档案管理信息化研究

高照丽

摘要：随着信息化与时代的共同发展，信息化技术已经深入到了各行各业之中，档案部门的管理工作向来十分的复杂繁琐，因而将信息化引入到档案管理之中，建立起档案管理信息化制度将会极大的促进档案管理工作的效率。档案管理部门应当改变以往陈旧的管理模式，积极的构建全新的管理体系，只有做到了这些才能避免让档案机构变成单纯的收藏组织，提升档案管理的效率，让档案管理创造出更多的经济效益。笔者将结合自身多年对档案管理信息化的研究经验入手，深入的讨论如何将信息化全面的贯彻到档案管理的工作之中，以期可以为相关行业提供一些参考性的建议。

关键词：档案管理；信息化；问题与对策

如今高速发展的信息化时代，档案管理工作应当摒弃旧的观念，积极引入全新的信息技术，结合当代的企业管理发展大趋势，运用信息化的手段对档案进行系统化的管理，为企业注入更多的活力。企业在实现信息化管理的过程中仍然会遇到较多的问题，为了能够让我国档案管理信息化真正的步入正轨，需要相关的单位与人员对所发现的问题进行及时的解决，从而提升档案管理信息化的效率与质量。

一、档案管理信息化的具体内容

（一）档案管理信息化概念

档案管理信息化的具体含义是指利用先进的信息化技术、计算机网络技术、数字自动化原理等，对已有的档案资源进行科学的分配与系统的处理，以实现将档案管理资源共享与分类等功能。利用数字化与自动化技术对档案管理进行加工，根据不同的专业、行业特点，同时根据不同的标志、种类等进行分类，方便信息化的管理。

（二）档案管理的具体内容特性

1.基础设施的建设

对于信息化而言，基础性设施建设是必不可少的成分之一，信息资源开发利用需要依托稳定的基础设施建设，将科学的信息技术与资源开发应用到位[1]。信息化的核心是资源网络共享，利用网络对档案信息进行传输、交换与共享。

2.信息资源建设

档案信息由于其自身独特的重要地位，使得逐渐成为了我国当下与日后发展的核心战略资源之一，而对其的开发利用则是档案信息化的核心任务之一，同时也是档案信息化建设的目的所在。

3.标准规范的建设

档案信息化建设的重要标准之一是标准规范的建设，包括了对电子档案、电子图书、电子文件以及电子邮件等的规范标识、查询、存储、管理与使用等，对其进行系统化的构建，从而形成一套定型的规范体系。

二、档案管理信息化的具体意义

（一）实现企业内部信息的有效沟通

传统的档案管理主要依托于纸质的文档，企业内部的信息流通也往往通过纸质的文件进行，不但信息在企业内部流通的效率低下，还极容易造成纸质文件的遗失或损毁，对档案管理带来了极大的影响，对企业的损失也不可估量[2]。纸质文件的传输速度也是一大问题，很多的问题具有时效性，如果传输的速度较慢，那么对企业带来的影响与损失会加大。因此在企业内部构建档案管理信息化，将企业内部的信息统一的结合起来，汇集到一套系统中去，不但可以强化员工内部之间的交流沟通，还会显著的提升档案管理的速度与效率，同时更加的节约成本、提高资源共享的能力，对企业而言有着极大的利好。

（二）对工作效率的提高

传统的纸质档案管理方法不但效率低下，而且很容易出现错误，例如查询的系统不完善，对一份信息进行查询的过程较为的分散，每一个员工的查询内容均不相同，导致了档案管理人员需要耗费很多的时间对不同的任务进行处理，同时企业内部的档案管理人員一般数量不多，更加促使了档案管理工作难以一对一的开展，造成了档案管理效率的下降[3]。而除了会直接导致工作效率下降等现象发生外，还有可能打击了员工的工作积极性，让档案工作更加的不理想，造成了恶性循环。当实现了档案信息化的管理之后，便可以利用计算机搜索引擎对档案信息快速的搜索处理，极大的提升了检索的效率，工作人员只需要使用计算机系统进行查询即可。同时查询的准确度也将更高，避免以往出现错误的查询事件发生。企业需要投入更多的资金与人力，加大对档案管理部门的投入，让企业档案管理工作更加的符合时代的需求，利用档案管理信息化为企业的发展提供更大的助力。

