的长期任务和近期任务，这样可以大大减少人力、财力、物力的浪费，提高其工作效率。

（2）档案管理现代化发展一直是档案管理工作的重点，在长期的发展中，认为只是简单地把管理现代化理解为引进先进的技术和设备，没有充分意识到科学管理发挥的重要作用。档案工作人员需要知道的是，科学管理不僅可以使得信息得到充分交流，还可以提高档案管理工作效率，避免资源的浪费。这就要求档案工作人员要开展创新性学习，加强交流和合作，进一步制定出规范化、科学化的技术管理方法。

（3）解放思想，进一步强化档案工作人员的意识，明确档案管理工作是国家发展的重要部分，这在一定程度上可以集中体现科学发展观的内涵，为建设和谐的社会主义社会打下坚实的基础。从学校的角度出发，各级档案部门需要解放思想，进一步提高其服务范围，提高服务质量。在档案管理的过程中，由原来旧观念发展成为新观念，为用户提供资料服务，这样可以大大提高档案的利用率，为更多的群体用户提供服务，促进其发展。

（4）重视档案收集工作、整理工作，促进档案信息化发展。

第一，促使档案网络化成功建设。高校在发展的过程中，为了获取更多的经济效益、社会效益，这就要求高校要为用户提供更加优质的服务。简单来说，对于非保密档案可以通过网络的平台，实现资源共享，用户可以在网络上查询自己想要的信息。用户能够根据自身需要，自主搜索到想要的资源，不仅可降低工作人员的工作强度，也可大大提升用户的便利性。

第二，档案的数字化发展。我们要在原有的基础上，建立相关的档案目录数据库，这在一定程度上促进档案的数字化管理，这就要求我们要为档案信息数据库的建设和发展制定规划。一是促进档案进馆前的数字化发展。对于各种电子文件来说，要对其进行收集和整理，将其进一步列入档案部门可以接收的范围内。电子文件的各项工作需要做好，在文档管理一体化的要求下，对于文档进行分类管理，从另一个角度来说，用户可以通过校园网来接收电子文件，将各种电子文件材料进行传递、整理、储存等，进而实现文档一体化建设和发展。二是促进馆藏档案的数字化发展。在手工录入、直接扫描等多种手段的基础上，将信息整合到档案数据库中。在馆藏档案资源管理的过程中，要进行分级鉴定，并进行相关整理，促使纸质档案、照片等进行数字化处理和发展。数字化的储存方式不仅能够保障档案的完整性，还可提高档案的搜索便利性，对于馆藏档案管理发展有极大促进作用。

第三，档案管理的业务工作是档案工作的前提条件。为了满足档案管理的需求，并在原有的基础上进一步促进档案管理自动化发展，就要设定合适的目标，并朝着这个目标而不懈努力。我们只有做好档案管理的业务工作，实现档案共享，加强资源的流动性，建设相关的文件材料归档制度。

（5）要重视档案工作人才的培养，提高档案管理人才的职业技能和管理技术，进一步提高档案工作人员的综合素质。要想实现档案管理，要在原有的基础上建立一支高素质、高水平的人才队伍，积极促进管理工作的现代化发展，尤其要建设一支良好的档案干部队伍。对于档案干部来说，要从政治、生活等多个方面来关心档案干部。充分考虑到档案事业的发展需要，对于档案岗位的结构进行相应的调整。在档案管理工作中，要始终坚持以人为本的工作原则，意识到人才资源的重要性。所以，在实际的工作过程中，要对档案干部队伍的结构进行调整和优化，并对现有的档案干部人员展开相关培训。在原有的基础上，进一步吸引更多的优秀人才参与到档案工作中去，只有这样才可以促进档案事业的发展。高校教学改革和发展的过程中，档案工作具有重要意义。高校档案部门需要进一步完善下相应的法律法规，尽力为用户提供全面、优质的档案服务。在档案管理工作中，要和教学、科学结合发展，使得档案管理工作发挥其实质性作用。

3 结语

总而言之，高校档案管理工作现代化建设是社会发展的必经之路，也是社会发展的必然趋势。从根本上来说，档案管理是一个系统性的工程，要先实现和发展高效档案管理现代化，只是简单地转变观念是远远不够的，还要进一步创新管理方法，引进先进的科学技术和设施设备，提高档案工作人员的工作素质、工作能力。只有从多个方面多个渠道共同发展，才可以为高校档案管理现代化提供便利，才能切实促进高校档案管理往现代化方向发展。

参考文献

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