（三）降低成本

以往的企业档案管理主要依赖于纸质文件，因而每年需要花费较多的资金成本购买纸张，且由于数量众多，购买之后还需要足够的人力进行整理，过程中将耗费巨大的人力与物力[4]。而信息化的档案管理则会为企业减少一定的成本开支，工作人员只需要将信息录入进档案系统之中，并不需要较长的时间对文件进行整理归纳，节省了较多的人力与财力支出。在管理成本方面，企业的管理层作出决定之时，也不必依赖于纸质的文件传递，可以通过信息化的档案管理及时的收取或发送信息，极大的提升了信息的时效性，提升了企业的工作运转的效率，避免正常的工作因为时间的延误而受到影响。

三、档案管理信息化所面临的问题

（一）档案信息化工作没有受到足够的重视

如今很多的企业只单纯的注重经济利益价值，往往忽视了档案管理信息化的作用。很多企业缺少专门的档案信息管理人员，盲目的认为档案信息管理工作会浪费企业的现有资源，缺少拥有足够专业知识的人才储备，导致了档案信息工作的专业性欠缺[5]。许多工作只流于表面，难以深入到问题的深入解答，造成了档案管理信息化工作的难以有效落实。

（二）缺少对档案管理信息化人员的专业培养

档案管理信息化并非一朝一夕能够构建成功，需要依托专业技术的人才培养，让更多档案管理信息化人才涌入进企业之中，参与到档案管理信息化的构建。档案管理信息化工作人员需要拥有专业的技术知识，优良的职业道德，扎实的工作经验，对所需要工作的职责与任务详细的了解并明确。然而如今许多的档案管理信息化人员却欠缺专业的技术培养，理论知识与实践经验均不过关。

四、档案管理信息化的对策

（一）建立统一的企业档案管理信息化标准

传统的档案管理方法相对落后，纸质的档案管理体系已经被时代所抛弃，企业需要明确全新的档案管理模式与体系，对现有的混乱制度与不明确的标准进行必要的改革。不同企业之间的档案管理标准不一致也会导致企业之间的信息共享与交流较为的困难[6]。因此积极的构建一体化的档案管理信息化标准，打造全新的档案管理工作方法，将对企业之间的档案管理交流十分的有利，对企业日后的长远发展有着极大的利好。

（二）对档案管理人员的专业素质进行提高

针对如今企业内部档案管理人员的专业素质普遍不高的问题解决上，企业应当遵循人才原则，加强对人才的培养，努力的提高档案管理人员的专业素质水平。企业管理人员可以定时的聘请专业的档案管理方面的专家来到企业，为档案管理工作人员进行上课指导，利用座谈会、讲座等方式为档案管理人员灌输全新的思想与理念，努力的提升档案管理工作人员的信息化水平，加快企业对档案管理信息化的构建速度。

五、结束语

档案管理信息化是时代的所需，也是企业未来发展的大方向。企业想要提升整体的工作效率，就需要积极的将信息化手段引入到内部的档案管理工作之中，依托于知识与信息手段，顺应知识经济时代，将传统的纸质信息转变为数字化的资源，利用网络技术对信息进行整理归纳，让档案管理信息化在新世纪的发展中得到更大的发挥与作用。企业需要对档案管理信息化有着更多的重视，以满足社会进步与企业发展的需要。

参考文献：

[1]冯兴兰.浅谈大数据时代下的档案管理信息化[J].菏泽学院学报，2016，03：138-139+142.

[2]李凌燕.档案管理信息化的现状、困境及出路[J].办公室业务，2016，10：102.

[3]刘成军.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].黑龙江科学，2016，13：136-137.

[4]陈慧.档案管理的发展趋势——档案管理信息化[J].城建档案，2016，06：52-54.

[5]张霞.档案管理理念实现档案管理信息化[J/OL].科技资讯，2016，14.072.

[6]高慧敏.档案管理信息化建設探究[J].办公室业务，2016，18：104-105.